孙亚男

中国医学科学院北京协和医学院药物研究所

OA系统在科研院所办公中的应用

孙亚男

中国医学科学院北京协和医学院药物研究所

孙亚男，女，硕士研究生，中国医学科学院药物研究所，主要研究方向为卫生管理。

随着计算机信息化的发展，办公自动化逐渐成为趋势。本文详述药物所OA系统的前期设计及在办公室管理中的应用，主要在 “用印管理”、“公文管理”及“归档管理”三个方面。利用OA系统实现无纸化网上办公，提高工作效率，规范办公流程，节约办公成本，实现信息共享。

随着计算机和网络技术的快速发展，办公室信息化及自动化的步伐也日益加快。科研院所作为知识开发和技术创新的重要基地，集教学、科研、产业化于一身，其办公室的工作内容纷繁复杂、工作量不断增大，在日常工作中要努力加强电子政务建设。利用现代计算机信息技术手段，将办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中，使信息的传递、获取、处理等更为及时和便捷，提高工作效率，进一步提升办公室的工作水平。

OA办公系统（office automation，以下简称“OA系统”），是充分运用计算机技术和互联网优势，利用电脑、手机等终端进行网络操作，实现系统多人异地共同完成一件工作，从而实现无纸化、移动办公目的的信息管理系统。作为信息化建设的重点项目之一，OA系统被各级政府、高校、企业所采用。利用OA系统可以提高工作效率、规范办公流程、节约办公成本、实现信息共享。本文以药物所为例，阐述OA系统在科研院所办公室管理中的设计与应用。药物所建立了OA办公系统，包含用印管理、公文管理、归档管理、科研管理和信息管理等，科研人员可以在网上提交相关申请，管理人员网上审批移动办公，方便快捷，改变了过去复杂和低效的办公方式，节省了科研人员的宝贵时间。

OA系统的模块设计

OA系统的核心功能是公文流转和信息处理。工作流程制定的科学合理是公文、信息顺利流转的重要保障。工作流程的制定要考虑到几个环节：①系统整体设计能实现后台一体化管理，②系统的规范性，遵循统一的国家规范公文格式，③办公电子化后需要调整的办公环节，每一环节可操作的岗位限制，④人性化设计，⑤数据的安全性等。

按照药物所管理内容分类进行设计，充分考虑药物所目前和未来开发和利用的信息资源，重视资源整合；考虑不同管理部门之间的协同办公；考虑科研人员的需要，以在规定的要求下简化程序，减少操作步骤，界面清晰易懂为原则。

结合药物所的实际需要，在充分考虑管理部门工作人员和科研人员的不同需求后，设计了药物所OA系统，包括七个模块，分别为：工作流程、信息管理、科研管理、公文管理、归档管理、个人办公、内部邮件和论坛。具体详见图1所示。

OA系统在科研院所办公室管理中的应用

办公室是科研院所行政工作的运转中心，承担着上传下达，沟通左右的枢纽作用。针对繁多的工作任务，OA系统的使用，简化和优化了工作流程，改进了工作方法，提升了办公质量。药物所办公室OA系统的工作模块有：所办用印工作流程、公文管理和归档管理。以下就上述三个工作模块的应用进行分析。

图1　药物研究所的OA系统结构简图

所办用印的工作流程

科研人员申请：科研人员进入系统后，点击所办用印流程，自动弹出用印审批单，审批单的内容包括申请人、申请人部门、用印材料及数量、申请日期、印章种类。为了方便科研人员，系统自动显示申请人的姓名和部门，科研人员只需填写用印材料和数量，以及印章种类，上传用印材料的电子版。下一步默认管理人员审批。

管理人员审批：考虑到主任工作的繁忙，因此用印审批表首先发至普通的管理人员进行初审，符合规定的审批单会传送至主任进行复审；涉及到其他的管理部门的，需要其他管理部门共同会签，例如购置仪器，仪器合同需要加盖公章，需要经费管理部门、法务部门及设备管理部门会签通过；对于一些重大事项的盖章，需要请示主管领导。审核同意之后就可以到所办用印。

