贾堃+冯重

摘要：根据实验室管理的需要，分析设计了适合多角色管理模式的实验室仪器设备管理信息系统。通过设计用户角色管理、变审报批、基本信息、资产出入库、报修报废、调拨管理等功能模块，突显了对实验室设备仪器变动的精细化、过程化管理。并利用云存储技术，实现了管理信息“一处改变、各处更新“的更新、同步机制，从而实现了信息的协同化，实现了实验室日常仪器设备管理的实时性与精确性，提高了管理的效率。

关键词：信息管理系统；动态管理；信息同步；云存储

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2017）01-0169-03

1 引言

实验室设备仪器管理是高校实验室管理工作的一项重要内容。仪器设备是高校中非常重要的一类固定资产，是高校开展教学、科研、生活和行政等各项工作的重要工具和物质基础，也是反映高校办学实力的重要指标[1-3]。随着对实验室建设的投入，实验室仪器设备无论从数量、质量、种类上都不断增加、扩充。同时，随着时间的推移，实验设备也会产生更新换代的需求。在实验室仪器设备的日常管理中，也会出现实验设备在课程之间互借、损坏维修、部门之间调拨等情况。这种仪器设备状况发生动态变化的情况已经成为常态。在这种情况下，实验室管理工作日趋复杂，存在如下难点：

（1）管理人员工作量大，管理效率低，不能及时跟踪设备仪器变化，很难做到账物相符。仪器设备管理是一项细致的工作，面对大量的仪器设备信息处理任务，只用Exel、Word等办公软件进行处理显得力不从心。（2）管理要素之间缺乏沟通，信息不能及时反馈。如果高校实验室采取统筹-分散自主管理模式，由于缺乏沟通反馈的有效手段，当设备发生调拨、维修、报废、借用等操作时，变动信息不能及时反馈到相应的实验室管理岗位上，造成信息更新不同步的情况。（3）使实验室制定的设备管理制度流于形式，很难在日常管理工作中得到执行。一些有利于管理的必要的手续需要执行，比如设备的外借报废审批手续，如果操作繁琐不便，给制度的执行、监管带来难度，造成对仪器设备的不规范处置。面对日趋复杂的实验室管理需求，如何对实验室仪器设备进行有效的管理，有其深刻的实践意义。

笔者根据这种情况，基于服务于动态化、协同化管理思路，设计了实验室仪器设备管理信息系统。系统基于WEB技术与数据库技术，并整合了”云存储”机制，突出对仪器设备的动态化管理功能，提供协同化管理公共平台。实验室管理信息系统的使用，能够起到以下作用：

（1）减少管理者的工作量，使管理者从手工记录核算工作中解放出来，提高了管理效率。（2）保证管理流程的规范化实施。申请、审批等操作通过线上完成，提高了实验室管理制度完成的可操作性。（3）提供了公共的信息反馈平台。通过多角色分配机制，提高了管理员之间的分工协作，保障了管理要素之间信息的一致性[4-5]。因此系统的设计为实现科学化、动态化、精细化管理理念提供了一个高效的技术手段。

2 实验室仪器设备信息管理系统需求分析

2.1 管理系统用户划分

根据集中-分工协作的实验室管理模式，系统管理角色划分为：系统管理员、分实验室管理员、办公室三个角色。设备管理员负责整个系统的运行维护，保证系统正常运行，根据需要对实验室管理员进行操作权限分配，它拥有系统设置，基本信息管理，设备录入，修改，删除，置换，查询等权限。分实验室管理员：根据系统管理分配的权限进行操作，包括查询设备信息，查阅公告栏，进行本实验室设备维修、调换、借还的申请，而打印报表和报废设备管理等另由专人负责，实验室管理员不负责此工作。办公室：根据平时工作要求及系统权限分配，办公室角色负责设备日常的管理，包括：报废、调拨、维修、借还申请以及审批，报表的打印，资产信息的查询等。通过管理角色划分，建立对实验设备分层管理、互相制约、相互协助的管理模式。

2.2 功能需求分析

实验室信息管理系统功能模块可分为：设备仪器信息管理，设备信息查询，设备变动管理、信息统计报表，系统信息设置等功能模块部分。系统功能模块划分如下：

（1）设备仪器动态管理模块，包括：设备信息记录变动登记，报废、维修、调、日常维护管理等功能，此模块针对仪器设备日常的变动进行动态、实时的精细化管理。（2）设备查询功能模块。包括查询在用设备、闲置、报废、保修、调拨、借出设备等的基本信息。同时能够实现根据输入查询条件式，进行高级综合查询的功能。（3）设备统计报表模块。实验室资产设备众多，种类繁杂，并且定期需要进行资产清查，并结果上报上级主管部门。因此，如何根据各种统计需求进行报表统计打印，就显得尤其重要。打印报表由办公室角色来完成。（4）系统设置功能模块。此模块包括两部分，其中一部分是对系统登录用户权限设置、数据的批量导入导出、数据库初始化、备份，系统日志文件记录等功能。另一部分是系统基本信息设置，包括对资产类别、学校部门、管理人员、实验室信息、供应商等信息进行增、删、查、改等功能。（5）公告留言模块。此模块是为方便实验室管理人员进行信息交流。根据多校区＼实验室分布分散，各分实验室管理员办公地点不集中等特点，为方便信息发布与沟通，预留此功能。实验室管理人员可以利用此模块查看消息通知，并可在其中进行留言，进行交流。

