叶乐秋

（乐清市柳市中学）

校庆活动是学校一项涉及面广和重要的大型综合性活动，校庆活动具有重要的纪念意义。因此，充分认识校庆档案的特点，明确校庆档案的收集范围，研究校庆档案的管理工作，对于做好开展周年庆典活动具有重要的借鉴意义。

一、校庆档案的特点

校庆档案是指在校庆活动中直接形成的，能够作为历史记录保存起来以备日后查考的文字、图像、声像、实物及其他各种形式和载体的材料，是校庆活动的真实记录，其产生贯穿于校庆全过程。它的价值及其在校园文化建设中的重要作用越来越受到人们的关注。校庆档案是件随着校庆活动的开展逐步形成的，由于校庆档案是在校庆活动中形成的一项专题档案，所以，它除了具有一般档案的原始记录性、凭证依据性等特点外，还有其自身的特点和规律。主要包括：

（一）形成领域广泛

校庆活动的目的在于总结建校以来各项工作的经验教训，加强与社会各界和校友的联系，深化教育改革，提高学校的知名度，促进学校的建设和发展。围绕这项活动，学校在不同领域里开展了大量的工作。围绕“校友、校史、校园”三条主线，推进校庆各项准备工作，即联系好校友、整理好校史、建设好校园为目标，做好校庆的准备工作。

（二）形成周期较长

举办校庆活动，一般在一年就着手筹备。建校时间长的学校，筹备的时间更长，特别像编写《校史》《大事记》和联系校友、筹备资金等活动更要早作准备。校庆活动中的档案材料，有些要在校庆活动结束后进行收集和整理。因此，材料形成的周期较长。

（三）档案形式的多样性

校庆活动形式的多样性必然形成档案材料的多样性。从档案的载体来说，有纸质的和实物的，纸质档案是以纸张作为载体，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。主要包括校庆筹备过程中关于开展校庆活动的决定、通知、庆典策划方案、校庆活动公告、校庆筹委会名单、召集人名单、庆典会议议程安排、校庆启动秩序册、捐赠的礼金清单、礼品清单、庆典节目单、论坛、报告等，实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的有形物品。主要包括上级领导和知名校友的题词、校庆时拍摄的各种活动照片、光盘、校庆纪念册、纪念章、校庆标识、校庆证件，校友单位赠送的赠品、校庆签到册、校庆宣传海报、画册等。

二、校庆档案的收集

凡是在校庆工作中产生的，有保存利用价值的各种形式的文字、图表、实物、声像等材料都应当收集保存。校庆档案的收集是档案工作的基础，也是档案工作的起点和关键。应明确以“本着对学校历史和未来负责的精神，坚持真实性、完整性、规范性的原则”进行收集。校庆档案的收集工作应积极争取领导的重视，做好宣传工作。它的移交具有即时性的特点，所以，在校庆各阶段过程中要及时搜索、及时移交，以过程体现结果，防止细微处的遗漏。从校庆的时段角度来看，校庆工作可分为三个阶段：校庆筹备阶段、校庆庆典阶段、校庆结束阶段，所以，校庆档案的收集工作可以从这三个阶段进行收集。

（一）校庆筹备阶段的档案收集

校庆筹备阶段工作是非常重要的，筹备阶段的工作做得好，这样档案收集的工作也会水到渠成。在筹备阶段，要成立校庆统筹指挥组，下辖5个小组，分别为活动策划组、校庆文宣组、礼仪接待组、信息联络组、后勤保障组。这样，校庆档案材料的收集工作就有了目标和方向。在这一阶段档案收集的材料包括关于开展校庆活动的请示、批复、筹备委员会名单、筹备委员会成员会议议程安排、校庆策划方案、校庆活动公告、邀请函，重要领导、来宾和重要校友的名单等。

（二）校庆庆典阶段的档案收集

校庆庆典阶段，虽然时间较短，但是，档案材料的形成较于分散，所以，这一阶段要好好跟踪各个小组和活动现场，及时收集现场材料。在这一阶段档案收集的材料包括校庆活动指南、校庆签到册、嘉宾名册、校友录、领导讲话稿、主持词、各新闻媒体对我校庆典活动的宣传报道材料、宣传片、宣传展览设计材料及电子版本、校友活动论坛等。

