论档案数字化管理的优势与弊端

2017-03-29陈东

成功 2017年7期

关键词：弊端优势数字化

陈东

渠县光荣院四川达州 635200

论档案数字化管理的优势与弊端

陈东

渠县光荣院四川达州 635200

科学技术的发展，使得我国电子信息化设备也逐渐发展起来。目前，在各个领域以及企业之中，数字化档案都成为必备之物，直接影响我们的生活与工作。而档案数字化管理也需要满足时代的要求，通过高科技电子信息技术，再配合计算机软件技术，就能够实现档案数字化管理。就目前的具体情况来看，档案数字化管理还存在其优势与弊端，所以，本文就档案数字化管理的优势与弊端进行探讨，希望能够对档案数字化管理有一定的促进作用。

档案；数字化；优势；弊端

社会经济的不断发展，科学技术的不断创新，使得各行各业都在面临时代竞争的挑战。档案数字化管理的出现，在整个发展过程中，都体现出数字化管理的优势与弊端，这需要我们逐一的研究与分析。

一、档案数字化管理的优势

（一）不受时间、空间限制

传统档案管理会受到空间和时间限制，导致管理上存在诸多不便之处，而数字化管理模式则打破了空间与时间的约束。传统的档案管理，只有前往特定的场所才可以查看资料，找到特定的管理人员进行档案管理，并且还需要同意之后才可以进行查阅。数字化管理的出现，通过网络平台，就可以进行档案的保管与查阅，同时也可以实现精细化查找。这样不但可以节约时间，还可以缩减管理人员的工作，降低工作难度。数字化管理，能够做好档案袋归类、排序以及分档，可以满足不同载体上的保存，确保保存的方便性，并且每一个想要使用档案的人员，在得到允许之后，就可以直接的进行查阅，能够节约大量的时间，最终提高档案的管理效率，同时还能实时更新资料。完善档案管理系统，进一步简化操作流程，节约人力物力财力，提升工作效率，才能促进档案事业的发展。网络时代下，数字化出现，能够确保档案的完整性，对于档案的来龙去脉也能更加清楚的掌握[1]。

（二）提高查询效率

随着社会经济飞速发展，出现大量档案资源，如果紧紧依靠人工的方式，不但查询费时费力，而且还非常的繁琐。但是数字化档案管理出现之后，查询者只需要在相关的页面上搜索关键词，就可以获取想要的信息，极大程度上提升了查询效率。同时，档案管理人员也可以拥有更多的时间来开展基础性的工作。所以，数字化档案管理的出现，对于查询效率的提升才是对档案管理事业发展的最佳促进途径之一。

（三）增强对于原始纸质档案的保护

在实现纸质档案数字化之后，保存原始档案资料，在工作中需要利用档案的时候，都可以利用数字化的副本来替代原件，这样可以避免档案原件的破损，同时也可以延长原件的保存时间。特别是针对历史久远的珍贵材料，数字化之后，更方便其长久的保存[2]。

二、档案数字化管理的弊端

（一）数字化管理档案利用率不高

虽然数字化档案模式提供了诸多便利，但是在我国整体的利用率依旧偏低。大部分档案管理依旧选择传统的档案室管理模式，对于数字化管理的优势认识度不足，缺少意识，没有看到数字化管理对于人力与物力的节约，也没有看到使用过程中对于档案管理的便利性，更没有看到管理过程中网络的丰富资源。归根究底，还是因为档案管理人员缺少与时俱进的观念，没有学习新知识的动力。对于档案的查询与分类等工作，依旧选择人工的方式进行。人们的观念相对陈旧，并且认为档案只有触手可及的时候，才是最有用、最安全的，却忽视了网络会带来更多的档案资源。这样就会影响数字化管理利用率，制约档案管理工作的持续开展，同时也会阻碍网络之中资源的共享。但是电子计算机在管理中只限制了签字以内的文字录入，这样使得档案管理受到的阻碍更加的严重，需要浪费大量的人力、物力与财力，这样难免会造成双重的消耗与浪费。

（二）受载体的制约性强

电子文件对于软硬件设备存在极强的依赖性，虽然计算机储存的空间较大，但是面对几何级数的电子文件，其本身也是无穷无尽的，再加上计算机软件更新速度较快，很多早期文件，在当前的新软硬件环境下依旧无法读取，就算是同一时期的电子文件，也可能面临文件不兼容的现象，这一部分问题就会影响电子档案的安全性，甚至会影响其永久的管理。

（三）数字档案面临的法律效力问题

档案作为最原始的记忆，其本身具有一定法律效应和凭证作用。但是因为数字档案本身的特殊性，导致其本身的内容极容易被修改，再加上载体与内容之间很容易出现分离，这样就可能面临真实性的“信任危机”。所以，数字档案突显固态，在法律的面前，就无法成为真正合法的证据[3]。