3 实验室仪器设备管理系统设计

3.1 系统架构设计

针对多校区实验室分散分布、实验管理员办公地点不集中的特点，为方便管理，体现集中-分散式管理原则，本系统采用B/S结构，即服务器/浏览器模式。这样，客户端不需要安装专用软件，只要有IE等浏览器，能进入局域网或互联网就能使用系统。其由三层结构组成，逻辑上包括表现层、业务逻辑层和数据访问层。从物理组成上对应的是：客户机、WEB服务器、数据库服务器。其工作原理是：“用戶通过浏览器向中间业务逻辑层的Web服务器的应用程序发出操作请求服务，当Web服务器收到用户发来的服务请求后，便通过特定的ODBC数据库接口驱动程序把请求传给数据库服务器让其完成相应的处理，数据库服务器把处理结果再通过数据库接口通知Web服务器，Web服务器再把结果转化为用户能理解的网页形式传达给用户”。和C/S架构比较，只需维护服务器端，客户端零维护，适合于客户端分布分散且有互联网应用的场景。而其也具有系统开放性强，信息发布、交流方便等功能优势。这种B/S结构的使用，后台数据的改变不会影响客户前端，而后台数据库对使用者透明，用户不能直接访问，并且系统易于移植、维护和升级。

按照分层架构系统可分为：数据表示层，数据逻辑层，数据层。系统架构如图1所示。

数据表示层：对应系统界面.aspx，是用户输入数据与系统交互的媒介。数据逻辑（业务）层：实现与表示层分离，提供系统逻辑控制。数据核心层：存放数据表格，是系统的核心。

3.2 系统功能模块设计

在系统需求分析的基础上，确定系统的功能模块。模块功能分布采取树状结构，每个模块由多个子模块组成。模块设计遵循“高内聚、低耦合“原则，模块之间尽量保持功能独立，模块内尽量保持功能相关[6-8]。系统包括以下几个模块：系统设置、基本信息、设备管理、设备信息查询模块、报表统计模块、公告留言模块以及预增模块。

3.3 系统数据库设计

经过针对实验室管理系统需求进行分析，抽象出一系列概念实体，分别是：实验室设备基本信息、管理员信息、用户角色权限信息、实验室信息、资产类别信息、二级资产类别信息、设备维修信息、设备调拨信息、资产清查信息、设备报废信息、设备借还信息等，通过UML的E-R图设计把概念实体转换成与之对应的数据模型-数据库表，以供数据库进行逻辑处理。每个表都有不同字段，并设置不同的数据格式，并且为了规范化并便于操作，每个数据表都设定主键。数据表包括设备基本信息表、资产调拨信息表、资产报废信息表等。其中各表之间的逻辑关系如图2所示。

4 利用云存储技术实现信息共享与更新

当今互联网技术已经普及，云存储技术日臻成熟。在此条件下，设备仪器信息系统具有的查询、统计以及导出数据的功能，可以与云存储技术相结合，把相应的操作结果形成的数据文件，存储到云存储文件夹中，供全体管理人员共享使用。由于目前实验室计算机大都运行在Microsoft Windows平台下，从成本以及易用性、兼容性方面考虑，采用OneDrive云存储服务，使系统具有最低廉的成本与最广泛的兼容性。OneDrive已在操作系统下默认安装，用户只需一次注册后即在任意一台安装了Windows系统的计算机甚至是Android手机上中使用。在用户计算机硬盘上会有一个OneDrive文件夹，用户可以如同访问本地文件夹一样访问此文件夹，操作起来非常简便易行。例如，利用系统进行设备的条件搜索，或者进行设备信息的修改，然后利用系统导出功能把数据表导入OneDrive文件夹，则使用同一账号登录的各个终端设备中的OneDrive文件夹内容会同步进行更新，从而实现了一处修改、处处更新的信息同步、共享机制。

5 结语

根据经贸类实验室仪器设备的管理实际情况，分析设计了适合经贸类二级学院实验室仪器设备管理的信息系统。并进一步借助网络及云存储技术，便捷的实现管理文档的同步与共享。该系统通过功能结构设计及用户角色划分，满足了实验室仪器设备实际管理中“集中-分散”的管理原则，实现了实验室设备的动态化、精确化、智能化管理，从而大大提高了设备仪器管理的效率以及科学性。

参考文献

[1]刘昕.高校实验室信息管理系统的开发现状与发展趋势综述[J].中国管理信息化，2014（7）：44-45.

[2]高培峰，赵睿英，张继霞，等.高校仪器设备协同管理模式探讨[J].实验室研究与探索，2016（1）：267-268.

[3]郑小慎，盛莉莉.基于web的海洋观测仪器管理系统设计与实现[J].实验室技术与管理，2015（32）：152-153.

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[6]張俐，张维玺.基于B_S的实验室信息系统的分析与设计[J].实验室研究与探索，2012（5）：80-81.

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