严文波

【摘要】本文以信息系统项目建设中的真实案例来探讨沟通管理在项目管理中的重要性，从沟通管理的四个主要过程对信息系统的沟通管理进行解析，希望能深入地挖掘沟通管理在整个项目中所起到的作用。笔者在该项目中高度重视沟通管理，妥善处理项目中出现的各种冲突，顺利完成了项目。

【关键词】信息系统；项目；沟通管理

随着信息化进程的不断推进，为了适应现代化的管理方针和策略，以信息化支撑医院业务发展的形势变得越来越重要。同时，随着国家医疗政策改革的不断深入，医院的信息化建设已经扩展到了医院及各个相关业务中。医院信息化解决方案真正体现了“以人为本”的思想，以医、护、管理人员和病人为中心，面向医院经营管理与临床服务两大体系提供的开放式数字化医院解决方案。2012年10月，笔者作为项目经理参加了Z中医院HIS系统项目建设工作，并负责整个项目的全面管理，组织和领导项目小组进行项目计划的实施。系统功能模块主要包括住院医生工作站、护士工作站、门诊医生工作站、药房药库管理系统、医技工作站、手术麻醉系统、体检管理系统、自助挂号等。下面结合本项目的实际情况，分别对项目沟通管理的这几个过程进行简要论述。

一、制定切实可行的沟通管理计划

要做好项目的沟通管理，首要工作是确定项目干系人的信息和沟通需求，根据项目具体情况制定详细的项目沟通计划，以此对项目实施中信息的沟通工作进行确定和指导。首先，进行项目干系人分析，收集和整理相关干系人的信息需求，并将所有信息纳入沟通数据库管理，以便项目经理制定出可行的沟通策略。针对本项目，我将项目的主要干系人分为以下四类：项目需求方、公司高层领导、项目开发团队及有关职能经理。对于不同的干系人采取不同的沟通方式，定期召开阶段评审会议，确保项目按进度顺利开展。其次，为了提高沟通效率，保证项目的按时完成，笔者在沟通计划中制定统一的沟通文档和标准的沟通流程，通过采用成熟的沟通工具、文档模板和过程，大大提高了项目组成员之间、与其他干系人之间的沟通效率。最后，我们从项目沟通的目的、频率、开始/结束日期、格式/媒介和职责等方面制定一份详细的沟通管理计划，同时在沟通计划中明确工作汇报方式，汇报的具体时间和形式等，保证了沟通计划实施的可行性和有效性。

二、信息分发

在项目实施过程中，需要根据沟通计划对沟通管理中涉及到的干系人及时提供所需的信息，这个过程就是信息分发的过程。在项目管理过程中和整个项目生命周期，都需要定时分发项目信息。如何让信息准确、即时地传达到每一个干系人，这种沟通渠道的建设是非常重要的。根据沟通需求不同，采用不同的沟通方式。本项目根据沟通计划，每周向项目领导小组提供项目进展状况及项目进展中发生的需要领导小组协调的问题。信息分发要选择在适当的时间，用适当的方式，将特定的信息内容分发给特定的人。项目经理要及时掌握项目的进展，做到心中有数。

三、绩效报告

绩效报告的过程就是定期收集经过项目内部评审过的设计说明书、测试计划、用户手册等材料，并把有关项目的绩效信息分发给项目干系人。在项目实施过程中，笔者要求项目组内部每周四下午召开项目状态评审会议，会议评审相关的接口设计说明、测试用例和测试计划、用户手册等，项目组内成员可以把在项目中遇到的问题提出讨论解决，如果不能解决的笔者会协调公司其他的资源来协助解决。为了让用户和公司高层清楚了解项目各方面的综合情况，按计划每周五提交绩效报告，主要是对各方情况进行过滤、整合和验证后的内容，集中体现客户或公司高层所关注的重点内容、具体情况。项目干系人各方可以及时掌握项目进展情况，并对项目执行过程中遇到的问题及时反馈，并且提出妥善的解决方案。

四、项目干系人管理

干系人的管理就是针对项目中不同干系人对于项目的影响程度，均衡考虑各干系人的需求和期望，以达到全局优化管理的最终目标。对不同干系人分别进行管理，对于项目需求方，一定要汇报他所关注的方面，如成本、進度等内容。对于公司高层领导，需要采用虚心的态度，达到双方融洽的合作关系。对于项目开发团队，就要采用严谨的制度、宽松的工作氛围和适当的激励措施来调动大家的积极性。

在具体分析了项目干系人的情况之后，笔者开始着手制订详细的沟通计划。在计划中对干系人信息发布方式和例会的开展情况等内容做出了详细规定。项目组成员将周报通过电子邮件发送给项目经理；项目经理将月报以电子邮件的方式发送给直接客户和上级；紧急情况发生时通过电话及时报告。每两周项目组召开一次工作沟通会议，项目经理以PPT的方式提供项目绩效报告和在项目中遇到的问题，会议记录以电子邮件的形式发送给项目组所有干系人并抄送给主管副总。针对该项目干系人复杂的特点，笔者针对不同干系人安排了不同的沟通负责人，收效很好。

五、结语

经过努力，该系统于2013年11月1日正式上线运行并取得成功，受到了客户较高的评价。但在项目的实施过程中，仍然存在一些不足之处，如在与团队外部相关干系人进行沟通时有沟通不到位的情况，在需求分析阶段没有与客户做好充分的沟通，以至于出现了较大的阶段性成本偏差。最终经过项目组的努力沟通和解释，并对做得不好的方面进行了修改和完善，最终取得了用户方代表认可。截至目前，该系统运行稳定、容错性好，大大提高了医院的业务效率。

【参考文献】

[1]王志明.信息系统集成项目中的沟通管理问题探讨，福建电脑，2009（06）.

[2]林彬，罗宜美.电信系统集成项目管理分析.福建电脑，2006（05）.

[3]刘梅.高校科技管理沟通.研究与发展管理，2007（03）.