陈曼婷

【摘要】当代社会的档案管理工作是在信息化技术的推动下进行的，在这种形势下，要求在管理档案的时候，做到规范化，这样才能有效的完成档案管理的相关工作。档案管理人员更应该有一个正确的工作态度，去完成自己的管理任务。在管理档案的时候，要将规范化作为自己工作的准则，使一切管理行为都能规范。经济以及时代都在变化，而且社会也在普及网络，在这个基础上，完善档案工作就更为重要。

【关键词】档案管理；规范化；准则；完善

受信息时代的影响，要保证档案管理工作能做到系统而且规范，在管理的时候，要摒弃已有的管理制度，现在的人们存在误区，对档案管理工作没有正确的认识，认为这种工作可有可无。这种想法是错误的，一直以来，档案管理工作都是我国社会以及经济进步的动力，如果能管理好档案并且合理的利用，那么对社会发展是有积极意义的。做好档案管理就要在管理现状的基础上，借鉴其他的管理经验，适应档案管理的新发展，完善档案管理。让混乱的档案管理变得有秩序、有规范。

一、档案管理的问题

档案管理工作存在着严重的不统一性，人员配置不合理以及案卷数量方面都有严重的缺失。更重要的是上级管理工作与下级管理工作严重的不一致性，给档案管理工作的执行力度带来了严重的滞后问题，不能更好的衔接上，为此，首要的要求就是规范上下级的管理工作。档案管理工作是一个系统化的进程，是通过人们日益摸索出来的管理办法，我们需要结合发展的要求与信息技术相结合的办法，才能将工作细化、规范化。

二、档案管理的规范化

1、全面普查案卷。这一环节是档案管理的最初阶段，现在综合性的档案管理很多，而且大部分的档案都没有很好的管理，长期处于混乱阶段。有些档案在移交的过程中，没有确定保管期限，也有部分档案标题不清，甚至是没有具体的标题。一些档案中的目录混乱，由于档案管理不当，有些档案还存在着重叠甚至是多份，在众多的档案中更有不少档案已经没有了参考价值。上述的这些档案混乱现象，要仔细的处理。首先在对其管理的时候，要将没有价值的档案剔除，留下的全部都是有参考以及利用价值的档案，以免在用计算机管理的时候，出现重复，影响管理效率。2、重新组合案卷。档案的内容或者是目录混乱的地方要重组，重组就是将存在某种联系的档案重新组合在一起。如果档案中的页码、目录混乱就要将这些档案再加工，捋顺目录，使档案更加规范。这有利于科学管理档案，同时也能保证档案的利用效果。3、注意有效的维护全宗的完整性。在整理档案并且归档的时候，要坚持以我为主，保证档案完整，归档的文件主要是记载本单位历史文件，其他文件是次要的。在归档中，要知道，哪些文件是重要的，哪些文件是次要的，而且要保证归档的文件中，不应该有无用的档案，并且在归档的时候，还要注意档案不能有流失，有联系的档案在归档的时候，应该放在一起。如果某些讲述的是一个内容，那么在处理的时候，应该集中处理，这样才能保证档案的价值。档案在归档之后，也不会出现混乱，反而有秩序。以我为主的原则是在长期的档案管理工作遗留下来的，而且这个原则也推动了档案管理规范化的进程。在坚持以我为主的时候，应该处理好几个问题：首先是清楚档案归档的最佳时期，归档的档案是指成功完成任务的文件，这是归档的标准。如果档案没有完成任务，那么绝对不能归档，以免造成秩序混乱。管理人员要能分清归档文件的类型，知道文件中记录的内容。对于档案反映的内容应该仔细的分析，以免归档的文件重复率过高。如果归档的档案有重复，并且重复量较大，对于档案管理工作来说不是一件好事，这样的文件会使档案不完整，而且也浪费了管理时间。因此在管理的时候，一定要避免重复。

三、用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件。

四、提高人员素质

能对档案负责的就是档案管理人员，从从事档案管理工作的人需要具备一定的素质，首先是政治素质，在工作的时候要有服务的精神，而且有政治感，對自己的事业很热爱，在工作的时候，能投入热情。其次是业务素质，对于档案的管理应该有专业知识，知道自己管理的内容，而且对于档案管理有关的法律非常熟悉。再次是文化素质，档案管理人员应该具有一定的文化水平，只有在这基础上才能开展管理工作，而且在工作的时候，善于总结工作经验，找到管理工作的不足，发现档案管理工作的规律。最后是有较强的工作能力，在管理的时候，出现问题，及时处理。此外，还要有一定的计算机能力，现代的档案管理工作基本上是靠计算机完成的，因此要求档案管理人员掌握基本的计算机能力。这样也能适应现代的档案管理工作。

五、结束语

随着我们信息技术突飞猛进的发展，运用信息技术管理文件档案已经提上了日程。它打破了传统的文件归档方式，运用计算机管理克服了重复工作的程序，强化了文件管理工作的超前管理，确保了档案工作的质量。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起，能够推进档案管理规范化的措施很多，我们要学会总结。为了更快的适应现代化档案管理，在开展管理工作的时候就必须坚持规范化。

参考文献

[1]黄淑莲.档案信息数字化问题刍议[J].办公自动化，2008年14期.

[2]郭立，陈桂珍.档案数字化建设工作的探讨[J].广东科技，2011年24期.

[3]马卫东，李丽红.实现档案管理规范化措施分析[J].经营管理者，2010年21期.

[4]荣增鹏.档案工作规范化标准化建设浅议[J].档案，2008年04期.