文｜洪学钳

信息化对轨道工程行业档案归集的应用探讨

文｜洪学钳

一、前言

随着城市现代化进程的逐渐加快，城市轨道交通的建设日趋紧迫。城市轨道交通是一个城市最重要的交通工具，它不仅为市民的交通生活带来了便利，而且从一定程度上优化了城市的空间布局、对社会经济发展起到了重要的推动作用。轨道交通建设为庞大、复杂、多专业融合的系统工程。一个典型的轨道交通项目包括以下过程：项目审批、项目可行性分析、现场勘察、项目前期设计、项目施工调试、项目竣工验收。工程档案作为工程项目验收的重要依据，需要对整个工程中涉及到的文字、图纸、表格、影像等资料进行详细的存档记录。因此，如何利用信息化的管理手段对工程建设中的档案进行管理，使之完整且真实地记录工程建设的全过程，从而为后期工程移交、验收及运营管理提供便利，是目前轨道交通行业档案管理中存在且迫切需要解决的问题。

二、档案归集管理的现状及问题

在轨道交通工程的实施过程中，档案业务部门需要对大量的各标段参建单位所提供的工程档案资料进行管理。在档案业务部门的工作过程中，很多制约轨道交通行业档案归集的因素都凸显出来，例如，档案归集工作难度大、需要提供众多的人力、耗费大量的时间等，从而效率低下。具体分析如下：

1. 档案信息来源广，归集工作难度大

轨道交通项目参建单位众多，有近百家单位参与其中。其中不仅包括设计、施工、监理等单位，而且还有数百家设备系统供应商。档案信息来源既有国内单位，还有国外供货商，这无疑加大了档案归集的难度。

2. 档案归集持续时间长，历史档案难追溯

轨道交通工程一般时间跨度长，管理难度大。通常，轨道交通项目结束时移交建设单位和城建档案馆的文件多为纸质文件，一般由施工单位进行收集和整理。由于建筑工地办公场所的简陋且不定时变更，经常容易造成档案的遗失和破损。除此之外，轨道交通项目档案种类多、数量大等特点也会给后期资产移交、运营管理中查询历史档案等工作带来诸多不便。为了避免这些问题，我们可以对建设过程中的文件进行持续细致的监控和归集；在条件允许的情况下，还可以按纸质和电子文件的双轨制进行管理，从而实时了解分散在整个项目过程中各文件的保存状态，确保档案归集的完整性，也有利于后期运营管理过程中的档案查阅。

3. 档案归集检查力度低，整编过程不规范

在档案归集的实际工作过程中，大部分档案员的档案管理工作只是对过程产物进行简单存档。他们并不了解施工技术规范和要求，对资料员形成的技术资料也只是被动接收，不注重对工程资料进行规范化管理，从而对档案的检查缺乏一定的判断力，检查力度低。另外，档案员在进行档案的归档整编过程中，也缺少用系统规范的方法，对档案的诸如著录项信息、电子文件信息、案卷组卷信息、排序、格式内容、数量对应、电子和纸质对应的准确性进行详细的逐一检查。为了满足轨道交通工程档案资料高质量和高标准的要求，确保后期移交顺利，必须对整编过程进行详细的检查、细致的核对、规范的归档、严格的整编。

4. 档案查询方式单一，无法满足多维度查询需要

目前已有的工程档案系统能够提供简单的查询利用功能，但是还不能够满足用户对档案的个性化查询需求。例如，现有的档案查询系统缺少按档案分类查询、项目/合同维度查询等功能。工程档案的整编管理需要以多维度的方式来呈现工程文件的组织和结构，这样才能确保工程档案整编过程中的高效性、完整性、可控性。

轨道交通项目建设的复杂性对档案归集在“人”和“工具”方面提出了更高的要求。如何才能打破人才限制壁垒，优化和精简档案归集工作，如何将与档案相关的各个参建单位有机地结合起来，从而搭建一套合理且高效的档案系统，是轨道交通项目对档案进行全生命周期管理过程中需重视的问题。

