陈　阳

中共商丘市委党校，河南　商丘　476000



大数据背景下的数字档案馆与档案数字化建设研讨

陈阳

中共商丘市委党校，河南商丘476000

摘要：随着数字技术的发展和延伸，人们的生活已发生翻天覆地的变化。在数字技术的推动下，当今社会已进入了大数据时代。在大数据背景下，人们的生活方式、工作方式和思维方式都已发生了改变，而对传统档案馆来说，转变为数字档案馆以及建设档案数字化，也将随着大数据时代的发展，成为未来档案馆的发展方向。本文对大数据背景下的数字档案馆与档案数字化的建设进行探讨和研究，并提出行之有效的建议。

关键词：数据；数字；档案馆；档案；数字化

早在2002年，我国就颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，根据《全国档案信息化建设实施纲要》的内容，对我国的数字档案馆建设制定了明确的目标，即建成以数字资源为基础，以完善的安全管理体系为保障，能够实现远程利用的数字档案体系。虽然不少省级以上的档案馆已经实现了这一目标，但是由于受工作性质、管理体制落后等因素的影响，还有许多档案馆在数字化建设过程中，未能跟上时代的步伐。要完全实现档案数字化建设以及完善数字档案馆体系，还需要加快发展建设步伐，推动各级档案馆的数字化建设速度，并且对已经建成的数字档案馆体系进行巩固和完善。

一、信息资料数字化

(一)明确档案信息资源

明确档案信息资源是建设数字化档案馆的第一步，想要进行档案数字化建设，首先要有档案信息资源，然后再将这些档案信息进行数字化的转变，变在数字化的档案。而数字化档案的数据来源，是以传统档案馆中的馆藏档案以及电子文件为主的。而数字化档案的建设，是利用先进的科技手术，将以纸、声像、缩微胶片等为介质的档案数据，转化为能够被计算同识别处理，以及具有序结构的数字档案。拥有了数字化的档案后，才能组建成数字档案信息资源库，最终构成庞大的数字化档案馆。因此档案信息资源库的建立，是建立数字化档案馆的基础，如果没有档案信息资源库，那么就无法实现在网络中传递档案数据，档案数字化也就成为一纸空谈。而明确的确定档案信息资源，找到档案信息资源的来源，则是建立档案信息资源库的基础，是整个数字化档案馆和档案数字化建设工作基础的基础。

(二)档案信息资源数字化过程中需要具备的三个要点

首先，档案数字化的建设过程必须具备科学性和合理性，而不是单纯的将档案信息导向为电子数据，而是要建立依据档案题名，通过目录进行检索的模式，使档案数字化后，更便于人们查阅和使用。除了检索模式需要科学划分外，对档案是进行全部数字化，还是部分数字化，以及文件类型的区分等等，都需要依据科学性和合理性进行统筹划分和指导。

其次，是系统性，档案数字化建设并不是将传统的档案变成电子档案、数字档案就可以的，而是要对档案进行系统的、连续的数字化，才能发挥出数字化档案的最大作用。

最后是特色性。即便是档案进入网络，每个档案馆在数字化建设完成后，也要各有各的特色，这是为了避免信息的重复。数字化档案馆的建设，就如同一个有差别的市场一般，每个数字化档案馆都有其独特的特点，比如某一档案为该馆独有，或该馆在某一方面的档案资料最全面、最权威等等，各个档案馆各有所长，有利于数字化档案馆之间的良性竞争，同时也为在进入数字化后，实现信息资源优势互补和资源共享打下了基础，开辟了道路。

二、数字化档案馆建设要高科技化

人们提出档案数字化的理念，就是因为科技的发展大幅度的改变了人们的生活、工作和思维模式，因此在数字化档案馆及档案数字化建设的过程中，自然也是离不开高科技技术的发展和应用。

首先，要将传统的以纸质、声像、缩微胶片为介质的数据，转化化可压缩并能存放于计算机中，实现网络共享、传递、储存等功能的数字化数据，就离不开数码相机、扫描仪、计算机等硬件设备的支持，甚至语音输入等软件的支持，对于数字化档案建设都是至关重要的。

其次，想要实现档案信息传输的网络化以及资源共享，不仅需要网络技术的支持，还需要通信技术的支持。以宽带为通道，实现高速网络化，使档案信息不再受到空间和地域的约束，更为广泛的传播和共享，就要加大网络和通信建设，如局域网的建设、移动网络平台的搭建、维护等等，这些都是当今社会的尖端和前沿技术，数字化档案馆和档案数字化体系的建设，需要这些技术的大力支持。

