徐金婷

金埔园林股份有限公司

企业档案管理现状分析与对策研究

徐金婷

金埔园林股份有限公司

随着我国企业档案管理工作的日益深化，企业档案管理水平有了很大的提高。但是，目前企业档案管理工作仍存在一些制约自身发展的难题，唯有在观念、人才、技术、制度等方面积极采取各项有力措施，多管齐下，企业档案管理工作才可能在创新上出成绩，进而提升企业档案管理工作的整体水平，为企业档案管理工作奠定坚实的基础。为企业档案管理创新做出一些思考，以期有利于企业档案管理工作者调整管理思路，不断提升档案管理水平和质量。

企业档案管理；现状分析；管理对策

企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考；在实施技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利用，可以节省人力物力财力，给企业带来巨大的经济效益；在处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非曲直时，它维护企业的经济效益和合法权益；在进行企业资产评估时，它是必不可少的重要依据。

1 档案管理中存在的问题

1.1 档案管理手段的落后

科学技术在发展，而档案技术却落后究其原因有以下两点：一是“硬件”方面的原因：部分企业领导对档案工作的重要性认识不足，管理观念落后，导致在档案管理技术上的财力投入少，资金不到位，档案管理技术硬件的完善成为空谈；二是“软件”方面的原因：对高新的档案管理技术操作不善，部分企业虽然购买了不少先进的档案管理设备，但对档案管理人员的培训不到位，对设备操作不熟练，导致先进设备没能发挥先进作用。

1.2 信息化水平仍有待提高

目前大多数企业缺乏计算机专业技术人员，企业在招聘的时候一般不会针对档案管理工作而专门招收计算机专业技术人员，更多的是从办公室业务开展的角度出发。此外，企业局域网和网站建设刚刚起步，企业上网方式落后，除了大企业以外，很多中小企业很难跟得上现代信息技术发展的脚步。正是由于许多企业信息化基础设施落后，企业在信息化观念上的局限，企业档案管理信息化还停留在较低的阶段且缺乏广泛性，这给企业档案管理带来了较大的局限性，同时应用的滞后性也对企业档案管理产生了副作用。

2 实施措施

在企业运行及发展过程中，应当立足于市场经济体制改革理念的基础上，积极采用现代化的科技手段，来对企业内部计算机设备硬件等进行有效的防护，最大程度上减少企业档案管理系统的安全隐患，促进管理效率的提升。与此同时，应当规范企业档案管理的工作流程，加强档案信息的管理，确保企业档案信息得以安全稳定的流转。

2.1 企业管理者加强对档案管理工作的重视

处在社会经济发展的大背景下，企业的决策者应该提高对档案管理的重视程度，正确的认识档案管理对本企业发展的作用。把档案管理工作与企业其他相关的管理工作有效地结合起来，配置有专业技术管理的档案管理工作人员，并根据档案管理工作人员的工作建立一套奖罚机制，加强对管理人员的教育培训，使其树立管理责任心，能够主动积极地进行相关的档案管理工作，提高管理的技术技能，保证档案管理水平逐渐地提高，使档案管理工作能发挥其在企业发展中的重要作用。

2.2 引入云计算技术、提高档案管理信息化水平

云计算是一种模式，它实现了对共享可配置计算资源(网络、服务器、存储、应用和服务等)的方便、按需访问，这些资源可以通过极小的管理代价或者服务与提供者交互，被快速地准备和释放。在企业档案管理工作领域中，云计算的最大优点在于以下四大方面：经济实惠，降低信息化成本；减轻档案人员负担，使其能更专注本身专业；提高档案信息资源的安全性；提高了档案工作人员的专业技术水平。②正是由于云计算的成本适中、易用性、自动化、按使用计费等特点，云计算技术为企业档案管理创新提供了全新的技术视角。企业在推进档案管理创新的过程中，特别是要提升企业自身的档案管理水平就要顺势而为，积极利用云计算技术的优点，充分汲取云计算技术的优势，为推进档案管理工作的创新注入新的活力。③因此，有条件的企业可以利用云计算技术，按使用量进行购买，借助云计算技术不断提升自身的档案管理信息化水平。

2.3 制定标准化的档案管理制度

单位领导要对现今档案管理工作给予高度重视，在薪酬待遇方面应该给予档案管理人员相对优越的条件。同时制定标准化的档案管理制度，做好企业档案管理制度的建立和完善，形成档案管理系统的优化体系。首先，各档案管理的单位应该按照国家档案管理有关规定，并结合自身特点制定出具备完善系统的管理方案，从而起到提高档案的利用率及质量，优化和集成档案资源，从而促使档案管理工作的有序化和规模化。其次，根据实际情况中遇到的一些问题，制定出档案文件归档的详细步骤，在具体的执行过程中也要做到严格按照自动化的规章制度进行执行，来保证档案管理工作的系统的完善。再次，制定定出更加合理的岗位责任的制度要求，而且明确要求每个岗位的职责和任务，而且一定要熟悉每个人自己的工作流程，认真且严格的完成自己工作任务。单位要帮助企业员工档案管理人员做好培训工作，吸引更多优秀的企业档案管理人员，为企业档案管理信息化建设工作的开展奠定基础。

企业档案管理工作是一个企业发展和进步的根本出发点，如果企业连自己的基础文案整理和管理工作都做不好，那么它在发展的路上也走不了多久，目前，虽然很多企业都有了自己的企管办和专门的档案存放室，但是对于档案管理工作的重视度仍然不够，很多企业没有明确档案管理工作的要求，企业管理人员对于企业档案管理工作也是睁一只眼闭一只眼，这不仅使档案管理部门形同虚设，还在一定程度上遏制了企业的发展，不利于企业的进步。该文针对当前企业档案管理工作中存在的三点问题分别做出了相应的解决方案，希望能够为企业档案的管理工作提供一些建议。

[1] 杨青. 如何创新和完善企业的档案管理工作[J]. 档案工作，2016(02). [2] 彭小芹，程结晶. 云计算环境中数字档案馆服务与管理初探[J]. 档案学研究，2010(6)：71.

[3] 李淑华. 新时期民政局如何更好地开展档案管理工作[J]. 才智，2013(24).