摘 要 现代企业秘书的职能与传统意义上的秘书工作有了本质的区别，其在企业管理中发挥着“管理、服务、协调、参谋”等四大职能，其作用发挥的好坏直接影响了企业的综合管理水平及运转效率。本文就如何发挥好企业秘书上述四大职能进行了探讨。

关键词 企业 秘书 管理 影响

当前，随着我国市场经济的进一步发展完善，企业管理越来越科学化、规范化和制度化，现代企业制度已深入人心。相应地，企业秘书已经成为当今现代企业管理工作中不可或缺的重要组成部分。企业秘书肩负了“管理、服务、协调、参谋”四大工作职能，为企业领导人日常工作服务，负责企业综合行政信息传达与协调，是上传下达的枢纽和桥梁。从某种程度上讲，其作用发挥的好坏直接影响了一个企业的正常运转及工作效率。

一、企业秘书职能分析

企业秘书是伴随着企业领导人而生的，故其工作主要是围绕领导者的活动而展开。企业领导人所从事的是具有全局性和战略性意义的政务活动，如决策、分析和判断等，而企业秘书，则从事围绕领导人的政务活动产生的日常事务性工作，如辅助决策、沟通协调、会议组织、纪要起草、跟踪督办等。领导的政务活动是秘书日常事务性工作的统帅和核心，事务性工作是政务活动的基础和保证，两者是相辅相成的。

以上的分析，充分说明了现代企业秘书已经与传统意义上单纯从事文字整理、文件处理的企业秘书有着本质的区别，其作用可以用“管理、服务、协调、参谋”四个词来形容，他们是上情下达、下情上传的桥梁纽带， 是帮助企业领导人处理日益繁重的日常经营管理事务的得力助手， 是为领导出谋划策的“辅政大臣”。 因此， 从企业秘书的工作和目标上看， 其所从事的秘书工作， 归纳起来主要有以下：

一是承上启下、沟通内外的综合协调工作。综合协调是企业秘书的重要职能，其可以形象地用“上下左右、前后內外”八个字形容。具体来讲，上情下达，沟通领导和中层、员工；协调领导班子之间、部门之间、项目之间的关系；负责外部接待，沟通内外关系，传递信息。

二是“以文辅政”的参谋辅助工作。企业秘书经常活跃在领导身边，一言一行都会影响领导决策，所以要做个好参谋，为企业发展出好注意、想好点子，这就要求企业秘书既要因势设谋抓政研，还要围绕发展抓调研，将好的建议通过工作报告、调研报告等报领导参阅，起到“以文辅政”的参谋作用。

三是重要文字材料起草工作。企业文字材料，本质上是整个企业发展规划、管理思路以及工作内容的体现，是领导管理企业的一个具体表现形式。企业秘书做好重要文字材料起草，是辅助领导决策、发挥秘书应有作用的关键手段之一。

四是会议管理及督办工作。会议是企业领导层实施有效管理的手段之一，要组织好会议并对决议进行跟踪督办，确保决议事项得到落实。

五是对外接待与沟通工作。企业秘书是企业对外接待的窗口，是企业来访宾客对企业员工综合素质的第一印象，要积极做好对外沟通和接待工作。

六是文件流转及档案管理工作。文件的正常流转是企业正常运转的重要体现，是上情下达的重要途径，企业秘书应做好文件流转及传阅工作。同时，档案资料是企业成长的历史纪录和经验积累，是企业的宝贵资产，应及时将企业发展中的各种文件资料归档。

二、对企业管理的重要影响

（一）企业秘书协调职能对企业管理的重要影响

简单来说，企业秘书的协调职能是指秘书在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个层级、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化、一致化和和谐化，以实现组织目标的管理行为过程。可以这样说，现代企业的管理活动处处离不开协调。协调是企业现代化管理工作的基本需求，是保障企业工作流程顺畅、工作效率提升的关键因素。任何组织只有通过协调，才能形成整体的合力，实现共同目标。企业秘书的工作岗位决定了其协调职能对企业管理的重要影响，其岗位职责决定了其协调职能对企业综合行政管理工作实施效果的重要性。

企业秘书作为企业各项工作连通的桥梁，是企业领导班子间、各管理部门间、具体工作人员间沟通协调的关键，是企业政令信息发布、实施的重要途径。从企业秘书的岗位职能可以看出其协调职能对企业各项工作开展都有着重要的促进作用，是现代企业管理工作开展的重要组成部分。与领导管理层和职能部门管理层的协调不同，企业秘书的协调工作有从属性、广泛性、间接性等特征，在协调关系的过程中要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体和灵活适度等原则。从企业秘书的协调工作特点出发，可以更好地促进协调工作的开展。