第三，如何保证数字档案的安全，也离不开高科技技术。如为了保障档案的原始性，不被非法篡改，那么就需要最基本的网络密钥等加密技术的支持和帮助。此外还有对用户的身份验证技术、局域网与外网之间的防火墙技术、防非法改写技术、防非法访问技术等等，这些技术不仅对数字档案进行了保护，也降低了发生法律纠纷的概率。

最后，新的科学技术的应用，会使数字档案馆以及档案数字化建设的相关工作变得更加简便，但相应的体系和功能却会更加详细和完善。既减轻了工作人员在建设过程中的工作量和建设成本，更方便了用户，使用户能够以更便捷的方式，获得更多的所需信息。

三、数字化档案馆管理方式

虽然传统的档案管理模式存在已久，但在新的环境下，面对数字化档案馆，这种传统的管理模式有许多弊端和漏洞，已无法适应大数据背景下数字化档案馆和档案数字化的建设及发展。

第一，任何事物都是不断变化、向前发展的，管理模式也是如此。随着传统的档案馆变为数字化档案馆，档案的收藏、储存、编辑、整理、检索方式、分类方法等都将随着档案的数字化而发生改变，这些改变必然是以传统模式完全不同的，此时再以传统的档案管理方式来管理数字档案，就显得不合时宜了。因此，随着数字档案馆和档案数字化的建设，对档案的管理方式进行变革也是必需的。一个全新的、符合大数据背景、符合数字档案馆和档案数字化建设的全新的管理方式必将被随着数字档案馆和档案数字化的建设而建立。

第二，全新的、数字化档案的管理方法需要变得更加知识化，以知识管理，为用户提供便加完美的服务。知识管理的过程主要用四个部分，即知识的创造、存贮、分配和应用。其基础是知识组织和应用，其最终目的是体现出知识的价值。

在数字档案馆和档案数字化建立后，信息的共享、传输都将不再成为问题，但如何在浩瀚如同海洋的知识里，提取出自己想要的知识，将成为广大用户面临的一道难题。要解决用户的这一难题，就要对知识进行深入的精简和挖掘，找出并提取出隐含在档案信息中的关键，通过分析、归纳和整合之后，完美的表达出来。当用户需要某些知识而来查寻档案时，就可以根据这些总结出来的关键，准确的找到自己所需要的档案，节省了用户的精力和时间。

这便是知识管理的最大特色，不管是数字档案的建设，还是管理，最终的目的都是服务于人，因此在管理方式的改革中，也不能偏离这一目标。一切变革，都是以服务于人为核心的，一旦偏离这个核心，变革必定是不成功的。

四、人员素质的复合化

无论何时，工作人员素质的提高，都是极为重要的。数字化档案馆和档案数字化的建设工作，将是档案管理体系历史中的一次重大变革，将颠覆以前的档案管理体制，改变人们对档案馆、档案以及档案管理等概念的认知。此时，在这项工作的建设过程中，提高现有档案工作人员的能力和素质，将是必不可少的。

档案工作人员的能力和素质包括专业知识、技术知识、管理能力等等。提高工作人员的能力和素质，主要是要对工作人员进行跨学科和跨领域的培训。

传统的档案馆体系单一，导致很多工作人员懂得档案管理，却不懂现代信息技术，而这一点，将成为对数字化档案馆和档案数字化的建设工作的制约。因此培养复合型档案工作人才，就成为数字化档案馆和档案数字化的建设工作中必须要解决的一个难题，也是数字化档案馆和档案数字化的建设工作对工作人员的要求。

要提高档案工作人员的能力和素质，使之成为大数据时代背景下符合要求的复合型人才，主要有两种方法，一是对档案工作人员进行培训，包括现代化知识培训、管理科学培训、计算机技术培训和外语培训等等，这是静态的方法。动态的方法是通过组织或参加学术界与档案界之间的学术研讨会，进行研讨和交流，促进两界的交流和沟通，达到互相推动的效果。而这种“走出去”的方法，将带来许多新的理念的思维，对跟上时代发展的步伐、促进数字化档案馆和档案数字化的建设和发展，将起到推动作用。

五、结束语

随着全球社会科学技术、网络技术和通信技术的发展，大数据时代的来临是无法阻挡的，而在这种背景，数字化档案馆和档案数字化的建设也是未来发展的必然趋势。面对这种重大的改变，我们应及时做好应对措施和准备，以便顺应时代发展的潮流，促进和推动新制度的发展，从而促进整个社会的发展，使人们在未来的生活中，能够享受到更加便利和快捷的服务。

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中图分类号：G270.7

文献标识码：A

文章编号：1006-0049-(2016)14-0065-02