姚晓姗

档案工作是人民银行办公室工作当中的一项重要基础性工作，昆明中支历来高度重视。而照片档案作为一种随科技发展而产生和变化的新型档案，具有客观性、直观性、形象性等特点，已逐渐发展成为昆明中支档案家族中的重要一员。2015年下半年以来，昆明中支在建立档案人才队伍的基础上，通过加强照片档案重要环节的管理，照片档案管理工作取得明显成效。

一、昆明中支照片档案管理的主要做法

（一）领导高度重视

一是中支领导高度重视档案工作。一直以来，中支领导在摄影器材购买、档案人员培训等方面给予了大力支持，并对照片档案为中心工作服务所发挥的作用给予了充分的认可。

二是办公室负责人照片档案意识高，不定期对照片档案工作进行提醒、督促和检查，并提出一些好的建议，有力推动了昆明中支照片档案工作的开展。

（二）建立档案人才队伍

一是建立档案联系人制度，充分发挥档案联系人的枢纽作用。2014年，昆明中支要求各处室确定一名档案联系人，明确档案联系人具有协助办公室做好档案工作的职责，并在日常工作中对档案联系人加强宣传，从而切实提高处室的照片档案意识，尤其是在拍摄、移交照片方面的主动意识。

二是建立摄影人才队伍，不断提高拍摄者的摄影水平。2010年，昆明中支组织成立了摄影兴趣小组，并通过不定期组织小组摄影活动、邀请摄影专家授课等形式，不断提高小组成员的摄影水平。

（三）加强照片档案重要环节管理

1.照片搜集环节。一是安排专人在重大活动中承担拍摄工作，保证重要照片资料无缺失。二是在主办处室主动移交的基础上，由办公室档案工作人员根据行领导重要活动、各处室工作动态等信息，督促处室及时移交照片，尽量做到照片资料无遗漏。

2.整理归档环节。一是认真筛选照片。筛选时综合考虑拍摄角度、远近、背景（自我说明性）、清晰度等因素。筛选出来的照片数量一般控制在5张以内，重要事件照片数量可适当增加。筛选完成后，不立即删除原始照片，而是尽可能保存，并在文件夹名称中注明时间、主题等基本信息，以防后期有利用需求。

二是合理设计照片档案目录。为方便后期的查询利用，昆明中支照片档案电子目录采取EXCEL形式，主要包括编号、移交时间、移交处室、移交人、文字说明、主要人物、拍摄日期、拍摄地点、摄影者、备注等要素，每一项要素都单独分列登记。为方便后期的数据统计，目录中的编号按照“事件顺序号-照片顺序号”的格式进行登记，例如：第183项事件共筛选出2张照片，其编号依次为“0183-01”、“0183-02”。为完整记录人物信息，目录中的主要人物是按照“姓名（时任职务，位置信息）”的格式进行登记，例如：“XXX（昆明中支副行长，左二）”表达的是“照片左边的第二个人是昆明中支的XXX副行长”。

三是按照“搜集一件整理一件”的原则及时做好照片整理和目录登记工作。遇特殊情况无法及时整理时，则先记录好照片的时间、地点、主题等基本信息。进行整理时，筛选出来的照片以对应的编号命名，且每项事件的第一张照片按照“编号+文字说明”的格式进行命名，以方便浏览电子照片时可直接获知主题信息。进行目录登记时，编号、文字说明、主要人物、拍摄日期、拍摄地点等基本要素内容务必准确完整。此外，进行EXCEL操作时，应避免使用“合并单元格”操作，以防为后期的查询利用带来不便。

3.照片备份环节。目前，昆明中支暂无照片档案系统，归档的电子照片和电子目录统一保存在档案管理人员工作电脑中。为做好电子照片备份工作，昆明中支对电脑中照片档案和目录以光盘形式进行备份，并在光盘上注明所备份照片的起止编号。此外，为应对光盘使用寿命较短的缺陷，昆明中支计划以硬盘形式进行二次备份。

4.档案利用环节。进行照片档案查询时，可充分利用EXCEL表格的“查询”“筛选”“排序”等功能。对于敏感类、与中支（及以上）领导有关的照片利用，要严格履行档案利用手续。试探性地开展了数码照片档案管理工作。目前，我行在业务网站“图片新闻”中，挂放着行领导主要工作动态和各职能部门重要工作情况的数码照片，供大家动态阅览。但这只是数码照片，还没有成为数码照片档案，为了留存历史资料，档案员及时将“图片新闻”中的数码照片拆离保存，同时，为每张数码照片编写简要文字说明，拍摄时间及拍摄人，给每张数码照片编制了档号，即：类目号+年度+件号，将《数码照片档案目录》录入了电子档案系统。目前已整理出2006年至2012年数码照片档案共5128余幅，一方面平时就完成了收集整理数码照片档案，另一方面方便了全行工作人员的查询、利用数码照片档案。

