袁耀东　许红艳

郑州澍青医学高等专科学校卫生管理系，河南　郑州　450064



Office云技术在信息化办公中的应用
——之OneNote数字笔记本

袁耀东许红艳

郑州澍青医学高等专科学校卫生管理系，河南郑州450064

摘要：信息化技术已经全面渗透到我们工作、学习和生活之中，这是时代的特色，也是社会发展的必然。OneNote其核心功能是数字笔记，在信息化办公实际应用中，在日常办公、会议记录、文件归档、团队协作中发挥着强大的功能。

关键词：信息化；办公；OneNote；数字笔记

Microsoft Office是我们日常工作中常用的软件，并且一直伴随着我们。据统计Word、Excel、PPT是其使用频率最高的三大组件，其它Office组件的使用率和认知率较低。目前，Office已经步入云技术时代，现向大家分享Office中的重要组件OneNote(数字笔记本)。

OneNote是Office中一款免费组件，可以直接从官网下载，而无需更换计算机中的Office版本。其软件界面和操作习惯与Word、Excel、Outlook等组件完全一致，可以快速上手，由此也体现了OneNote的易用性。同时，OneNote与其他组件可无缝衔接。其融合了其他组件的强大功能，可见OneNote的功能强大。同时，OneNote拥有Windows版、WP移动版，Android版及iOS版的客户端，实现了计算机、手机、平板的跨平台同步，成为真正的云笔记。OneNote拥有如此强大的功能，那么在日常信息化办公中又有什么应用呢？

一、捕捉灵感

你的想法或思路很有可能是一个伟大的创意，但是灵感总是一闪而过，就像天空划过的流星。OneNote具有成熟的便签功能，会长久停驻在计算机桌面的某个位置，当突然有灵感的时候，可以随手将其记录，可以是你不成熟的想法，可以是你的一点感想，也可以是你的工作事宜。工作就在日常，可能是走在路上，或坐在公交车上，也许是在一个不经意间，通过OneNote在计算机上，或是移动终端上进行简单记录。日积月累，你的思路将会完全打开。

二、会议记录

传统的会议记录是通过全程录制会议的发言，同时记录员记录会议的主要内容，形成音频和文档两个相对独立的存档文件，而这套存档文件很有可能就此长眠。这个过程中涉及到两个问题，一是会议记录难，尤其是后续完善内容时，要把音频再重听几遍，查找需要的音频内容，需要花费大量的时间和精力，并且要求记录员对会议内容结构有很好的把握，方可对音频准确定位查找；二是入档后查阅难，参考价值低，查阅文档的同时很难找到音频中对应内容，无法实现文字和语音的同步定位，增加了查阅难度，同时降低了文件的可利用性。

OneNote会议功能为此提供了成熟的解决方案。利用OneNote建立会议记录笔记，通过OneNote录音功能开始会议记录工作。新建录音的同时，录音图标下有一个文本框，可以在录音同时作会议笔记：打字、分段、成文。操作起来貌似没有什么特别之处，但当你会后完善笔记的时候就会发现OneNote的不同之处。当把光标定位到某段文字的时候，在此行文字的最左端会出现一个隐现的播放图标，点击这个图标，你会惊奇地发现语音是从你录入这一句话那一刻开始播放的，由此实现了文字和语音时间节点的同步。当需要重温会议的某一个话题的时候，无需把录音重新听一遍或无序地查找语音位置，在很大程度上释放了工作负荷，同时降低了后期会议资料查阅的操作难度，提高了文档的利用率和参考价值。设想一下，在年终总结回味会议记录组成的笔记集时候，会不会有一种成就感呢？

三、文件归档

进入信息化时代，电子文件归档越来越被重视。文档的归档方式有许多种，云盘是我们常用的一种方式，当我们需要某份文件的时候，我们可以通过文件名快速查找定位，并把文件提取出来。但是，如果我需要的只是一个数据呢？你是否会根据数据去联想它和哪些文档有关？你是否会通过搜索功能找到无数个相关的Word文档或是Excel表格？你是否会把文件打开，无头序捕捉着数据呢？你是否会因为漏过了哪个文档中的某个数据而苦恼呢？

OneNote笔记本更像是摆放在档案柜上的一个个档案盒，其搜索机制和我们平时的文件搜索不同，它实现的是文字直接精确定位，就像在你的Word文档中直接去定位你要查找的一个文字或是一句话。通过OneNote，我们需要做的只是养成日常笔记归档的习惯，到用的时候，通过搜索功能直接从你的所有笔记本文本中去查找你需要的文字，OneNote给你展现的是这个关键词所在的某个文档中的哪个具体的位置，根本不需要你去打开每一个文档去用肉眼寻找。

四、团队协作

信息化技术的发展使团队概念深入人心，现代人的大脑中都有了团队的概念。从Office2013融入了云技术，把团队协作理念发挥到一个新的高度。新版本的操作方式给我们带来阵痛，这是技术变革的过程，是对先进理念的冲击。你或许无法想象多人同时在同一个Word文档中编辑。一个项目，一个课题或一份报告需要一个团队协作完成，OneNote就为此提供了完整解决方案，并应用于实际团队协作之中。

OneNote是一本私人定制的笔记本集，根据需要建立自己的工作、学习、生活笔记等；同时是一本团队协作的笔记本，通过共享功能，实现笔记共享，通过邮箱账号添加成员，并设置成员的编辑权限。OneNote过程存档，实时记录文档编辑的人员、时间、内容，实时提醒文档的变化，并可以追根求源，责任到人。

OneNote云笔记内容通过云实时更新，团队成员可以通过计算机、手机、平板协同工作，又不局限于必须安装OneNote的设备。其同时具备C/S和B/S两种访问模式。可以使用浏览器打开团队的共享链接，在浏览器上查阅和编辑笔记，哪怕这台计算机上并没有安装Office。OneNote功能之强大，有了OneNote，每个人都可以建立资料档案库和学习知识库。未来科技生活充满了无尽的想象，在此只是介绍了OneNote的冰山一角，更多的功能需要我们继续探索。

[参考文献]

[1]齐丽斯.互联网文化管理主客体之变化[J].中国管理信息化，2013(13).

[2]刘峰，张晓林，孔丽华.科研数据知识库研究述评[J].现代图书情报技术，2014(02).

中图分类号：TP316

文献标识码：A

文章编号：1006-0049-(2016)14-0171-01