张继霞， 赵睿英

(北京理工大学 实验室与设备管理处，北京 100081)

浅谈帕累托图和鱼骨图在仪器设备盘亏分析中应用

张继霞， 赵睿英

(北京理工大学 实验室与设备管理处，北京 100081)

仪器设备盘亏是高校仪器设备管理中不容回避的重要问题。造成仪器设备盘亏的原因是多方面的，有观念陈旧、重视不够的历史原因，也有手段落后、管理不善的现实因素。以北京理工大学为数据源，运用帕累托图和鱼骨图分别从定量和定性角度来分析仪器设备盘亏的主要原因和次要原因。通过统计分析，仪器设备盘亏的主要原因是机构调整未及时调账，人员变动未及时交接，年代久远的设备信息不完善。针对仪器设备管理中存在的这些问题，高校应增强管理意识，健全管理体制，完善管理制度，提高信息化水平，加强定期核查，从政策和制度上堵塞管理漏洞，减少乃至杜绝盘亏现象的发生。

帕累托图； 鱼骨图； 仪器设备； 盘亏； 管理层级； 定期核查

0 引 言

为了全面规范和加强国有资产管理，推进资产管理与预算管理、财务管理相结合，财政部于2016年年初全面启动了行政事业单位的资产清查工作。各高校积极响应，认真贯彻落实财政部的有关文件要求和精神，于2016年上半年组织开展了本单位的资产清查工作。通过资产清查，全面摸清了家底，掌握了资产的现状，为促进资产合理配置，盘活存量资产奠定了良好的基础[1]。仪器设备类固定资产在高校资产总量中占有很大比例，因此，各高校都把仪器设备清查工作作为资产清查工作的重中之重，而仪器设备的盘亏又是仪器设备清查工作中不容回避和忽视的重要问题[2]。如何减少和杜绝仪器设备盘亏现象的发生，首先要从分析造成仪器设备盘亏的原因入手，对症下药，才能从源头上减少仪器设备帐物不符的情况。

对于仪器设备盘亏原因的分析要以盘亏的基础数据为支撑，以及用定量和定性分析相结合。帕累托图和鱼骨图恰恰是定量和定性分析的两种实用工具，本文将此应用于仪器设备盘亏的分析，可以科学有效地找出造成盘亏的主要因素和次要因素，从而为仪器设备管理工作提供决策依据。

1 帕累托图和鱼骨图的内涵

帕累托图又叫排列图或主次图， 是按照发生原因频率大小顺序绘制的直方图，表示有多少结果是由已确认类型或范畴的原因所造成。帕累托图可以体现帕累托原则，即数据的绝大部分存在于很少类别中，极少剩下的数据分散在大部分类别中。这两组经常被称为“至关重要的极少数”和“微不足道的大多数”。绘制帕累托图的目的就是区分“微不足道的大多数”和“至关重要的极少数”，从而有重点地采取纠正措施[3]。

鱼骨图又名特性因素图或因果图，鱼骨图能清晰直观地表明问题的各种原因、各个原因之间的相互影响以及问题的各种解决因素，用此方法对仪器设备盘亏的主要原因进行分析，一目了然，为针对性地制定解决对策提供了方向[4-5]。

2 帕累托图和鱼骨图在仪器设备盘亏中的应用

2.1 数据来源

由于传统的管理观念、落后的管理手段和低效的管理水平等各方面因素的影响，各高校在资产清查中都存在着不同程度的仪器设备盘亏。以我校为例，经2016年资产清查，仪器设备类固定资产盘亏979台套，价值1 075万元。各相关单位对盘亏的仪器设备进行了仔细追查和认真分析，造成这部分仪器设备盘亏的主要原因是：机构多次调整、合并、拆分，仪器设备账目未及时做相应的调整；房屋资源调整、搬家等，造成部分仪器设备丢失[6]；学校房屋资源紧张，无报废周转库，造成待报废设备无地方存放，而学校组织报废需成批进行，造成处置不及时和部分仪器设备丢失；有的仪器设备领用人在内部调动、退休、离职、去世等人员的变动，未及时办理调拨手续，导致仪器设备丢失；2000年以前的仪器设备管理未实行信息化管理模式，主要依靠手工纸质单据，有些年代久远的仪器设备，领用人、存放地点等为空，无从查证，此次资产清查也未找到这些设备，造成仪器设备损失[7]；盘亏的仪器设备中还有部分实验消耗材料，其价格虽然超过了固定资产建账标准，但使用年限不足1年就坏掉了，有的实验耗材甚至在爆炸实验中一次性损毁，残体无法回收；有的仪器设备已经进行了实物处置，由于纸质申报文件或批复文件丢失导致无法销账而成为呆账。

