浅析“三统一”模式在电厂基建项目档案管理中的应用

2016-11-26陕西商洛发电有限公司方蕾

办公室业务 2016年24期

文/陕西商洛发电有限公司方蕾

文/陕西商洛发电有限公司方蕾

本文结合当前电厂基建项目档案管理实际，深入探究“三统一”管理模式内涵，并使二者有机结合，为电厂基建项目档案管理提供了全面覆盖管理过程的管理模式。从统一组织领导、统一工作标准、统一检查验收三个方面重点介绍了“三统一”模式在电厂基建项目档案管理中的应用。

“三统一”模式；项目档案管理；应用

电厂基建项目档案管理是电厂基建项目管理中重要的工作环节，对电厂基建项目的运营影响重大。在进行具体的电厂基建项目档案管理工作时，为了确保档案整理规范、高效，相关建设单位必须加强自身的档案管理意识，承担起档案管理职责，做好项目文件收集，使项目档案管理工作适应电厂基建项目建设工程的进程。

一、电厂基建项目档案管理概述

电厂基建项目档案是一种文件材料，其内容是在建设工程项目立项、设计、施工、调试、竣工、验收整个过程中形成的，能帮助电厂进行质量鉴定及合同结算工作，并能够作为一种基础凭证为工程投产后的安全运营、维护、改造提供依据。电厂基建项目档案一般具有较大的时间跨度，具有较为繁杂的内容，因此容易在管理中出现问题。电厂基建项目档案管理即指对电厂基建档案的管理，基建项目档案管理涉及较多的参建单位，要想让档案管理发挥应有的作用，电厂必须重视档案管理工作，认识到档案管理中可能存在的问题，提高档案管理水平，积极实践“三统一”管理模式，促进电厂基建项目档案管理工作的高效稳定运行。

二、“三统一”模式在电厂基建项目档案管理中的应用

（一）以统一组织领导提高对基建项目档案管理工作的认识。由于电厂基建项目档案管理涉及到的参建单位众多，包括勘探、设计、施工、调试、监理等单位，电厂在基建项目档案管理工作中应做好组织协调工作，发挥自身的主体意识，提高对基建项目档案管理工作的认识，深入贯彻落实“三统一”管理模式。首先，电厂要充分了解自身职责，并积极落实责任。电厂可自行组建“项目工程档案管理工作小组”，小组成员由厂长、各参建单位项目负责人构成，采取集中统一领导的方式，进行分级管理，明确分工。此外，档案管理小组还应该加强对档案管理工作的研究和部署，力争将档案管理领导责任制落实到位，实现档案管理工作和项目建设工作的协调并进。其次，在提高对档案管理工作重要性认识的基础上，相关人员要针对档案管理工作建立一套完善的体系，强化档案管理工作队伍。建立的体系应以电厂档案室为重点单位，建立起项目文件责任保证体系，体系中要纳入电厂各部门负责人、各参建单位项目经理、技术专工、技术员、专职档案员等重要个人，使其明确自身职责，积极履行义务，不断推进档案管理工作的有序进行。最后，为了更好地提高工作人员对电厂基建项目档案管理工作重要性的认识，电厂要重视对工作人员尤其是档案管理员的业务培训，加强档案知识宣传，以不断提高电厂基建项目档案管理人员的业务能力和水平。与此同时，电厂可建立多渠道的晋升机制，以提高档案管理工作人员的积极性。

（二）以统一工作标准强化档案管理制度的执行力度。为了获得良好的工作效果，电厂必须进行工作标准的制定，这套工作标准要为精确的档案管理工作服务。一是工作标准中要强调基建项目档案管理与工程建设的同步性，为基建项目档案通过基建档案专项验收提供保障，并进一步促进工程创优。二是制定出符合电厂基建项目工程建设实际的档案管理工作的统一标准，这就需要电厂充分了解《档案法》《电力工程竣工图文件编制规定》《火电建设项目文件收集及档案整理规范》等国家法律法规，认清自身工程现状，使制定出的工作标准适用于自身发展，促进档案管理工作的科学化、标准化、程序化、法治化进程。三是要辅之以严格的档案管理制度的执行标准，确保各参建单位严格执行档案管理制度和工作标准。此外，电厂可对档案管理工作进行定期或不定期的检查，确保各管理制度落实到位。

（三）以统一检查验收加强档案工作的过程管理。加强监督是确保电厂基建项目档案管理工作有序进行及电厂基建项目档案资料完整、真实、可用的重要保障措施。因此，相关人员要发挥自身职责，加强检查、指导和监督，强化电厂基建项目档案管理的过程管理。在进行统一的检查验收工作时，要有严格的合同条款的支撑，确保及时对档案进行归档。特别是一些归档意识差、存在拖拉移交档案现象的参建单位，要在合同中明确相关条款，包括移交文件的明细清单、文件资料份数、移交时间等，为了竣工阶段工作的顺利进行，要预留一定的保证金，待基建项目档案按规定全部移交并验收合格后使用。相关监督人员要积极履行自身职责，做好对项目档案工作的检查、指导和监督，要规定相关参建单位及时地进行整理立卷，阶段性地进行档案的整理，避免将大量文件积累到竣工期。归档工作在立卷后进行，并严格遵守档案管理的标准和要求，限期整改立卷规定过程中出现的问题，确保档案管理工作质量。