王文慧 马国胜

（西北农林科技大学档案馆杨陵712100）

档案管理软件应用培训的问题与对策研究

王文慧 马国胜

（西北农林科技大学档案馆杨陵712100）

文章对高校版档案管理软件“南大之星”应用知识培训工作所表现出来的问题进行了梳理和分析，研究提出了相应对策：建立培训考核制度，提高培训工作的系统性，增强培训工作的针对性，提供各级各类培训资料等；针对软件使用的高级用户应开展软件功能的拓展培训，提供软件应用问题解决途径等；对高校管理者、高校档案馆以及其它软件开发公司具有启迪和指导意义。

“南大之星”培训问题对策

G271

A

2017-05-03

“南大之星”档案管理软件是南京中坦科技有限公司与南京大学档案馆、南京大学计算机科学与技术系合作，开发出来的电子档案管理产品。“南大之星”档案管理软件，是目前国内较为成熟的档案管理软件，已经成为许多行业应用的电子档案管理软件。其软件版本齐全，能满足不同行业的需求，包括高校版、企业版、机关版等，高校版是应用于高校档案信息化建设与管理比较理想的软件[1]206。

高校版“南大之星”档案管理软件在我国高校的应用较多，如：师范类院校有华东师范大学、华中师范大学、东北师范大学等；理工综合类院校有南京大学、中国人民大学、西安交通大学、华中科技大学、西北农林科技大学等[2]35。对于软件的应用知识，南京中坦科技有限公司已进行了多次培训，但许多高校档案工作者对软件的应用仍显陌生，笔者对其培训工作和软件应用中的问题与对策进行了分析。

一、培训工作中的问题与对策

1.建立培训考核制度。对于培训工作应该建立学习考核制度，使参加培训人员产生学习压力，有压力就会产生动力，有了学习动力，就能够提高培训和学习的效果。在条件允许的情况下，可参考计算机应用能力等级考试制度，建立“南大之星”档案管理软件应用等级考核制度，这样做就能增强每一次培训工作的针对性，也使得各级各类档案馆在选派参加培训学员时不再盲目，有助于形成“南大之星”档案管理软件的学习氛围，切实提高培训效果，并最终大幅提升高校档案管理人员对“南大之星”档案管理软件的应用能力。

2.培训工作系统性不够。对于“南大之星”档案管理软件培训工作，参加培训人员一般匆匆参会，对培训内容和培训对象不甚了解，有一定的盲目性，使得参加培训的学员抱怨未能学到真正有用的知识，而软件公司也未取得既定的培训效果。“南大之星”档案管理软件公司就每次培训工作应该制定相应的培训制度，对培训工作进行系统策划，设计一些有针对性的培训课程，或举办一些专题培训班，增强培训工作的系统性。

现阶段高校改革力度加大，高校内部人事变动较多，也加大了高校档案管理人员的流动性。人员的流动使得高校有些档案管理人员初次接触档案工作，对于“南大之星”档案管理软件很陌生，对于软件的功能和使用都不熟悉，就急需专门培训，对于此类人员应该进行基础知识和基本操作能力的初级班培训；而对于基本熟悉“南大之星”档案管理软件的档案管理人员应该举办中高级培训班，为他们讲授一些“南大之星”档案管理软件高级拓展功能和高级应用技能。

3.培训人员针对性不强。软件公司在系统化和专题化培训制度下，使每次培训工作都有很强的针对对象，这样高校档案馆在接到培训通知时，在参加培训会与否和选派培训人员时就有了很强的主动性，不再盲目，提高了档案馆的决策水平，并使得档案馆有限的经费花在了刀刃上，提高了经费的使用效率。有针对性地开展培训工作，更能提高培训和学习效果。通过举办高级培训班，软件公司也可以及时了解到用户的使用感受和遇到的问题，帮助软件设计人员及时改进软件的性能，使得“南大之星”档案管理软件做得更好，更实用和更适用。

4.兼职档案员的培训工作。档案管理工作量大、面广，归档门类多是高校档案工作的突出特点，为了及时、准确、完整归档，高校档案工作中形成了兼职档案员队伍。高校中各归档部门配备了兼职档案员，以协助高校档案馆的工作，“南大之星”档案管理软件的操作使用也是兼职档案员必须熟悉的一项重要技能。但随着高校改革工作的推进，高校人事变动较大，高校各归档部门的人事变动尤其巨大，兼职档案员的队伍极不稳定，兼职档案员经常处于变动状态，使得新上岗的兼职档案员对于“南大之星”档案管理软件的应用是一片空白，或者知之不多，严重影响了高校的档案工作。因此，软件公司应将高校兼职档案员的软件应用培训纳入工作范畴，高校也应重视对兼职档案员的档案管理软件应用能力的培训和学习，并形成相应的培训机制和制度。