将上面的盘亏原因进行统计分类，大致分为5类(见表1)。

表1 盘亏原因统计分类

2.2 绘制帕累托图

为结合实际，简化数据分析，本文对帕累托图进行提炼，选取可以代表此原理的最关键的指标——频率和累计频率来分析仪器设备盘亏的主次要原因，排列图用角坐标系表示，纵坐标表示频率，分析线表示累计频率，横坐标表示影响结果的各项因素，按影响程度的大小(即出现频数多少)从左到右排列，通过对排列图的观察分析可以抓住主要因素，频率是指频数除以盘亏总数量，百分比进行表示；累计频率是频率的累加[8](见图1)。

图1 仪器设备盘亏原因的帕累托图

由图1可见，仪器设备盘亏原因的1～3项累计频率在34%～80%区间，称为主要因素，记A类；第4项累计频率在80%～90%区间，称为次要因素，记B类；第5项累计频率在90%～100%区间，称为一般因素，记C 类。帕累托图分析结果见表2。

表2 帕累托图分析结果

2.3 绘制鱼骨图

通过运用帕累托图对仪器设备盘亏的原因分类统计显示，导致仪器设备盘亏的主要因素是机构调整未及时调账，人员变动未及时交接，年代久远的设备信息不完善。而导致这些现象发生的原因又是多方面的，通过鱼骨图可很清晰地看到盘亏的原因[9](见图2)。

图2 仪器设备盘亏原因(A类因素)分析

3 改进建议

3.1 增强管理意识

受传统观念的影响，高校往往把学校工作重心放在教学和科研两个方面，未能将仪器设备管理工作放到应有的重要位置。同时，由于高等教育的特殊性，教师队伍往往是相对松散的组织，更强调自我管理，仪器设备领用人也并不是专职管设备的实验技术人员，未能完全尽到对设备的保管责任，对仪器设备管理的意识也相对薄弱，对于仪器设备的处置较为随意，造成仪器设备损坏甚至丢失。仪器设备作为高校的公共资源，往往分散放置在各个实验室，常常陷入一种“有人用，无人管”的尴尬境地[10-11]。高校只有自上而下尤其是领导层充分重视仪器设备管理工作，全员参与到仪器设备管理的工作中，营造良好的氛围，仪器设备管理工作才会事半功倍(见图3)。

图3 仪器设备管理金字塔

3.2 健全管理体制

目前高等学校的仪器设备管理体制基本上是校院室3级管理。3个管理层级的职能和定位有模糊的界限，易出现“功劳对半，责任分担”“无功无过无作为”的不良现象，从而导致管理制度无法落实，责任无法追究，管理水平低效等管理弊端。随着高校仪器设备资产量的日益增加，仪器设备管理部门的管理任务也日益加重，容易被繁琐的事务性工作牵绊，分身乏术。学院在仪器设备管理过程中并未真正起到依托管理的重要作用，很多管理到最后都流于流程化形式化[12]。仪器设备领用人也没有主动承担起管理的责任，在日常管理上有很多随意的成分。要解决现行的管理体制存在的这些问题，必须要重新定义角色(见表3)，寻求定位，以充分发挥各个管理层级的主观能动性，确保仪器设备管理责权明晰，各司其职。作为管理部门，应充分放权，不把住权力不放手，也不越俎代庖。作为学院，应努力克服 “坐等靠”，主动承担起管理责任。作为各级各类实验室要尽职责，树立责任意识。管理体制变革的另外一个重要方面就是要成立仪器设备管理委员会，委员会由管理部门、相关职能部门、各个领域的专家组成，委员会主要负责监督体制运行，发挥智囊决策作用。

表3 仪器设备管理层级角色定位

3.3 完善管理制度

很多仪器设备管理的漏洞都是由于制度不够完善导致的。要堵塞管理的漏洞，就要完善相关管理制度，从管理源头上明确保管责任，确保帐物变化的实时互动，防止仪器设备损坏丢失[13]。①要建立健全防止仪器设备盘亏的变动调拨制度，建立协同联动机制。针对机构调整、房屋资源调整，人员变动等涉及到的仪器设备变动，要实行全环节覆盖。相关学院要立刻报备，相关管理部门要支持配合，仪器设备管理部门要迅速反应，及时调账，真正做到账实相符。比如，内部调动、离职、退休等人员变动，需要学院和人事部门的协同，须经过仪器设备管理部门的审核，方可履行人事变动手续。比如，房屋资源调整，需要学院和房屋管理部门的协同，在未履行完报废调拨或报废手续之前不得搬迁。再比如，机构拆分合并，需要学院和机构认定部门的协同，在完成仪器设备拆分合并后，方可启用机构公章。②要建立健全仪器设备盘亏后的丢失赔偿机制。由于缺乏上级指导性文件，绝大多数高校并没有出台专门针对仪器设备丢失赔偿的管理办法，即便想追究相关责任人的责任却苦于无章可循，无据可依，最后往往不了了之。长此以往，只会使责任意识更加淡薄，赔偿意识更加弱化。2016年的资产清查正是出台丢失赔偿管理制度的最好契机，各个高校应抓住这个机遇，出台适合自身校情的赔偿管理办法，以提高保管意识，对于随意处置资产的行为起到警示和约束作用。③建立健全考核机制。再好的制度如果不能够落到实处，也是一纸空谈，而制度的落实需要和考核挂钩，有激励，有奖惩，这样才能真正调动各方面的积极性。高校可探索将仪器设备管理效果作为学院考核指标的二级指标，仪器设备盘亏作为考核的3级指标。 唯有如此，才能发挥政策的指挥棒作用。

