赵晓勇

摘 要：随着企业不断发展，中国石油下属的各企业陆续建立了自己的E6档案管理系统体系。克拉玛依石化公司热电厂，是公司直属二级单位，为公司生产装置提供蒸汽、压缩空气、氧、氮、无盐水及供汽任务，是公司炼化生产动力保障系统。并且涉及的专业也比较多，文书管理制度也多，容易出现非常难归档的现象，实现信息化文秘与档案工作统一化，是当前炼化企业电厂必须改进的一项重要举措。因此，将E6档案管理体系与发供电企业的传统文书档案管理进行有机融合，建立具有发供电企业特色的信息化档案管理体系，可有效提高企业文书档案的质量。

关键词：信息化 档案管理 提高 质量

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）01（c）-0151-02

1 加强信息化管理，有效提高企业文书档案质量的背景

今天随着信息化管理在炼化生产的不断发展，手工操作的文书档案管理已经不适应信息化管理的需要，文书资料的管理在企业发展中是一项重要环节，为提高工作效率和文书档案信息化处理程度，准确利用档案资料等，为了很好地留存保管好长期的档案和加快查询速度，节省档案资料的存放地方，急需实施文书档案信息化的管理。因此，充分发挥信息化管理，才能有效提高炼化企业文书档案的质量。

2 加强标准化管理，有效提高炼化电厂文书及档案质量的作用

档案的质量是企业工作的一个重要组成部分，它是企业建设与发展历史最真实面貌的反映，是提高生产、经营、管理和科研等各项工作提供的依据和参考，也是分析问题、查找原因、解决实际问题的重要依据。

2.1 信息化档案录入工作，直接减轻工作任务，加快工作效率

在档案资料查找中，主要先说明需要查找的档案、题名、时间，然后，文秘档案工作人员可以根据档案目录、按件进行查找。如果因归档人员不按时间或者先后录入，查找起来就会比较麻烦了。信息化档案系统可以提高查找速度以及归档难的问题，档案人员就可以从传统的手工操作中及时解脱出来，工作强度也随着信息化管理逐渐减少。

2.2 信息化档案管理可以随时补漏和增加文档

手工的档案立卷方法收集资料不全或漏交时，就会非常麻烦，重新拆卷。所有的文书档案又得全部重新按时间先后顺序编排档号、页号及重新抄写目录等封面工作，不仅浪费时间，还需要工作人员做重复工作。如果改为信息化档案入档工作，不仅可以节省时间，还可以合理利用时间去提高专业业务水平。

2.3 信息化管理有利于保存原文件

手工文书归档工作在立卷时，为了档案资料外观的整齐，往往工作人员就会切掉多余的边边角角，不仅浪费时间，还非常麻烦，不仅文件原样改变了，稍微不注意还会触伤手。对于档案管理人员当没有经验的时候，每天做着同样的重复工作，会出现很多烦恼，自从改成信息化归档工作管理后，所有的问题烦恼全部都不存在了。

2.4 信息化入档有利于查找和快速检索

原来以传统入档管理的模式，不仅使人精神疲惫，还会浪费大量的时间，并且档案归档也非常不科学，时常处于较低水平。因此，充分发挥信息化管理，才能有效提高炼化企业文书档案的质量。

2.5 系统化管理更有利于文档的安全性

以前查阅文书档案是全部提供利用。档案利用者其实只是利用其中的一份文件资料，却可以看到所有的档案内容。非常不符合档案管理规定的保密性要求，计算机管理将可以改变为单份文件，其它与此文件无关的都看不到了，这样不仅符合档案管理规定又保证了档案的安全性。

2.6 微机管理有利于提高归档的质量

档案的目的在于有利于提供有价值的档案给利用者，因此，必须按要求进行收集、整理、立卷、归档，炼化企业电厂自从文书档案进行计算机档案管理后，文书人员可以从收集、整理、剪切、排序中顺利地解脱出来，可以把大量的时间和精力放在学习和加强业务水平上来，不仅可以提高档案的入档率，还可以保证文书档案的归档质量。

3 加强微机化管理、有效提高归档价值

加强信息标准化管理，可以加快档案入档的工作质量和提供利用者效率，使炼化企业电厂档案管理在为该厂党政、经营、安全、生产、设备管理等提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。热电厂主要从以下几个方面开展工作。

3.1 强化制度建设，实现全过程管理

档案管理是企业工作的一项重要工作，规范了各项管理和归档范围，从制度建设入手，建立了一套完整的档案管理制度和有效的工作程序，严格执行公文行文规则，制定严格的档案管理标准。对需要修改的主要内容，都应该按照文件管理程序进行审核。文件字体、纸张严格按照公司公文管理规范执行，保证档案文件的质量和存档价值。

3.2 明确部门职责，档案立卷前移

办公室工作人员应规范厂党政、经营、安全、生产运行、设备管理制度，文秘人员在处理文件时，必须执行公司党政公文管理办法，对处理完毕的文件及材料，一律统一集中保管，使文件的归档、立卷、整理工作达到日常化。所有重要的会议材料应该在会议结束后，及时收齐材料统一立卷归档。当有工作人员因调配工作岗位时，主管科室或单位主要负责人将本人暂存、借用的档案公文材料，按照厂相关规定一次性全部及时进行移交，确保炼化企業电厂档案材料的完整性。

3.3 适当配备和提高管理人员技术水平

由于热电厂的快速扩大，对人员的变动，厂领导十分重视，建立一支有党性修养和档案专业技术水平的文书档案人员队伍的同时，厂根据公司E6中油档案管理工作实际要求，配备文档了一体化计算机管理系统，这是实现全过程管理的关键。

4 结语

（1）档案管理自开始在全厂推行信息化中油档案管理系统，一年多来在全厂经历了一个由“复杂—简单—理解—适应—不可缺”这样一个过程。刚开始推行中油档案时，部分技术管理干部、员工认为没有必要，每次查阅要在微机中操作，不如还是直接看手工操作的目录，觉得一目了然，但经过一次又一次在微机中检索查阅，有些员工觉得很复杂。后来随着对相关人员的培训，在中油档案在工作上查找时，的确非常快，并且查找率也高，同时文件的档案质量和安全系数也得到授权和保障，并不是他们所想象的那么复杂，很快就得到应用，员工开始发现手工操作查找确实很慢，渐渐适应了微机查找，到现在中油档案信息化管理已经成为热电厂党政、生产、经营管理者提供有价值的信息中，必不可少的一项工作。

（2）一年来档案管理人员承担的各类归档任务，都严格按照档案的要求执行，在管理中作到了安全归档管理和应用，按期完成了该厂归档工作。从此档案人员从复杂的整理工作中解放出来了，信息化管理，不仅有效提高企业文书档案的质量，还对生产、经营、管理发挥出有根有据的利用价值依据。

（3）炼化企业电厂在微机管理系统下，提供给党政、生产、经营等档案，实施后效果更加明显，厂今年开展的大检修及处理设备缺陷工作，积极协助车间查阅历年的设备检修档案资料及原始档案资料共计218卷，以前需要很长时间才能查找出218卷，可是现在只需要几分钟就可以查找到所需要的档案，使厂顺利完成了今年锅炉大小修及日常处理设备缺陷等检修工作。

要实现信息化档案管理是一项长期的工作，在领导大力支持下，公司热电厂信息化档案管理已达到科学化、标准化、信息化的管理，今后，电厂将继续完善和不断提高工作水平。

参考文献

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