二、软件应用中的问题与对策

1.软件功能的拓展和培训。随着高校校园办公自动化的普及，办公自动化平台上形成的各类电子文件的归档问题也成为当务之急。“南大之星”档案管理软件系统提供了与各种办公自动化系统链接的标准接口规范，可实现与各种办公自动化系统的无缝链接[3]28。软件公司应该组织人力对此进行推广性培训，使得软件的设计功能得以充分发挥，使得广大高校档案工作者能够熟练应用。随着办公自动化的深入推进，高校在OA平台上形成的文件会逐年增多，“南大之星”档案管理软件此项功能就会显得愈来愈重要，为适应现代化办公需要，软件公司应与时俱进地将“南大之星”此项功能进行改进和完善，并加以宣传和推广，以适应现代化办公的需要，这样既能减轻高校档案管理人员的工作负担，又能提高高校档案管理的工作水平和工作效率。

2.软件应用问题的解决方案。高校档案馆在使用“南大之星”档案管理软件的过程中，总有这样那样的问题表现出来，但苦于无法解决，只有自己摸索解决，但档案管理人员的计算机专业知识有限，有些问题就无法解决，只能搁置。或者电话询问兄弟院校档案同行解决方案，但也不一定能够解决问题，这严重影响了高校的档案工作。软件公司应该开辟出问题解决途径，如采用电话形式、网络QQ通讯形式、电子邮件形式等，软件公司应该组织技术人员组成软件应用帮助机构形成远程解决方案。对于个别问题不一定逐一解决，可以将常见问题以问答帮助形式镶嵌在软件公司网页上，对于不太常见的问题，可将问题集中起来统一解决，统一答复。软件应用帮助机构的建立，不但可以帮助用户解决实际问题，也能使软件开发人员及时了解用户的使用感受和实际应用中的具体问题，帮助软件公司进一步改进和完善“南大之星”档案管理软件的性能，直至软件的性能至臻完善，软件的应用市场也将会得到拓展。

三、高校对软件应用培训工作的重视

高校档案馆应争取高校领导层重视档案管理软件应用知识培训工作[4]39。高校领导层对于档案工作的重视取决于两方面因素：一是取决于高校的领导尤其是主管档案工作的领导对于档案工作的认识程度；二是取决于高校档案工作的业绩表现。高校档案馆要做出成绩并引起领导的重视，就要从档案管理的现代化入手，提高档案管理和利用的现代化水平，使学校广大师生切实感受到档案利用的便利性和管理的先进性，这就要引入现代化档案管理软件的应用。软件的应用不但要使档案馆专职档案管理人员熟练使用，而且要使高校各部门的兼职档案员也都熟悉操作，这就需要形成软件的培训学习制度，尤其是建立对兼职档案员的培训机制。只有高校高度重视了档案工作，也才能形成软件的培训学习制度和机制，才能形成合力做好“南大之星”档案管理软件的应用培训工作。

对于档案管理软件的培训学习，不但要使软件公司认识到培训工作的必要性，更要使高校各级领导层和档案馆领导层认识到工作的重要性，由此形成合力，共同推动“南大之星”档案管理软件在高校的顺利、熟练、流畅应用，从而保障高校档案工作朝着现代化方向健康发展。软件应用在培训工作和使用中表现出来的问题和分析提出的对策，对其它档案管理软件开发公司和其它类型的软件公司具有一定的启迪意义和指导价值。

[1] 杨伟龙.“南大之星”软件运用于档案管理的问题及对策[J].韶关学院学报（社会科学）,2011,32（7）.

[2] 唐江玲.两种典型的高校档案管理软件比较研究[J].办公自动化,2014（7）.

[3] 梁建梅.网络版档案管理软件运行安全策略探析业界[J].档案时空，2014（2）.

[4] 邓秀琼,刘文英.基于知识服务导向的档案管理软件利用功能研究[J].兰台世界,2014（32）.

西北农林科技大学基本科研业务费—人文社科项目（2014RWYB28）。

王文慧，硕士，西北农林科技大学档案馆工程师，研究方向为档案管理；通讯作者马国胜，硕士，西北农林科技大学档案馆馆员，研究方向为档案利用。