企业秘书的协调工作是一门学问，也是一门艺术，要讲究基本的工作方法。企业秘书在实际协调工作中，切忌单靠指令性打旗号、发“指示”，也不能一味地妥协退让，失去本身的权威，协调也不可能成功。要努力将二者结合起来，做到刚柔相济、软中有硬，才能达到最佳效果。因此，遵循企业秘书协调工作特点，首先打出领导“权威牌”，明示领导意图，引起协调对象思想上的重视。其次，私下多做“台下”工作，先找协调对象交换看法，下点“毛毛雨”，准备工作做足。再次，要以商量为主，态度谦和，努力创造一个宽松和谐的协调环境。最后，最关键的一点就是在协调过程中，要认真听取对方的意见，不做简单肯定和否定，主动想办法、指路子，除紧急事项外，一次协调不成，要进行多次努力，不急于向领导汇报，避免造成矛盾，不利于问题的解决。

总之，企业秘书在企业管理中处在承上启下、联系左右和沟通内外的枢纽地位，需要协调的问题和矛盾比较多、比较复杂。在具体工作中，企业秘书要立足自身岗位职责和角色定位，掌握协调工作的特点，充分利用已有的领导资源，坚持协调的原则，讲究工作方法，充分发挥主观能动性，提升协调效率，提高管理水平，才能有效地推动企业经营活动的开展，促进企业的健康发展。

（二）企业秘书参谋职能对企业管理的重要影响

在我们的印象中，决策好像是最高领导者最后那不到一秒的拍板。其实这是一个认识误区。实际工作中，任何决策都是一个过程，而不仅仅只是拍板这一个环节。因此，辅助决策的过程就走入人们的视线，并且，企业秘书在辅助决策、做好参谋方面，发挥了重要作用。辅助决策即在决策过程中，在知识（包括理论、数据）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的辅助和补偿，以提高决策的科学性和有效性。一个企业领导者无论其职业素养有多高，但知识总是有限的，其个人智慧都不足以应付现代社会所面临的极其复杂的问题。加上领导者个人能力和活动范围的有限性，这就依靠参谋这个“思想库”来弥补个人的不足，以求正确科学的领导，最大限度减少失误。能给领导发挥参谋作用的部门和人员很多，而在领导身边的秘书人员却独占鳌头，企业秘书就是领导者手和脑的延伸。

企业秘书要想做好参谋工作，首先摆正自己的位置，时刻记着自己的身份，主动而不越位，参谋时要清楚自身角色，不越权行事。要站在领导的角度，换位思考去领会，做到想领导所想，思领导之所思。适时地把自己摆在领导的位置，主动而不越位，灵活地服务于领导。其次，善于把握领导意图，才能实现秘书的参谋之道。秘书工作的根本属性是辅助性，是对领导工作进行直接综合的执行性辅助活动。这种特殊的辅助性要求秘书工作在任何时候都必须把领会、贯彻和执行领导意图作为基本准则，以领导人工作为核心。再次，企业秘书参谋时要只“谋”而不“断”。这一点与上面所述观点有相通的地方，都是说明秘书不能直接做出决断。参谋工作是直接从属于领导的决策行为，重在“谋”，所谓不在其位，参谋其政，目的在于为领导决策服务，这就要求秘书人员想领导之所想，谋而不断。最后，工作中做参谋时要有分寸，仅立足规劝层面。要讲究辩证法，凡事都有限度，做事把握方式分寸会使事情发展有条不紊，循序渐进，故企业秘书在进行参谋活动时更应把握好分寸，不要越过一定的度。参谋时还要讲究一定的方略，要审时度势，超前思维，选择合适的场所，注意领导的心情，认清工作的重点，务必严谨准确，必要时候务必提供最低不少于两个方案，让领导比较，便于领导综合权衡进行采纳。

综上，从企业秘书参谋职能的意义、内容来看，秘书参谋职能是诸多职能的综合体现，这要求秘书端正自己的态度，主动而不越位，学会真正领会领导意图，注重理论与实践的统一。作为企业秘书，要不断地更新知识结构，拓展知识层面，在实践中做到理论知识、思想方法与表达技能的有机统一，多理解、多探索，把自己的所思、所想、所获转化为实际运用能力，才能真正地发挥秘书的参谋职能。

（三）企业秘书管理职能对企业管理的重要影响

督办落实、会务接待、后勤保障等行政管理职能是企业秘书服务领导层的最直接体现。在多数情况下，企业领导人忙于处理重要工作，都将一些领导本身的日常行政管理职能，交给企业秘书去处理。为企业领导人做好行政管理服务，也是对一个企业秘书的基本要求，也是秘书的立身之本、辅政之基、谋事之道。为企业领导人做好了日常行政保障，可以让领导腾出更多的时间和精力处理工作，也可以确保领导部署的工作得到有效落实，比如重要事项跟踪督办，对一个企业的发展和正常运作意义重大。

