何蓉

摘要 随着计算机与互联网的快速发展，信息技术在多个行业特别是办公自动化领域的应用日益增多，为生产和管理提供了科学、有效的管理手段。本文首先介绍了传统办公方式存在的不足，在计算机信息技术发展的基础上，重点论述了信息技术融入办公自动化领域的应用实践方法，最后对办公自动化的发展趋势进行了展望。

关键词 信息技术；办公自动化；应用

1概述

办公自动化是信息技术发展的产物，也是社会信息化的重要基础。办公自动化作为当前飞速发展的崭新领域，越来越受到各行各业的重视。本文立足于传统办公方式不足，计算机信息技术发展的基础上，重点论述了信息技术融入办公自动化领域的应用实践方法，最后对办公自动化的发展趋势进行了展望，希望能够对办公自动化领域的发展提供一定的参考。

2办公自动化现状

最初的办公自动化的功能比较简单，主要是应用于电子数据处理，随着各项技术的进步与发展，出现了管理信息系统，进而是到新型的办公自动化系统出现。作为一个人机信息处理系统，在办公自动化当中将计算机信息技术与现代办公设备很好的结合起来，从而为办公提供有效的信息处理方法、管理方法及自动化决策方法，使得整体的办公效率得到有效提升。

我国的0A（办公自动化）发展主要经历了3个发展阶段：1）以办公组件及个人电脑为主的第一代0A系统，在这一阶段当中实现了办公信息载体的转变，由比特方式取代纸质媒介，使得文档及数据统计成功实现了电子化；2）以协同工作技术及网络技术为主的第二代0A成功实现了自动化工作流程，第二代0A的出现大大提升了各个不同部分的协作能力，再加上移动通讯技术的应用，使得其能够很好的实现办公网络化与电子化；3）第三代0A倾向于应用系统，在该应用系统当中具备良好的知识共享机制与学习功能，集成了知识管理、业务流程、信息处理等多方面的功能，促使企业的运作效率得到有效提升，与前两代0A相比，第三代0A具有即时交流、实时通信等特点，知识是其最为核心的内容。

3基于信息技术的办公自动化实践

3.1总体设计目标

在目前的实际应用当中，之所以要引进办公自动化系统，其最主要的目的就是为了能够实现一体化、流程化的办公，从而有效提升办公效率，并且在这种无纸化办公模式当中，能够借助于各项辅助工具，方便的开展大量数据的处理，使得整体的办公环境及氛围变得轻松、和谐。其基本框架结构如图1所示。

与传统的办公模式相比，办公自动化系统还具有诸多的优点，但是要想保证系统能够稳定、高效的运行，还应具备下列基础条件：1）应保证其运行安全性，在办公自动化系统中涉及到大量数据共享的问题，若是不能保证这些数据及信息的安全性，将会导致相关企业蒙受经济损失，保证其运行安全性非常必要；2）网络化，操作人员在开展企业信息查询、通讯、办公业务往来的过程中，网络是最基本的保证；3）实用性，办公自动化系统在面对最终用户时，应该具备合理的业务流程、友好及操作简便的界面，要能夠与用户的实际需求相符；4）通用性，所开发出的办公自动化系统，应具备可扩充性及开放性的特点。

3.2系统建设原则

1）开放性与标准性基本原则，应保证系统具备开放性结构，以便于其能够很好的实现与其他网络、系统的互联与扩展；并要保证其所应用到的软硬件接口与国家相关标准相符；2）系统应具备良好的扩展性，企业在不断的发展，市场环境也在不断的发展变化，为了能够很好地满足企业的实际需求，办公自动化系统应具备良好的扩展性，以便于其能够实现平滑升级；3）安全性基本原则，要能够对信息的访问与应用实行权限管理，以便于在信息的共享与操作过程中，能够保证其安全性；4）可靠性与成熟性基本原则，要能够保证其软件系统平台、硬件产品、系统备份、冗余设计等的可靠性；5）高效性、先进性原则，所开发出的办公自动化系统要能够具有一定的前瞻性，其中所应用到的数据应该与国际上的先进技术保持一致，以便于其能够很好地满足后续系统维护业务的实际需求；6）试用方便性原则，对于任何一个办公自动化系统来说，保证用户在使用过程中的便捷性、实用性都是非常必要的；7）阶段实施原则，系统建设的过程中，在保证满足相关标准的要求的基础上，给出明确的系统开发目标，并将整体目标予以细化，进而给出分步目标及实施计划，从而将系统利用率有效提升，并能够进一步减少投资风险。

3.3系统建设流程

项目实施过程共包括项目计划、需求分析、系统设计、系统开发、系统功能测试、系统压力测试、系统安装及部署、用户培训、系统上线九个阶段。每一个阶段有相应的工作、分工和工作成果（技术文档）。

4结论

我国当今办公自动化建设取得了长足进步，取得了较大成绩，同时也存在不足之处需要改进和完善，但作为一种具有良好市场前景的必然趋势，办公自动化代表了未来办公领域的发展方向，需要各方面共同努力来进一步加快我国的办公自动化以及信息化建设。