（三）校庆结束阶段的档案收集

校庆结束阶段，要进行全面、仔细地清查、核对、搜索，是否有遗漏之处，保证校庆活动档案材料的完整性。这一阶段要收集的材料有校庆纪念册、纪念品、纪念章、嘉宾证、校友证、校友会、基金会的捐赠清单、校友捐赠的书画作品、礼物、活动的照片、录音、录像等。

三、校庆档案的管理

（一）前端控制是建好校庆活动档案材料的前提条件

所谓前端控制，就是在活动举办之前，提前布置档案工作，通过业务培训，实现专人负责、跟踪收集、专业管理的目标。 校庆活动是一项牵涉面较大的综合性活动。它的活动档案材料广泛、分散、灵活、随意的形成特点，决定了必须随时做好活动材料的积累和收集工作。因此，提前计划安排，做好前端控制，是最终实现校庆活动档案齐全、完整、合格归档的前提条件。

明确校庆档案的收集范围，提出校庆收集的方法，立章建制，规范管理。同时，要发布《关于做好校庆文件材料归档的通知》，对校庆档案的归档范围、归档方法作明确规定，要求筹委会重视校庆档案的收集，确定一名兼职档案员，负责全程收集、监督、整理有关资料，并在活动结束后，向档案室移交有关文件材料。

（二）以点带面是做好校庆活动档案的重要手段

校庆活动一般周期较长，涉及部门众多，所以，如何从头绪繁杂的活动中厘清线索是做好校庆活动档案建档工作的首要任务。我们确定抓两头，促中间的工作方法。一头是校庆统筹指挥部，依托本部门对全校相关活动的掌控，以点带面，组织全校校庆档案的立卷归档工作。一头是校庆活动各个专门小组，负责本小组的材料收集管理工作。

（三）监督检查指导是做好校庆建档工作的关键

档案部门全程参与重大活动，掌控重大活动文件材料形成、积累、整理、归档，是做好重大活动建档工作的首选方式。但对于校庆这个广泛性特点突出的重大活动，档案部门无力事必躬亲，就只能是全程监控了。所谓全程监控，即切入重大活动各节点，籍监督检查与业务指导的手段，实现全程掌控，从而完成建档工作。

以校庆档案的建设为例，在校庆活动伊始，我们提前布置，明确归档范围和归档责任;在活动中间，我们重点布控，培训指导；在活动结束后不久，我们要对收集的档案材料进行核对，是否齐全，收集的内容是否正确。因此，加强监督检查与业务指导是档案部门做好重大活动档案建档工作的关键所在。

（四）规范整理 方便利用是档案部门的重要职责

在校庆活动结束后，我们要依据校庆活动材料的归档范围，及时把各个校庆小组收集的档案资料进行移交，对所移交的档案材料进行认真、仔细地分类整理，最后统一归档，使校庆活动的档案得到有效的收集和管理。

校庆活动产生的档案材料的载体较多，如文书、照片、声像、视频、会计、实物类等，我们要对各种载体分门别类地归入相应的档案门类。凡是与归档纸质文件相应的电子文件都要归档，纸质、电子文件进行双备份。以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括各式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。然而，编制档号的位置因校庆档案的质地不同而不同。纸质档案在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关的内容；其他质地的档号标注的位置有两种可供参考的方法，一种是自制标签牌，比如锦旗、证章、大型礼品；另一种是标注的方法，用油性黑色笔将档号直接书写在不影响展览美观处，比如陶制品、雕刻、字画等校庆实物档案。所以，规范的整理才能得到有序的利用。

综上所述，校庆档案的形成有它的特殊性和形成的规律性，它完整地记录了学校过去的发展历史和现在的实践过程，做好校庆档案的收集和管理工作，对传承我们学校的历史和今后的发展建设有着重要的作用和意义。

［1］ 龚燕.对高校校庆档案整理的思考［J］.兰台世界，2010（3）：13.

［2］ 楼蔚文，刘培平.山东大学110周年校庆档案收集、管理的体会和思考［J］.山东档案，2013（4）：57.

［3］ 刘明清.学校校庆档案的收集与整理［J］.山东档案，2011（3）：38.