许巍巍

【摘要】档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势，将计算机网络技术充分的应用于档案管理工作中，能够有效的提高工作效率。通过档案信息化建设，能够建立档案资源共享平台，对于档案资源的开发利用具有重要的意义。通过档案信息化建设，可以极大的提高档案的利用效率，将相关的信息通过门户网站等方式与信息使用者共享，能够为社会提供更加优质的服务，并且对于单位内部各项业务的顺利开展也创造了有利的平台。

【关键词】档案信息化；硬件；制度；安全

档案管理信息化优化了工作流程，在将相关信息录入计算机后，一切工作都是通过计算机网络系统来完成的。档案信息化建设是对档案管理工作的一项改革，信息整理更加便捷，信息存储容量大，并且为信息资源的开发利用提供了有利的平台。在计算机网络技术的推动下，可以将相关的档案信息进行公开化，为信息需求者提供更加便利的途径。档案信息化建设在我国应用的时间较短，所以相关流程还不够完善，普及范围不广，还需要在实践中不断的完善，提高档案管理的水平。

一、档案信息化建设过程中存在的问题

（一）硬件设施配备不齐全。档案信息化建设的基础是完备的硬件设施，才能够有效的开展档案信息化建设工作。但是由于部分单位没有认识到档案信息化建设的重要性，所以在硬件配备方面不够齐全，或者硬件的配置较低，不利于档案信息化建设的开展。

而有部分单位是由于受到资金或者技术方面的限制，硬件配备不完善，所以影响到档案信息化建设的步伐。为了确保档案信息化建设的顺利开展，在硬件设施方面需要进一步完善。

（二）缺乏健全的管理体系。由于档案信息化建设是档案管理工作中的一项改革，所以还需要重新制定运行流程。有些单位由于先期缺乏经验，所以对档案信息化建设的相关流程不够明确，缺乏健全的规章管理制度，导致工作执行过程中，数据的精准性和安全性受到影响，各个岗位的职责不明确，严重影响到档案信息化建设的开展。

（三）开发利用效率低。虽然我国号召全面开展档案信息化建设，但是由于缺乏相应的经验，加之技术受限，所以在实际应用过程中还缺乏长效机制。部分单位的档案信息化建设还停留在表层，没有真正的发挥出档案信息化建设的内在价值。在初期虽然具有较大的声势，但是在后期执行的过程中却没有得到规范化的实施，对于运行环节缺乏监督管理。在软件的使用方面，由于培训不到位，所以工作人员的熟练程度还有待提升。档案信息化建设就是对信息资源的整合，在单位内部建立信息资源共享平台，但是有些单位还存在信息沟通困难等问题，不利于档案信息资源的开发利用，制约了档案信息化建设的进程。

（四）信息安全与保密仍需加强。由于计算机网络具有开放型的特点，所以在档案信息化建设的过程中，会存在信息安全的问题。有些单位内部的资料不运行公开化，这就对档案信息化建设在安全保密工作上提出了较高的要求。在档案管理信息化处理的过程中，许多数据和信息都必须在计算机上完成，网络泄密存在隐患。同时，单位还要求将一部分非涉密信息向社会进行公开，如何把握好这个度，是档案管理人员面临的重要难题。

二、完善档案信息化建设的思考

（一）完善档案信息化硬件设施建设。实现档案信息化要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐，为此，各级政府应加大财政投入的力度。同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。

（二）健全运行机制。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步驟；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

（三）加大开发利用效率。转变工作模式，促进信息化的实践应用。以信息网络化管理为枢纽，逐步覆盖、贯穿业务管理的全过程，使信息化建设与业务管理一体化。严格要求将各类信息输入微机、各类公文必须在微机上书写和流转，从传统的办公状态进入到网络化办公、信息化办公的角色中去。将常用的法律法规、技术案例、理论文章等在网站上发布，实现信息共享。只有这样才能把信息化建设的成果应用到具体工作中，真正将信息化建设落到实处。

（四）完善安全保密制度。严格把好网络安全关，各部门要紧密协作，全力做好信息化安全的监督检查工作，确保信息化建设安全稳定有效。制定有关信息化操作的规章制度，做到有章可循。构建综合信息化安全的技术规范体系，严格执行，定期督查。安装防火墙和入侵检测设备，做到随时对内外网有效监测。同时要随时升级杀毒软件，做到定期对内外网电脑进行安全检查和病毒清理。加强对U盘和移动硬盘的管理与使用，严防涉密计算机上互联网或与上过互联网的介质接触，切实做到涉密计算机上不上网，上网计算机不涉密，构筑坚实的涉密保护屏障。

三、结束语

档案信息化建设是档案管理工作的一种创新，是对传统管理方法的一种变革。在现代信息化社会，档案管理工作必须及时的转变工作思路，创新管理理念，充分利用计算机网络技术，提高档案管理的效率。通过档案信息化建设，能够充分的发挥档案管理的服务职能，将档案信息资源进行公开化，为信息使用者提供便利的条件。为了确保档案信息化建设的顺利实施，需要配备齐全的硬件设施，建立完善的规章管理制度，并且在单位内部建立长效运行机制，加强监督管理的力度，强化安全保密工作，从而促进档案信息化建设的进程。

参考文献

[1]马仁杰，张浩.论社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设[J].安徽大学学报（哲学社会科学版），2011-01-10.

[2]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯，2013-10-23.

[3]张英奎，王飞，房彦君.数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014-09-15.