三、档案归集的信息化管理思路及方案

信息化在工程档案归集方面的适时运用为解决如上问题提供了思路。档案归集系统具有对档案的收集整编、归纳统计、检索查询等功能，它可实现工程档案数字化方式的归集管理，使得用户日常的档案归集工作变得规范、标准、便捷。除此之外，还可根据用户的个性化需求，多维化地展现档案内容，为城市轨道交通公司后期的运营管理、维修扩建、法规要求等各方面需求提供依据。基于如上种种现状，档案归集信息化管理过程中的管理思路和解决方案如下：

1. 档案信息收集工作的自动化

思路：在工程档案的收集中，由于档案的来源随业务应用系统的不同而不同，档案的提交方式随工程建设过程的特殊性而多种多样。另外，在档案的管理过程中，可能还会存在按照纸质和电子文件进行双轨制管理的需求。因此，在保证档案数据收集全面性的同时，还要考虑档案收集工作的效率提升。

方案：为了完成电子文件的自动收集，档案归集系统应具备采集接口、在线提交、关联各相关业务系统的功能，以实现各类文件的在线提交和动态处理，从而帮助项目参建方、业务部门和业务人员能够及时、有效、全面的完成数据采集。另外，档案归集系统应提供灵活的档案收集与规则检查功能，以便于参建方按照档案管理和收集整理的规范要求来进行档案数据的整理和提交，以减轻相关人员的整理工作量。

2. 档案整编过程的规范化

思路：工程档案管理系统需要对所提供的档案、资料及相关标准等进行归档整编。这些档案来源于工程项目过程中的文档资料，其中还涉及使用人员与组织结构信息、工程项目信息、工程项目的参建单位信息、相关资料描述的字典数据信息（如专业、文件资料分类等）等，因此，整编需逐一排查档案属性信息、业务规则等，整编完成后需形成封面、目录、标签、条码等关联信息，形成移交清单，方便档案移交。

方案：档案归集系统提供以工程方式整编管理的功能界面，进入以工程阶段或提交单位为分类的树形档案整编界面进行档案编辑、检查及其他相应的工作。另外，可通过提供丰富、精细的在线整编管理功能来满足档案整编管理人员在线进行档案整编的各种工作需求，以提高档案整编的效率。

3. 档案信息查询方式的个性化

思路：在工程档案管理过程中。工程类型不同，档案的类型有所不同，相应的著录信息也会有所不同；针对不同的人员角色，在档案资料的提交、整编、查询等不同阶段，需要看到的信息有所不同；不同的参建单位，能够提交和查看的档案数据也有所不同。因此，需要针对工程档案管理过程中的信息展现方面，以工程的阶段、建设单位、文档性质、专业等进行档案的多维度整理，从而提供个性化的自定义查询功能，用以满足工程档案管理过程中的个性化信息查询和授权等方面的要求。

方案：系统提供真正的全文检索功能和按照项目区分的展示功能。全文检索功能可以按照用户的身份权限进行管理，同时在搜索结果中还可以进行进一步细化分类，从而使用户的查询工作快捷高效。按项目区分的展示功能不仅可以实现按照传统的分类方式进行展示、按项目区分进行展示等功能，还可以提供按自定义目录树等方式进行展示，以便于相关人员进行档案查询。

四、结束语

随着我国城市现代化进程的不断加深推进，交通阻塞问题已成为城市发展的瓶颈。如果不能合理地进行城市空间布局，妥善解决城市交阻塞通问题，将从很大程度上给城市的可持续发展带来隐患和挑战。城市轨道交通以其节能、便捷、舒适的特性逐渐被居民所喜爱，扩大城市轨道交通规模的需求也日趋紧迫。工程档案是反映工程建设从可行性分析到工程竣工验收一系列真实过程的重要依据之一，是确保后期项目移交的重要保障。对于城市轨道交通工程建设而言，如何科学合理地对种类多、数量大的工程档案进行归集，其重要性不言而喻。目前，档案归集信息化已经成为档案管理的主要发展趋势。一个完善的信息化档案归集系统不仅可以实现档案查阅的方便快捷，而且还为企业节省大量的人力物力，企业在提升了自身经济效益的同时也为社会创造更多的财富和价值。

作者单位：广州地铁集团有限公司