【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）06-0027-02

1.引言

随着《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》、《教育部关于深化职业教育教学改革全面提高人才培养质量的若干意见》等文件出台，国家不断推进职业教育改革，从中高职衔接、专本衔接到本硕通道，把各类型各层次职业教育模式的创新落实到培养多样化人才的教育教学过程、课程教材创新过程、实习实训过程、职业精神和职业技能培养过程中，构建职教“立交桥”，让人人可成才、人人能出彩成为可能。目前各高职院校均探索体制机制改革，职业院校多采用校院二级管理模式，二级学院成为集教、研、管于一体的相对独立的教学部门，在学校章程、规划等的宏观调控下享有相应权利义务，并要求其充分调动本部门教职工的积极性与创造性，建立人尽其才、物尽其用、科学高效的部门日常工作体制。

随着管理重心下移，二级学院的重要性日益凸显，二级学院的管理问题也越来越复杂化、多样化、烦杂化，行政秘书如何协助院长管理好学院、服务好师生，如何确保学院正常运转、不断创新成为亟待解决的问题。

2.行政秘书岗位的重要性

一百个人眼中有一百个《红楼梦》，但行政秘书，在大家眼中却往往是一样的，即要服务于整个二级院系领导、老师、学生，又要处理千头万绪的行政事务、还要随时应对接待和办文，更惨的是缺少培训、缺少重视、没有职业发展前景，是吗？有多少人在思考，据知网检索到的论文来看，往往大家看到的都是这些，提出的都是如何培养乐观豁达心态、提高思想意识、提升综合能力等，却很少看到，行政秘书的重要性、职业性、艺术性、成长性和无限的未来，这才是限制一个学院行政秘书工作的关键，因为，你的思想有多远，你才可能走多远。

首先，我们要看到行政秘书的重要性：行政秘书是二级学院行政工作的主要实施者，既是学院领导的秘书和参谋，更是办公室的协调员和学院工作的督查员，同时还是学院教师和学生的服务员。其工作质量和效率直接关系着学院的各项工作是否有序和能否顺利开展[1]。

3.行政秘书岗位的职业性

其次，我们要看到行政秘书的职业性：职业教育人才培养中，一个核心问题是从专业对应的岗位（群）的专业性要求、需求等出发进行调研，对岗位（群）进行分析，依其岗位任务及过程综合典型工作任务集合和职业规律；而职业院校行政秘书的职业性则突出体现在行政和教育两个方面，要求其掌握行政事务处理能力，并对高等职业教育规律有一定的认识。

（1）行政事务处理能力

行政事务处理能力主要包括几个方面，例如，政治素养：要有坚定的政治立场，坚持共产党的领导，及时掌握国家动向和高校前沿思想，学习和研究有关领导的讲话及文章，要有高度的责任感、奉献精神等；文化知识技能：要与时俱进，学习行政管理、教育心理学、档案学等方面的知识，还要根据学院实际情况，选读部门学院开设专业相关的专业知识，不断开拓视野，提高素质；沟通协调能力：要能够处理好上下级、校内外及部门间等各方关系，以利于学院各项工作的开展；自我调节能力：一个人的强大往往是由内在出发，是心灵力量的强大，对于行政秘书来说，日常工作的繁杂，需要有沉着、冷静、耐心、宽容、豁达等等，因此需要恰当的灵修方式，让你能够控制自己的情感，能冷静、理性地分析问题，正确处理工作中的各种矛盾。

（2）高等职业教育规律掌握

高职教育兼具高等教育和职业教育双重属性，是高等教育的一个类型和职业教育的较高层次[2]。“高职教育”不是“高等教育”中的一个层次，而是“高等教育”发展中的一个类型，具有不可替代的作用。其是面向具有高中阶段文化知识和技能的学历教育，是技术密集型产业的技能教育和择业教育，是提高人民生活质量的终身教育。作为教学管理人员，应理解高职教育内涵和人才培养模式内涵，掌握人才培养改革的关键，把握“职业能力”培养目标、“行动导向”教学法、“学习领域”课程模式等职业教育理念，为学院更好的发展提供助力。

4.行政秘书工作的艺术性

第三，我们要看到行政秘书的艺术性：在每个人的眼中，行政秘书的工作，都是底层的，尤其是在学院资源日益向教学进一步倾斜、以教学为中心、以学生为中心不断加强的现在，如何才能更好的做好一名行政秘书，让工作如鱼得水，让思想积极向上，让心情每天阳光，需要一些方法，一些工作能力以外的方法。