所办用印：所办的工作人员登陆OA系统，查阅电子转单是否完整，审核的内容与待盖章的文件是否一致，仔细阅读管理部门的相关审核批注后，可以给相关材料盖章用印。

图2　OA系统中办公室用印流程示意图

图3　OA系统中发文流程示意图

图4　OA系统中收文流程示意图

公文管理

公文管理，是OA系统的主要功能之一，被较多使用。早期的公文，使用纸质文件，手写拟稿，送文、取文、审核文件等均须相关人员签字确认，一层层，一级级，整个流程既复杂又耗时长，办公人员很难动态掌控整个运转过程，特别是遇到管理部门人不在或是领导外出的情况，公文往往会卡在流程的某个环节而运行不下去。应用OA系统上的公文管理，可以网上操作，实现无纸化，移动办公，管理人员可以根据文件的动态传阅流程进行监督、催办管理，节省时间和人力成本。公文管理分为两个部分：收文管理和发文管理。

发文管理

所内的发文管理流程，主要处理所内各职能部门以所名义发布的文件。流程图如图3所示。OA系统设置了多种公文文单模板（上行文、平行文），发文稿纸及正文均可以在电子模板中编辑，方便快捷，规范了公文格式，减少了人为因素等产生的问题。

OA系统预设了发文传递流程。发文文件首先由某职能部门在“发文拟稿”操作环节中起草。该环节设置下一步默认处理的为职能部门的主任，文件传送至部门主任核稿，部门主任如果认为拟稿不通过即可退送至原拟稿人，部门主任也可以在系统中修改，然后发送至主管所领导进行审签，领导审签通过后，即可编号登记，然后到所办用印，分发后归档。

收文管理

所内的收文管理流程，主要处理上级机关（卫计委或是院校）等来文文件。按照《中国共产党机关公文处理条例》（中办发【1996】14号）及《国家行政机关公文处理办法》（国发【2000】23号）的相关规定，对所内收到的各类公文要登记分类，传至办公室主任拟办，相关领导传阅，具体的承办部门承办，办复，归档，流程图如图4所示。采用OA系统，所内的多个行政部门可以同时处理同一文件；如果事情紧急，根据流程追踪获知公文流转、批示情况，也可发催办指令，从而提高办事效率。

档案管理

OA系统的建立，为档案管理提供了科学化的管理平台。应用扫描仪器进行文书档案的扫描和识别，把文件以数字化形式统一规范的录入计算机设备中，再加以分类，编目、排序、保存、检索等。利用OA系统进行档案管理工作，改变了传统档案收集、整理、归类的方式，使档案的管理更加科学规范。

药物所过去采用飞狐系统进行档案管理，所以在OA系统中增加了与飞狐系统的对接。OA系统录入的文件可以转入飞狐系统中保存和查阅，方便有效的解决了两次录入和缺少文件传阅信息的问题。

在OA系统中，电子档案可实现在不同地点和相同时间中供多人查阅和处理，并具备多用户精细检索的功能，方便了信息共享。此外，根据办公对象的不同，给予不同的权限和操作范围，并设置防火墙、异地备份等安全防护措施防止数据泄露和丢失，提升系统的安全性。

结语

设计药物所OA系统是为了提高行政管理效率，有效的解决和处理行政管理中各种事务性问题。OA系统针对药物研究所管理需求提供统一的软件系统和网络支持环境，计划不断推进和完善OA系统的使用，实现药物所大多数日常办公的电子化。应用OA系统一定程度上提高了管理的办公效率，规范了办公处理流程，实现了资源的有效共享，大大减少了人力成本与时间成本的浪费。综上所述，充分的应用OA系统必将有力的推动科研院所办公室管理的科学化发展。