企业秘书做好行政管理工作的前提是要全面熟悉和了解本企业的情况，对本企业的愿景目标、战略方向、内设机构、部门职责、业务范围、人员构成、分工等基本情况要了如指掌，从而做到胸有成竹，处事不慌。工作中，要牢固树立“事小不轻为、事杂不乱为、事急不盲为、事难不怕为”的管理理念和原则，对重要事项要抓住时机推进落实，对突发事项快速反馈，及时处理，对专题事项进行跟踪了解，督查促办，对具体事项落实到位，注重实效。企业秘书还要学会运用从细节做起，做小事从大局着眼，这样才能管的明白、理的清楚。企业秘书发挥行政管理职能，要多运用企业本身制定的规章、制度、体系，必要时候要自己建立一整套的管理流程，比如会议组织全流程、重要事项督办模板及流程，这样才能起到事半功倍的效果。

总之，企业秘书行政管理效率的高低不但影响服务企业领导者的质量，也将直接影响企业各项工作的开展。为此，企业秘书要有丰富的理论水平、业务水平和实践水平，必须把学习作为一项重要任务，学习中去摸索、实践，紧密同具体工作结合起来，这样才能在发挥企业秘书管理职能时，做到杂而不乱，科学有序地进行。

（四）企业秘书服务职能对企业管理的重要影响

企业秘书最显著的特性，就是服务性。在大多数情况下，由于秘书工作职责的特性，秘书服务工作的范围比较大，层次也比较多，特点也非常鲜明。有较高层次的起草文稿、讲话，还有低层次的事务性工作，比如跑腿、打杂。由于企业秘书直接服务于领导班子，企业重要的决策部署、高层沟通协调、企业对外交往以及领导个人事物，都通过秘书良好的服务间接参与、促进、推动，并直接传递到全体员工。对一个企业来说，其秘书服务工作的好坏将直接影响机构的运转、办事效率和公众形象。

企业秘书的职责就是服务领导、服务机关、服务基层，因此，要以用心服务为宗旨，不断强化服务意识。关于服务于领导层，要做到树立服务第一的思想，全心全意为领导服务。要及时掌握情况，保持消息畅通，提前策划、谋划，凡事想到前处、细处，提出科学、合理的建议和方案。一是要清楚地把握领导需求。企业秘书要全面准确地了解领导的意图、工作计划，超前做好准备。二是要全面掌握相关的情况。要尽可能做到了解 “四情”： 上情、下情、内情、外情，确保信息灵通、准确。三是要注意拾遗补阙，这是做好服务的重要环节。应以最快的速度，取得最好的效果，真正做到服務好领导，发挥好企业秘书的桥梁纽带、中枢协调作用。关于服务于机关部室和基层人员，一方面要化被动为主动，即转变传统的被动式服务观念，变成主动的服务，主动下基层送服务，提高工作积极主动性。另一方面要扩大服务的范围，对于服务的实施也要尽量避免单一化；同时在工作中要主动与业务部门打好交道，消除隔阂，努力创造良好的工作氛围和服务环境。

企业秘书在服务中，一定要讲究方式、方法和技巧。态度和善、言辞婉转、谦虚低调等这些在服务中必不可少，也要注意利用企业秘书掌握的资源，包括领导资源、全面掌握的信息资源及人际关系资源等，为企业提供全方位、周到的服务。其次，不断提高业务能力。要在不断加强业务知识学习、掌握业务知识的情况下，勤于实践并多向有经验的同志请教，在不断改进中进步、提升。第三，提高办事能力。办事是综合能力的体现，是对自然、社会知识与常识的运用。一种是处理日常工作事务的能力，如组织、协调、策划、计划能力，这是一名企业秘书必备的能力。另一种是应急能力，包括应对突发事件的能力、科学判断形势、应对复杂局面的能力等，要在实际工作中不断地完善与提高。

作为企业秘书，要认真奉行现代教育家陶行知“捧着一颗心来，不带半根草去”的处世警句，积极从自身做起，从点滴做起，从现在做起，不断加强学习、提高自身修养以及规范自己的言行，不断改进工作作风、提高工作能力和水平，坚持做到自重、自省、自警、自励，慎独、慎微、慎初、慎终，立足本职工作做好服务。

三、结语

企业秘书“协调、参谋、管理、服务”四大职能的充分发挥对企业的经营与管理有着重要的影响，其是企业行政管理工作开展中的重点。作为现代化企业要充分认识到企业秘书工作的重要性，以培养企业秘书综合素质为基础，提高企业秘书“协调、参谋、管理、服务”四大能力，促进其职能的有效行使，为企业管理水平的提高以及企业的健康可持续发展奠定坚实的基础。

（作者单位为中国神华煤制油化工有限公司北京工程分公司）

[作者简介：莫闯（1984—），男，河南周口人，硕士研究生，毕业于中国石油大学（北京），中级经济师，中级政工师，研究方向：企业管理。]

参考文献

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