新形势下高校机要工作的特点分析

2017-01-30梁娉婷

山西青年 2017年15期

关键词：领导工作

梁娉婷

黄山学院办公室，安徽黄山 245041

新形势下高校机要工作的特点分析

梁娉婷*

黄山学院办公室，安徽黄山 245041

高校机要工作是传达党和国家路线、方针、政策和上级组织决定、指示、通知等重要渠道，是高校党政办公室工作的重要组成部分。机要工作看似琐碎单调，其实在高等教育改革不断深化和信息技术飞速发展的今天，机要秘书必须承担更多的职责和更大的责任。本文主要介绍了高校机要工作的特点及新形势下加强机要工作的对策。

高校；机要；特点

机要工作顾名思义就是做好涉密文件和普通文件的管理工作，主要包括文件的登记、流转、分发、查询、保管、清退、销毁、归档工作。机要文件处理的每一步骤都有严格规定，每一份文件都要经过若干环节才能办结。文件的传阅工作不仅需要细致更需要技巧性，看似简单的工作中，不光检验着机要秘书的保密素质，更是直接影响到单位工作的效率和质量。

一、机要工作特点

(一)重要性

1.机要工作管理的是国家秘密

机要文件是指标有密级的文件、表格、刊物、声像资料等含有国家重要秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的各种载体。机要文件内容在一定时间内限定知悉范围，任何人都不得随意扩大知悉范围。其管理工作具有很强的政治性、严肃性。

2.机要工作涉及是文件传阅和各项政策法规的贯彻实施

机要文件是高校传达贯彻党和国家的方针政策的重要依据，是部署学校工作、发布规章制度的指向针，是依法进行教学、科研和其他公务活动的重要工具，其管理工作是一项严肃而细致的工作，工作中不允许出现差错[1]。机要工作是文件传输的中转站，各种政策指令传达的主要渠道，文件是否能及时传阅直接关系到各项规章制度能否及时落实。

3.机要工作是下情上传的重要渠道

许多来访群众都是将信件直接交给办公室处理，由接收人转交机要秘书，机要秘书将信件收文办理后交校办主任批办后直接呈阅给校领导，快捷迅速。避免了信件被截留，有利于领导及时了解真实的群众需求，有针对性地解决群众困难。

(二)责任重大性

《中华人民共和国保守国家秘密法》规定机关、单位如发生重大泄密案件的，直接追究负责的主管人员和其他直接责任人员的责任。高校能收到上级单位下发的密级较高的文件，一份秘密文件丢失，机要秘书就要受到处分甚至开除处理，影响到个人的政治前途。所以说机要工作是平时默默无闻，出事惊天动地。为了保障机要工作的严肃性，落实责任，高校往往也只配备一位机要秘书，一般还都要身兼多职，除文件的收发管理外，还有印章管理、统计报表填报等，工作任务重，责任重大。

(三)规范性

机要工作看似简单、容易上手。但实际上机要工作有非常规范化的程序，公文签收、登记、传阅、销毁每一步都有严格的要求。例如登记文件除登记文号标题等一般要素外，还需填写文件主要内容、反馈时限要求；必须用单位专车取送文件；销毁必须两个人等等。如果工作中处理不当，就很容易出问题，而且很可能是大问题。

(四)原则性

机要工作是一项细致性的工作，必须严格遵守公文处理的规范制度。公文收发过程中每一环节都应执行签字登记制度，不搞 "信用"交接。领导和各部门阅办的文件，直接与机要人员联系，不互相传递，秘密文件不在外过夜等。机要秘书必须按原则办事，不能因人而异，不能因为领导需要就打破工作纪律。

(五)灵活性

在文件送阅顺序上，一般遵循的是先送主要领导批阅，再送分管领导、承办部门处理，要做到按程序传阅，同时又决不能死搬硬套，僵硬化的工作流程会影响到文件的快速传阅。机要秘书在呈传文件时，要根据文件内容、急缓程度等情况进行传阅，要做到灵活处理，注重技巧，讲究方法[2]。

(六)及时性

《国家行政机关公文处理办法》规定紧急公文按紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文的时效性就是要求受文单位要在规定的时间内将文件办结，在文件传阅办理过程中必须要有高度的时间观念，要随到随办，不积压、不拖拉、不误事。能否及时处理公文体现的正是机要秘书的办事效率。

二、新形势下加强机要工作的对策

(一)文件传阅突出“及时”

1.取件收文要及时

机要工作需要24小时待岗，特别是遇到周末假期需要取件时，机要秘书要权衡时限要求，急件急取，如无时限要求可到工作日再去取。

2.存放登记要及时

领取密件后，及时存放到保密柜中，及时登记保证文件排列的时间顺序，不要出现空号、重号。

3.分发办理要及时

应尽可能了解领导是否在校办公，有时间阅读的要及时送阅。遇文件较多时，将文件分类，让每个在校的领导都能及时阅文，这样既不耽误领导的阅文时间，也缩短了文件传阅周期。急件要立即呈阅，呈阅时向领导简要汇报文件主要内容及所要办理的事情，便于领导快速阅文批办意见。如遇到领导不能及时阅文时，可以将急件先复印给承办部门或通知承办部门来机要室阅文，提前办理，以不耽误工作为准。

4.归类要及时

已办理结束的文件要及时封存到文件盒，不与正在运转的文件混放。如果归类不及时就有可能会影响到这些文件的齐全完整并加大平时管理的难度。

5.立卷归档要及时

当年来文，待年底文件结束后，即可抓紧时间登记分类，移交档案室存档。避免文件堆积，与次年的文件混放。

(二)稳定专职机要员队伍

机要工作的责任重大性导致机要秘书都不愿长久的从事机要工作，由此造成专职机要秘书队伍不稳，工作积极性不高。机要工作需要的必须是责任心强、保密意识强的工作人员，而一个人的责任意识、保密意识又只有在长时间的工作中才能培养锻炼出来，因此稳定专职机要秘书队伍尤为重要。要对长期从事机要保密工作的同志和工作优异的同志予以表彰，也要教育引导机要秘书克服畏难厌烦情绪，提高认识，加强学习。有条件的单位建立A、B岗，形成帮带替补关系。