3.4 提高信息化水平

在仪器设备管理的手工记账时代，很多仪器设备的原始单据一旦丢失，则信息传递过程就中断了，导致仪器设备丢失后无从查证，更无法追责。随着仪器设备管理信息化水平的不管提高，仪器设备管理逐步摆脱了手工录入和纸质单据，仪器设备信息的收集也更齐全，仪器设备一旦盘亏，便可通过各种线索追查到仪器设备管理环节的种种痕迹，无形之中强化了领用人的责任意识，也更有利于追查仪器设备的下落。目前，我校仪器设备管理平台，实行的是学校统一身份认证登录，领用人和经办人需要具有认证身份方可网上申请办理相关业务。而且，仪器设备管理平台和人事管理平台及财务管理部门都是对接的，实时进行数据交换。这样一来，通过信息化建设，就确保了管理环节的无缝对接和闭环。以前对于易耗品的管理属于真空地带，将很多金额超过固定资产建账标准的易耗品也纳入了固定资产管理范畴，导致了部分仪器设备的盘亏。为了加强易耗品的管理，我校开发了材料、低值易耗品管理平台，与仪器设备管理形成了互补，全方位的管理模式，有效防止了国有资产的流失。下一步，我校将实现仪器设备与房屋管理部门的管理平台对接，防止出现信息不填、乱填的现象，确保仪器设备管理更到位，更规范。

3.5 加强定期核查

再完善的制度缺乏监督，也会走样。仪器设备管理不能单纯依靠老师的自觉性，仪器设备管理部门应加强定期核查，将仪器设备清查工作日常化，制度化。①可以督促领用人妥善保管仪器设备，②可以在核查中发现问题，解决问题，完善制度，改进流程，将问题化整为零，防止积压问题集中爆发。定期核查周期可以半年，可以1年；核查形式可以开展时限检查，也可以开展标签检查、贵重仪器设备检查等专项检查。在核查过程中杜绝走形式，走过场，无论是账内账外、单位内外、出租出借的仪器设备都要全面地、彻底地进行清查，做到帐物清楚。对于核查结果要及时通报，督促整改，在核查中总结经验教训，在整改中提高管理水平，让老师们心中时刻都有一根弦，将仪器设备管理视为己任。

4 结 语

2016年资产清查暴露了高校在资产管理中存在的很多管理问题，仪器设备盘亏现象的普遍性也说明高校在仪器设备管理过程中存在着很多共性的问题。高校应以此次资产清查为契机，认真查摆问题，分析原因，从政策和制度上堵塞管理中的漏洞，在规范管理，确保资产完好率，发挥存量资源的效益，提高资源利用率等方面积极探索并大胆实践。

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A Talk on Application of Pareto Diagram and Fishbone Diagram in the Quantitative and Qualitative Analysis of Instruments and equipment Inventory Loss.

ZHANGJixia,ZHAORuiying

(Department of Laboratory and Equipment Administration， Beijing Institute of Technology， Beijing 100081， China)

The instruments and equipment inventory loss is an important and unavoidable issue in the instruments and equipment management of colleges and universities. The causes of equipment inventory loss are various, including the historical reasons such as old concepts and insufficient attention, and also practical factors such as backward, poor management and so on. With the data of Beijing Institute of Technology， the paper used the Pareto diagram and fishbone diagram to analyze the causes of equipment inventory loss respectively from quantitative and qualitative viewpoints. The main reason and the secondary reason were found. Through analysis, the main reason is that account adjustment is not timely along with the institution adjustment, transfer is not timely along with personnel changes, old equipment information is not perfect. According to the these problems existing in the management of equipment, colleges and universities should strengthen management consciousness, perfect and improve the management system, improve the level of information, strengthen the regular verification. From the policy and mechanism loopholes should be plugged, such that the inventory losses can be reduced or even eliminated.

Pareto diagram; fishbone diagram; instruments and equipment； inventory loss; layers of management; regular verification

2016-09-20

张继霞(1978-) 女， 山东章丘人，硕士，助理研究员，科长， 研究方向：仪器设备管理、实验室管理。

Tel.：13810098647,010-68918794； E-mail：ssczjx@bit.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2017)04-0276-04