二、档案管理的主要成效

（一）增强了照片档案收集意识

全省各级行开始将照片档案纳入本行综合档案，实行集中统一管理。目前全辖共拥有照片档案近4万张（其中数码照片近3万张）。时间从1999年～2011年，其中近3年的照片占80%。

（二）规范了照片档案整理

传统照片档案的整理，大多都采用“年度—问题（事由）”分类法，于次年统一归档，档案由底片、照片和文字说明三部分组成，按接收先后顺序编制案卷号，卷内照片按照规定编制档号，按照顺序装入照片档案盒。对数码照片，还未作系统整理。

（三）加强了照片档案保管

照片档案一律按照永久期档案进行保存，配备了照片档案專用柜，按年度、案卷号顺序号统一排列存放在专用柜中。

（四）促进了照片档案开发利用

照片档案已被广泛运用在我们的中心工作中：工作研究、编史修志、开展爱国主义教育、编印出版物、对外宣传等，这不仅能从中了解央行的发展历史，还能给人们留下直观形象的历史再现和艺术审美享受，给后人以启迪。对照片档案利用的管理，做到与文书档案统一管理，借阅利用照片档案时，能按档案管理办法要求办理相关借阅手续，确保档案安全完整。

三、加强照片档案管理工作的几点建议

（一）加强宣传、提高意识

使大家树立“档案工作，人人有责”的思想，把自己手中珍贵的档案信息资源提供给档案室，永远保存下来，传承下去，为曾经的过去留下美好的瞬间，从而提高全员，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。

（二）以人为本，强化素质

做好照片档案工作主要取决于两个部门的人员素质，一是负责摄影部门的人员素质，负责摄影的人员在具有较高摄影技术的同时，还要具有较强的责任心，每次在完成拍摄后，及时按照照片档案管理办法有关照片档案归档与整理的要求，进行相应的整理操作：记录拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等信息，主要人物姓名及职务；对照片进行一定程度的挑选，将具有保存价值的照片保留，其他照片删除；编写文字说明，按照照片事由，编写相应的文字说明；刻制光盘，填写移交清单，及时办理移交，移交分为定期或随时两种方式。二是档案管理人员素质，档案管理人员是档案的忠实捍卫者，担负着收集、整理、保管和为人们提供利用的神圣使命，档案工作者对责任的理解更加深入，对档案历史使命认识的更加透彻，档案工作者通过自己的努力让更多的人意识到，一个单位在全力向前奔跑的时候，是“档案”留下了其身后的脚步。因此，“档案”要求其工作人员要达到“政治过硬、素质优良、责任心强”，对收集到的每一份档案资料进行系统整理，以照片档案为例，整理照片档案要进行以下操作：划分类别：将照片按照“年度—问题（事由）”进行分类；编制照片号：对已分好类，排好序的照片，按规定依顺序进行编号；入册：按照分类、排列、编号的顺序将照片逐张插入照片册的芯页中，组成照片册；填写照片的文字说明：在每一组照片之前统一加一条标题，概括說明本组照片的内容，每一张照片根据不同情况写出文字说明，文字说明除六要素外，还要写上照片号；填写备考表，编制册内目录、案卷目录、加盖档案盒卷脊、入库，才算完成对一份照片由资料到档案的转换。因此，只要摄影人员与档案人员都能明确自己肩负的职责，尽心履行自己的职责，再加上双方相互密切配合，我们的照片档案工作会步入新轨道。

（三）整章建制，强化落实

对产生的照片材料从收集、整理到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止流失，杜绝归为己有。对照片档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。并认真落实各项制度，强化规范管理。最大限度的收集照片资料，并将落实《照片档案管理办法》的情况纳入全行年终目标考核，确保有关法规和制度落到实处，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保照片档案归档质量。强化制度的执行力。

（四）创造条件，妥善保管

随着数码照相设备的普及，收集照片更加便捷丰富。当前需要重点做好历史胶片、纸质照片的电子化工作。一是对一些破损或老化的传统照片，可以扫描进电脑，进行修复和处理，以达修复和保护，确保照片档案的完整性和永久性。二是建立照片档案数据库，利用相应的软件对照片进行管理，三是对已经归档的电子照片档案，应刻录成光盘或用大容量移动硬盘进行保存，以防被篡改或损坏，确保照片档案的安全、完整和有效利用。