罗华丽 河南中烟工业有限责任公司黄金叶生产制造中心

技改项目档案管理的探索

罗华丽 河南中烟工业有限责任公司黄金叶生产制造中心

技改档案管理对企业可持续性发展作出重大决策的重要依据.，工程档案管理工作应贯穿整个工程项目管理，也是项目管理中最重要的一环，也反映该项业务活动开展全过程的重要凭证。档案管理工作的总体目标是确保各项信息档案能够安全、有序与共享应用。

技改 项目 档案

技改项目即指技术改造项目，是指专业部门采用先进的、适用的新技术、新工艺、新设备等对现有设备、生产工艺条件进行大型的技术改造，它具有工程浩大、建设周期长、投资金额大、专业复杂、技术含量高等特点，对企业不断增强企业市场竞争能力，实现可持续性发展，具有重要意义。近几年来，随着科技日新月异，工业技术信息化、自动化、现代化水平大幅提升，各企业想要在激烈的市场竞争中站稳脚跟，就要持续勇于创新，不断进行技术升级改造，运用新设备、新技术，不断提升企业生产制造能力。而企业在技改工程建设活动中，最直接形成的、最具保存价值的就是技改工程档案，包括文字、图表、声像等各种形式的历史记录。技改档案资料无论对于本期技改，还是对于今后企业的发展、进步都具有十分重要的作用。

一、把技改档案管理作为技改工程管理的源头管理

档案是历史的真实记录，是国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。对技改工程而言，自技改项目开始之日，就要把技改档案当作项目管理中的重要一环，做到档案管理与工程建设同步进行，同步意味着项目文件的收集、整理、归档和项目档案验收工作，要与项目的立项、勘察设计、招标、建设施工、结（决）算和竣工验收同步进行，从源头开始抓，并在工程建设的各个阶段不断查漏补缺。

在实际工作中，由于施工单位的重视程度不足、人员技能水平有限等诸多问题限制，存在有些施工单位把主要的精力都投入到项目建设中，忽视档案资料的及时收集整理，容易造成档案资料不可逆转的丢失；还有一些施工单位因缺乏经验，或者档案管理人员频繁更换，档案整理没有统一标准，整理内容和顺序五花八门，查阅十分不便；甚至一些施工单位由于工期较短，施工退场也未提交档案资料，造成档案资料缺失。为此，为确保技改档案资料收集整理的及时性、完整性和规范性，作为业主方，在项目实施初期，要注意做好两个方面的工作，一是制定技改档案管理制度。技改项目涉及到土建、电气、公用工程以及设备工艺等多个专业，在项目实施初期，应该结合本项目的特点，制定相应的规章制度，明确各级职责，包括分管档案管理的领导、各专业的项目经理、项目负责人，以及所有参与工程建设的施工单位，明确各级档案整理的内容、归档时间、归档流程和归档标准，同时，还应该明确各级档案的保管、利用流程，确保档案在流转中的完好、无损。二是做好培训。要求各施工单位、监理单位明确专职档案管理员，并开展档案管理培训，交流经验，明确标准，按照城市建设档案馆建设项目及单位档案管理要求，整理归档。

二、准确把握各阶段技改档案管理的重点

在技改实施的实施不同阶段，对档案管理的重点有所不同，为把技改档案管理工作做细做实，作为技改档案管理人员就要明白各阶段的档案资料的重点。

一是项目立项论证阶段。项目立项论证阶段，即是项目建设初期，此时重点是建立档案管理组织机构，制定规章制度，明确业主方、施工单位、监理单位等档案管理人员及职责，建立各级档案人员与项目技术人员的对口联系，形成技改档案管理网络体系。理顺档案整理、移交、借阅等工作流程，明确档案的流转时效，确保档案整理的及时性和完整性。

二是项目建设阶段。随着技改工程建设的进展，对所形成的竣工档案从技术文字资料、工程图纸的完整性、准确性、是否符合档案要求等几方面进行检查、审核，严格控制档案质量，对各个工程项目的设计、设备的安全、施工、调试等各个环节形成的工程竣工档案及变更情况进行检查和跟踪管理，确保工程竣工档案与工程现场相符。

三是竣工验收阶段。随着技改工程项目的终结，竣工档案的文字材料、工程图纸收集已经完成，已整理分类完毕进行立卷前，由各相关单位的档案人员和技术人员组织进行全面审核、检查，进一步对工程竣工档案的完整性、准确性和档案方面的规范性进行检查，即对竣工档案的文字材料、工程图纸的内容（是否齐全、是否符合生产实际要求等）和组卷质量（是否符合档案法规的有关要求等）进行严格审查，检查，并提出整改意见。各施工单位整改后，请专业技术人员、监理人员和档案人员进行复查，经过复查、再一次整改、审核，直到符合要求具备移交接收的条件后，再召开竣工档案的验收移交会议进行移交。

四是归档后。档案整理入库后，档案管理人员根据规定及各部门、各专业需要，发放标准版本的竣工档案，并在档案部门归档一套工程竣工档案，并逐步录入档案管理信息系统，实现快速检索和资源共享。

总之，技改档案管理就是要做到“事前介入、事中控制、事后检查、验收把关”，渗透到技改项目实施的各个环节，形成完整项目档案资料，为后续企业技术提升提供可靠依据。

罗华丽（1979.8-），女，汉族，河南郑州人，工程师、经济师，本科学历，2001年7月毕业于郑州大学自动控制专业。现工作于河南中烟工业有限责任公司黄金叶生产制造中心，主要从事工程项目综合管理工作。