徐昆明

摘要：档案工作的基本性质是专业性、服务性与机要性，并且具有重要的凭证价值与参考价值，因此对于档案管理工作的规范化有较高要求。新形势下要想实现档案管理工作的规范化就必须要提高档案管理者的素质能力，实现档案管理工作的规范化就必须要促进先进技术的引入，对档案管理模式进行创新。

关键词：档案管理；规范化；模式创新

现代社会不断发展，档案管理工作其自身的功能和业务范围也发生了一定的变化。档案管理工作能否规范的发展，已经成为决定了档案信息能否得到高效的利用、开发的关键。同时，在档案管理工作与现代信息技术融合的形势下，规范地的对档案管理制度进行调整成为更好的将档案信息的价值进行发挥的关键。

一、现阶段档案管理工作中存在的主要問题

随着信息技术不断发展，档案管理作为一种传统化的工作，已经慢慢淡出了人们的视线，造成大部分人都形成了档案管理工作不重要的认知，认为这是一个可有可无的工作。这一现象的出现，一方面是因为大多数人不知道档案管理工作的具体内容和作用，在了解度和认知度上存在误区；另一方面是由于档案管理人员素质不高、职业素养较低，对档案管理这一工作缺乏足够的重视，工作不认真、做事马虎，对于专业知识的掌握少，造成档案管理无法发挥出其应有的积极作用。

二、新形势下档案管理工作的规范化策略

1、完善档案管理工作的规章制度

规章制度的完善是促进档案管理工作规范性的基本前提条件。现阶段属于信息技术高速发展的信息时代，随着计算机技术的普及，网络被广泛地应用于人们的生产生活中，这就为档案管理工作在新时代的继续发展带来了巨大的挑战，规章制度的主要功能是对于档案管理工作进行相应约束和指导，促使相关的负责人员能够明确自身的主要职责和任务，并在此基础上提升相应的管理水平。这就要求管理人员要结合以往的工作经验，分析并归纳出工作特点，提高管理者的服务质量和知识储备。具体来说，要想促使其能够规范档案管理工作，必须要首先规范其自身，即要求相应的档案管理制度具备着较强的可操作性，能够在具体的档案管理过程中得到较好的落实。此外，其自身的实施价值也应该得到较好的保障，这同样是提升档案管理工作水平的关键所在。

2、要促进先进技术的引入

对于档案管理工作的规范化来说，如果依靠传统的技术手段，很难达到较为理想的规范化水平，尤其是对于纸质文件的管理来说，其管理规范性的难度是比较大的。现代化新技术的应用可以更好的改进工作中的不足，提高工作效率并对传统工作模式中的不足进行扭转。在档案管理工作中，现代化技术的引用是提高档案管理水平的一个重要关键。例如对于条码技术的引用：可以通过规范的粘贴条码提高档案信息的存储规范性，并且可以提高查阅速度，从而提高整体档案管理工作的效率。档案管理工作中信息化技术的融入也是新时期档案管理工作发展的必然需求，很多档案信息管理系统的投人使用也标志着信息化技术可以更好的提高档案管理工作的业务范围，提高档案资料的使用价值和保存效果

3、要对档案管理模式进行创新

在信息化背景下，档案管理者要对于档案管理模式进行创新，并且主动地对档案的利用方式进行改进与革新。随着社会不断发展和信息技术的融入，档案信息不断丰富，各种文献、情报量也急剧增加。在海量的信息管理中，管理者要以规范的手段对信息进行整理、收集、加工与利用，实现信息的深度共享。在信息化的形势下，档案利用上可以与其他部门的信息

化平台进行整合，并设立档案管理数据库系统。通过不同权限级别的设定，使得不同人员可以轻松的完成档案信息的获取和利用，提高档案信息的利用效率，更好地推进档案管理工作发展。

4、提升档案管理工作人员的素质

对于档案管理工作规范化水平的提升来说，相应的档案管理工作人员作为直接的负责人必须肩负起主要的责任。首先应保障其自身的素质符合相应的要求，在此基础上，才能够保障其档案管理工作水平的提升。而想提升档案管理工作人员的素质和能力，必须要牢牢把握好以下两点：首先必须要在档案管理工作人员的招聘过程中进行严格的审核和控制，保证招聘人员均具备较为理想的素质和能力，能在较大程度上满足档案管理工作中所需要的一些技能要求；另外还应该重点加强档案管理人员的定期培训，因为在档案管理工作的发展中，其变化是比较多的，各种新型的技术手段越来越多，管理手段更新的频率也是越来越快。

三、档案管理工作规范化的意义

档案管理对一个单位而言有着重要的意义，这些档案中包含着单位过去发展的很多重要节点。通过强化对档案的管理，不仅能够从中汲取经验，也能够不断提高认识水平，为决策提供帮助。而且一个单位的档案文档中往往记录着比较隐秘且重要的内部信息，这些内部信息往往不能随意泄露，但是如果档案管理不规范化，很有可能导致这些信息的泄露，为单位带来巨大损失。

结语：

总而言之，档案管理工作的规范化十分重要，随着社会发展状态的变化，人们对档案管理工作的主观看法和档案管理工作的要求都发生了改变，在此基础上，实现档案管理工作的规范化不仅能够提升管理者自身的管理水平，保证档案的真实性与完整性，更能够提高档案的利用率，当需要档案时，能够及时查找到所需档案，为单位人员管理、经济活动等工作提供借鉴，从而促进社会进步与发展。

参考文献：

[1]周虹，王海涛，邓佳欣.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科协论坛（下半月），2011，（9）.

[2]马艳，王海龙.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].才智，2013，（30）.

[3]刘影.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].民营科技，2014，（3）.

[4]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J]. 办公室业务. 2015（07）.