吴卫平

摘 要：当今全球信息化的不断发展以及计算机设备的广泛应用，使得电子文件大量产生。由此带来的档案存储保管以及信息共享、卷宗与文件之间的转换、档案载体多样化等问题也给我们的档案工作带来了全新的挑战。该文主要针对我国企业档案的信息化管理进行详细的分析。

关键词：企业档案 管理 信息资源 效率 信息化

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（a）-0126-02

随着计算机网络技术的不断发展，信息技术逐渐被融入到了档案管理的各个环节中，档案管理逐渐呈现出了信息化的特点，而大规模的档案数据存储以及档案数据的远距离传输技术也就成为了当前我国档案管理人员首要关注的问题，档案管理的信息化如档案的自动著录、自动编制以及各种检索工具、档案的统计、保管以及自动控制等问题还需要进一步去开发，全面提升我国企业档案的信息化管理。

1 数字信息化

这里所说的数字信息化技术与我国传统的档案文件技术之间存在的差异还是比较大的，文件的数字信息化也说明档案文件并不会直接依附于特定的物理介质上，而自动化技术的普及也使得信息的自身存储能力有了极大的提升，而且很好地打破了时空的障碍，使得信息呈现出了全球化的特点，进一步促进了办公效率的提升。

目前我国企业的档案管理基本上都是用双轨制管理体系来进行档案管理的，所谓的双轨制档案管理体制主要是指纸质档案与电子档案共同存在、共同开发的。二者在使用上存在共性。但是与此同时，二者也存在相应的差异，档案共性主要是因为电子档案虽然是电子的，但是也是在档案范畴内的，因此也就具备档案的所有特征和性能，而有差异性主要指的是电子档案毕竟是电子的，它与纸质档案之间还是有本质上的区别的，电子档案除了具备档案的所有特征和性能以外，还具备自己的特点，这一特点也使得整个电子档案的关联与纸质档案管理之间出现一些不同的地方，所以我们的档案管理人员要认清档案管理的流程，不要只是一味地注重电子档案而忽视了纸质档案，要保证纸质档案与电子档档案之间的共性关系。纸质档案具有永久保存的特殊性能，而电子档案将会随着时代的发展而不断被更新完善。而且电子档案自动化程度也将不断提升，而且还能够实现信息资源的共享，这也将是我国档案管理领域面临的巨大挑战。

2 档案管理的网络信息化

我们的档案管理人员还要将重点放在网络信息化的建设上，这样也能够有效促进企业档案的信息资源共享，方便了企业各个部门之间对企业信息的了解。在了解的过程中发现自身存在的不足，及时改正这些问题，有利于促进企业的可持续发展。在档案信息管理中，这些信息可以是文本资料，也可以是图像影像信息。通过借助多媒体工具让用户与用户之间的学习交流更加便捷。这也就要求我们的档案管理工作人员进一步做好档案管理的信息化基础性工作。

第一，收集所有有价值的文书、实物、科技等各个门类的档案以及图书资料，这样可以在最大程度上丰富档案的室藏，除此之外还要编写有利用价值的分类文献资料，以供我们的生产经营企业进行管理和考察。

第二，不断强化档案管理人员的专业素质。随着社会的不断进步，档案管理的业务也在不断地更新和完善，尤其是信息时代的出现，给我们的档案管理工作也提出了更高的要求，这就对我国的企业档案管理人员素质提出了全新的标准。要求我们的档案管理人员要先树立正确的人生观和世界观，以对事情负责的态度服务于企业的中心工作，树立为人民服务的工作态度，积极地为社会和使用者服务。

第三，对网上信息进行深度开发。我们的档案管理人员为了进一步提升档案现代化的管理水平，可以选购现代化的办公设备，开发使用与上级机关相同的档案管理软件，进一步加强档案信息的网络建设，实现局域网之间的信息资源共享，而且我们的档案管理人员还可以利用档案信息资源来开展交流，加强企业和各个行业之间的利用关系，能够及时了解利用者的实际需求，主动提供档案信息，采取调查问卷、开架阅览等服务形式，供企业各个部门参考查阅。

近几年，企业在资金、设备等方面的投入量不断增加，而且利用现代化设备还进行了档案的存储和统计，实现了卷内目录的计算机承接，此时，档案的现代化管理与其他的现代化管理之间还要实现同步，通过使用我们发现，档案信息为企业的各项管理提供了非常详细的考察数据，受到了广大利用者的喜爱。

第四，建设档案库房。要求我们的企业档案管理要建立符合档案管理标准的档案存储空间，进一步改善档案保存环境，为提高档案的管理水平提供相应的物质保证，保证档案管理工作的有序开展。

3 档案管理工作中存在的问题及改进意见

我国的企业在加强档案管理的时候，在增强企业经济效益上取得了非常好的成绩，但是随着全球信息化的不断发展以及经济体制的改革，使得企业由传统的生产型管理逐渐向着开放型的生产经营和市场营销型管理转变，经济全球化的趋势逐渐明朗。这一情况也给我国的企业档案管理工作提出了新的要求，在符合规范又不违背文件真实性的基础上，将案卷的质量控制在文件分发的各个环节上，进一步落实档案管理工作。除此之外，我们的企业档案管理还要加强档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的理论水平和实际业务素质。这样才能够为我国的企业档案信息化管理提供保障。

4 结语

檔案工作人员还要为搭建企业档案信息平台贡献力量，提升档案的现代化管理意识，不断强化沟通平台，对档案资源进行共享，加大档案的各项投入力度，选购必备的现代化办公设施，加强档案的信息网络建设。我国的档案管理正处于摸索发展阶段，各项环节还有很多疏漏的地方，因此要求我们的档案管理人员要与时俱进，不断提升自己的素质业务水平，不断提升管理人员的整体素养，这也是实现档案管理信息化、规范化，企业的安全生产以及经济效益提升的有效保障。

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