（1）时间管理

时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标，EMBA、MBA等主流商业管理教育均将时间管理能力作为一项对企业管理者的基本要求涵括在内[3]。

行政秘书要能够安排他们自己和其他人迅速适应工作量上的任何重大变革，并重新确定工作的优先次序。以便使各项工作按其重要程度、紧急程度、时间线等合理、快速、及时完工。

（2）语言艺术

在工作中，最多的是沟通协调过程，而语言的艺术则真正外显了你的才能。语言是心理活动的反映，你的情绪和情感体验往往借助语言、表情、动作等展现。在此过程中，语言艺术至关重要。“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。”总结八个字“真诚、换位、得体、委婉”。高校师生均为知识分子，往往比较敏感，你是否真诚往往发于言表，因此，你的言语真诚、保持礼貌、避免客套、不打官腔，会让你成为师生的朋友；宇宙中存在着“吸引力法则”，当你关爱世人，世人也会关爱你，当你处理老师、学生等各种问题时，你要学会 换位思考的方式，站在对方的立场上体验、思考问题、解决问题，并以此为沟通基础；言语得体则要求你既不要把重大的事说得很随便，也不要把琐碎的小事说得冠冕堂皇，对于平凡的普通名词，不应加过多漂亮的修饰语等；言语委婉则要视谈话的对象、目的和情境不同而定，有时要直率，有时则要委婉，若直时不直，委婉时不委婉，同样无效。

（3）学会说不

在大部分人的眼中，或许你应该为所有人做所有事，但是在你的眼中，不应该是这样的，虽然我们应该具有服务意识，但也要在适当的时候说不。你不能因你的前任如何而照做，你应该明确你的职责，对你工作范围内的事情主动承担，而对非职责范围内的事说不。拒绝是门艺术，需要自己慢慢长期的锻炼，如果拒绝，你要掌握好语言的度，不要太过激进，也不要太过委婉，你可以坦白的告诉对方你之所以拒绝的缘由，保持简单回应，你的拒绝要坚决而直接；如果你选择帮助，那么请让对方明白，你是在帮助，下次要他自己完成，因为并不是每个人都时刻保持感恩心态，虽然你不需要对方是否感恩，但你更不能让帮助别人变成了给自己增加了一种常规事务，否则你会发现你永远走不出一个怪圈，不断增加工作职责，最终你只能选择离开。

5.行政秘书职业的成长性

最后，我们要看到行政秘书的成长性：或许很多人看来，职业院校行政秘书通常常规性工作多而杂，自身发展局限大，同时，行政秘书往往缺少组织关怀、培养、培训等。如何让行政秘书从“忙忙碌碌无头绪，兢兢业业无业绩”的状态走出，如何解决未来定位模糊，前途不明，倦怠情绪等。我的思路是让艺术为人生添彩、让行政为科研加分。通过对工作的艺术性处理，对时间管理的加强，对心灵的修炼，可以让我们在及时完成工作的同时，利用好零碎时间，不断提升个人素质，同时，用个人魅力和工作艺术在学院中树立威信，成为不可或缺的一员，提升个人成就感和未来发展之路；在行政能力、效率、效力的不断提高的过程中，不断反思、吸取经验教训，研究教学管理，让行政成为科研的助力，形成行政工作与科研工作的良性促进。二级学院教学管理的自我诊断，需要高素质的管理团队，更需要第一线的管理经验积累，行政秘书在协调、统筹各方工作的同时，做好辅导员队伍、教学队伍、学生团体等各类组织的材料收集工作，为科研工作提供素材，一举两得。

6.总结

总之，作为行政秘书中一员，除了期待、呼吁学院统一管理、纳入管理队伍建设规划、提供良好的职业培训外，更重要的是个人对工作岗位的看法和个人的职业生涯规划，只有充分认识到岗位的重要性，发现其精彩之处，研究其成长之路，拓宽其发展空间，才会有机会。只有不断创新，做出成绩，才会有发展，这也正是职业的魅力。

参考文献：

[1]杨春艳，《浅析高校院（系）行政秘书的角色定位及素质要求》，《教育教学论坛》，2012年35期，P26—P27

[2]陈伟，《关于高职教育文化功能的思考》，《领导科学论坛》，2013年12期，P12—P13

[3]职连发.《培养中层管理者的时间管理能力》，《内蒙古科技与经济》，2014年17期，P19—P20

作者简介：

曾丽琼（1984.06-），女，广东人，硕士研究生，从事高教研究。