丁华

摘 要：通过对当前企业文档存储和保管的方式方法的简介和分析当前文档现代化的困境，并提出相应的应对手段，针对性地对解决目前电子文档管理现代化中所遇到的困难。

关键词：电子化；文档现代化；困境；文档系统管理软件

文档是企业最重要的智力资产形式。对文档的存储和保管对于公司的这种智力财富的保留、利用和传承较为重要。通常，企业的市场、行政、产品开发、服务支持、工程等部门，都存在着大量的文档资料。随着企业的发展，企业的文档资料急剧增长。

传统的存储和保管方式已经不适合当前对文档的需求，加上计算机作为主要的办公工具，文档主要以电子化的形态出现，文档管理的现代化是必然趋势。目前企业管理文档现代化方式通常有如下几种：E-mail附件传播文档 、文件共享服务器、专业版本管理软件等。

然而这些方式各自的劣势都比较明显：

1 E-mail附件传播文档

完成文档后，企业中通常通过e-mail附件方式，直接将传递到需要的用户，并没有对文档集中存放。Email附近传播文档存在如下问题：1、网络和邮件系统拥塞。发送大文件的时候，收发非常缓慢，同时造成公司邮箱拥塞。2、难以获得最新版本。如果一个文件修改出现了多个版本，则可能发放多次。用户需要使用该文档的时候，难以找到文档的最新版本，难以找到文档的责任人。3、文档丢失。新来的员工，由于没有收到从前的信件，无法得到该文档。文档很容易丢失。

2 文件共享服务器

Windows/Linux自身提供了文件共享的功能，由系统管理员统一对文件夹权限进行管理。文件共享服务器存在如下不便：1、难管理。在企业环境下，由于企业员工数量众多，各个部门的需求复杂，这种“独裁”式的集中权限管理，一方面给系统管理造成了非常繁重的任务，另外一方面阻碍了企业文档管理的应用和推广。2、难获取。简单文件共享，难以对文档补充标题、描述、分类等元数据说明信息，并且欠缺强大高效的文档搜索，用户难以获取文档。3、难挖掘。共享文件的展现形式比较单一，难以对现有文件举行挖掘分析，提供最近更新、最热文档等复杂的展现形式。4、难访问。由于企业防火墙设置、域用户管理方面的诸多原因，企业经常出现无法访问共享文件夹的问题，难以解决。用户一旦出差，也难以访问。5、不友好。企业的文件往往保存在多台服务器的共享文件夹中，这种文件共享的界面并不友好。

3 专业版本管理软件

很多开发公司采用cvs/subversion/sourcesafe等专业的版本工具进行文档管理。但是这些版本管理工具往往功能过于专业和复杂，操作和管理并不友好，文档的展现和挖掘功能有限，并不适合企业普通用户的使用。

综上，企业传统的文档管理体系缺少集中的存储，缺少易管理、易用的操作界面，缺少文档搜索、挖掘机制，缺少对文档的动态反馈和交互功能。这些问题，大大降低企业的工作效率，导致企业智力资产流失，工作重复。

这样，文档的现代化管理就陷入了严峻的困境中，企业迫切需要一套易用、可靠、专业的文档管理系统。针对性地解决目前企业在对电子文档方面的管理要求。

文档系统需具备以下主要特点：

1）对电子文档采用数据库方式进行管理，采用角色授权机制与实体授权机制相结合，并且融入了加密与压缩技术，从而规范、有效地对电子文档进行管理。将企业电子文档采用数据库方式进行管理除了具有查询快速方便；防止误删除；不会受病毒感染等优点外，对于企业重要、敏感文档通过数据库系统授权访问控制可提高其访问安全性，防止被窃取或遭到破坏。

2）电子文档分类存储。分类存储是对电子文档进行管理的基础，系统将个人文档与公司文档区分，将公司各个类别（或各个部门）文档区分，使公司文档能够以规范的方式分类归档。

3）支持大尺寸文件，支持各种格式类型的文件。在办公中会出现不同格式的文档，不能因为格式的不兼容，而导致该文档不能有效地存储和保管。

4）电子文档的安全性。由于本系统采用角色授权机制与实体授权机制相结合，角色授权就是按不同的岗位来决定对系统各功能的操作权限，这样不具有某项功能权限的用户就无法操作该项功能。实体授权就是对存在于数据库中的任何文档，只有当用户对该文档具有某一操作权限才能对该文档进行该项权限的操作，而拥有某项操作权限的用户可以将该项操作权限授予其他用户。角色授权相对稳定，一般和企业的岗位相对应，实体授权相对灵活，是在用户与用户之间进行。这两种机制的结合保证了在一般情况下电子文档的安全。

5）网络传输的高效性。由于文档存储在公司的中心服务器上，一般通过内部网访问，网上传输的时间是影响效率的关键因素，系统运用了压缩技术，在文档通过网络传输前对文档进行动态压缩来传输，大大减少了网络上的传输量，从而缩短了传输时间，提高了运行效率。

6）便捷的文档查询。支持多种查询方式，方便用户使用。

7）完善的日志记录。使用系统时，每个用户的每一项操作都会被详细记录，以便管理者进行查询。同时，日志能够被导出，作为文件存档备案。

8）支持与其它辦公软件无缝衔接的接口。随着ERP、OA等文档一体化协同办公软件在很多企业大量使用，文档管理系统可作为其中的一个组成部分，这是电子文档比较完美地将文档的使用和归档有机结合方式。但是，还有不少企业没有使用以上协同软件，或是使用了相当的文件软件，毕竟ERP、OA等文档一体化协同办公软件投入较大，并不是所有企业都能承受得起的。针对这些情况，要求文档管理软件能够有可以与其它软件无缝衔接的接口，用户在登录一个软件的基础上进入和使用文档管理软件，在公司同时使用多个办公软件的情况下尽量减少登录窗口，方便和协同办公。

9）对设备和配置的要求较小，能在比较大众化的运行环境

以上基本上为笔者日常工作之总结，提出来与方家商榷，冀能使文档管理现代化不断向前发展，实现真正意义上的现代化，从而使文档管理为社会建设提供更多的支持。

参考文献

[1]《电子文件归档与电子档案管理概论》，中国档案出版社1999年第1版

[2]《PDM图文档安全管理的方案与实现》，高强文、门岩 cre net技术频道

[3]《浅谈计算机文档的管理》， 张西宁