刘冰

【摘要】电子科学技术的不断发展，使得档案管理面临着一些挑战与变化，档案管理工作为了适应时代的发展，必须得到一定的改变与完善。国家有关部门已经加强对档案的管理工作。本文通过分析基层工作中档案管理的缺陷并提出了相应的应对措施。

【关键词】档案管理 基层工作 现状 对策

基层档案工作真实的记录了社会各个行业的变化与发展，是社会发展积累下来的财富，具有一定的历史与参考价值。

一、基层工作中档案管理具有的缺陷

（一）档案管理制度不具备力度性与规范性

对于基层工作中的档案管理工作来说，存在许多管理制度的不规范。第一，不规范的档案收集程序，使得档案工作人员在收集相关档案资料时，缺乏规范化和完善性。其制度没有落实到相关工作，使得档案管理人员在收集资料时，其收集到的档案资料缺乏全面性与有效性。第二，不规范的档案整理程序。档案工作人员在实施立卷工作时，没有严格参照相关卷宗内的文件目录，使得其在对文件排序实行组卷工作时，出现卷内相关文件资料的错失问题，不利于以后文件档案的查询工作。第三，不规范的档案使用管理。管理档案资料的相关人员在管理档案的借阅工作时，没有实施规划化的管理，使得部分借阅出去的档案资料无法及时的归还，档案工作人员没有对档案在被借阅出去之后加以跟踪管理，使得档案文件出现遗失情况。

（二）档案工作设备缺乏时代性与先进性

目前，对于部分的档案管理工作来说，依然采用的是传統管理手段，这严重阻碍了档案管理工作实现科技化与信息化。传统的人工记录工作，不仅加重了工作人员的工作强度，而且对于档案管理人员来说，容易出现人为的错误。此外，有些档案管理人员对于自动化管理系统的具体操作不了解，使得即使使用了先进的自动化管理系统的有关单位来说，也无法将先进设备的优势发挥出来。

（三）缺乏具备档案管理的长远性意识

对于基层工作的档案管理工作，存在有些单位对档案管理不够重视，其档案工作只是为了能够应付有关部门的检查工作，在档案资料被检查之后，就将这些资料弃之不管，没有意识到档案资料对其未来发展的重要性，缺乏长远性意识，使得其档案管理只是个摆设，并没有发挥出应有的价值。

（四）档案管理工作人员综合水平有待提高

档案管理工作需要具备一定的建筑知识、计算机技术以及文员素质，这就要求其工作人员不仅能够具有写作水平和较强的计算机技术，而且要求工作人员能够具备有些专业领域的知识。但是对于许多基层工作中的档案管理来说，其档案管理工作人员并不具备这些综合素质，造成档案管理水平的不足。此外，因为档案管理是一项相对比较枯燥的工作，因此可能存在人员身兼数职的情况。而且因为工作枯燥性的存在，使得有些人员无法长期在此岗位工作，造成这个岗位人员的流失性高，而新来的工作人员因缺乏系统和专业的培训，导致档案管理水平偏低。另外，也可能存在人员长期在此岗位工作多年，不具备先进的管理观念与管理技术，也导致档案管理水平偏低。

二、提升档案管理水平的方法

（一）提高档案管理流程和制度的力度性与规范性

应对基层工作中档案管理存在的档案收集、档案整理以及档案使用等问题，有关单位应该加强档案管理的基础性工作，建立关于档案的收集、整理以及使用等方面的流程规定与制度要求，严格要求档案工作人员在实施档案收集工作时，能够确保收集到的资料具备完善性与有效性。档案工作人员在整理档案资料时，必须按照相关整理目录来实施，确保后期查询工作的便利性。此外，应该对档案的借阅情况进行跟踪管理，确保档案资料归还的及时性。最后，应该建立起档案相关人员的责任管理制度，明确各档案管理工作人员的相应职责，将其在档案资料的收集、整理以及使用等各个工作流程上的责任明确，确保工作人员能够将其工作落实到实处，提高其对档案管理工作的重视度。此外，为了确保管理的力度性，应该将其工作责任制度与相应的奖惩制度相联系，即能够将具体责任落实到实处，又能够起到激励员工工作积极性的作用，确保档案管理制度的有效实施。

（二）改善档案管理设备水平，提高管理工作的时代性与科学性

档案工作其最终的目的就是能提供有效的服务。针对有些单位中存在的档案设备水平偏低而导致的服务水平的低下问题，必须采取有效的措施来避免档案管理问题的存在。相关单位应该使用先进的档案管理系统来对档案的日常工作进行管理，通过使其管理设备办公的自动化来改善其管理水平，让档案工作人员利用先进管理设备，及时的管理档案的收集、整理、利用以及销毁工作等工作。确保资料的有效性、完整性以及正确性，提高档案资料的质量水平。此外，在引进先进的档案管理设备时，应该对档案管理人员实行相关设备操作知识的培训，使其能够熟练的使用相关设备，确保设备的使用效率。

（三）提升档案管理意识水平

对于部分单位的管理领导层来说，没有对档案的管理工作引起足够的重视，使其档案工作流于形式，并没有对相关档案资料管理实行长远性的规划，只是完成了资料的储备工作。为了提升档案资料的利用价值，必须提高档案管理的意识水平。应该建立起档案管理与单位相联系的业务档案体系，将单位的发展变化与档案记录管理相结合，使档案资料能够全面的反应单位的成立、建设以及发展历程。使单位领导层意识到档案资料能够为其发展提供参考资料与数据的利用价值，提升档案的重要性以此来提升领导层的档案管理意识水平。

（四）提升档案管理工作人员的综合水平

针对档案管理工作人员水平偏低的情况，相关单位应该加强对档案管理人员水平的重视。为了避免人员流失性造成的档案管理工作人员水平缺乏的情况，应该对此工作岗位的人员实施一定的激励措施，有效降低岗位人员的流动性。此外，在招聘档案管理人员时，不仅应该重视人才的专业知识水平，而且也应该重视人才与岗位的适合性，在人员入职后，应该及时的对其加以培训，使其清楚的了解工作岗位的职责与工作流程。此外，对于工龄较长的档案管理人员，应该更新其专业知识与管理水平，确保档案工作人员具备先进的管理水平。

三、结束语

要想做好档案管理基层工作，首先应该对其存在的问题加以分析，通过了解管理制度、管理设备、管理意识以及管理水平等各个档案管理中存在的缺陷，发现问题及时解决，确保档案管理能够具备完善与有力的管理制度、先进的管理设备、较高管理意识以及高管理水平等条件，从而实现档案管理工作的有效性与科学性。