王怡　杜丹

[提要] 采购在许多方面能够反映出企业的战略能力、市场创新能力和企业运营能力，是企业各部门开展工作的重要环节。如果缺乏行之有效的内部控制，很容易使采购成本高、贪污腐败等问题加重，在采购环节中存在的问题，会对企业的健康发展产生巨大危害。费用报销看似对企业日常管理不重要，但是员工日常推广及活动产生的费用支出同样在企业主要运营成本中占有很大比例。由于企业的特殊性，费用报销程序不规范也很容易导致出现商业贿赂行为，所以强化企业在费用报销过程当中的内部控制有非常重要的意义。

关键词：内部控制；采购；费用报销

中图分类号：F27 文献标识码：A

原标题：浅析企业会计内部控制中采购业务存在的问题及对策

收录日期：2015年10月20日

现如今，商业行贿已经严重破坏了市场经济秩序，违背了市场公平竞争的原则，对国民经济健康运行有不利影响。企业的成长对国民经济的发展起着至关重要的作用，但企业管理体系的不健全，会使内部控制在实践过程中产生许多的问题，从而不利于企业的发展，给国民经济带来不利影响。本文从企业推广活动中的采购及员工报销付款环节的风险管理出发，探讨出有关改善我国企业内部管理控制的办法和途径，从而增强我国企业未来在市场中的竞争力。采购作为企业各部门开展工作的重要环节，在许多方面反映出企业的战略能力、市场创新能力和企业的运营能力。而我国企业在采购环节中，由于缺少有效的内部控制监督体系，从而造成采购成本高、腐败问题严重，对企业的健康发展带来巨大危害。费用报销在企业经营管理中看似不重要，但是除生产原材料成本外，员工日常推广及活动产生的费用如差旅过程中的费用、业务招待费用、推广活动费用等支出同样在企业主要运营成本中占很大比例。

一、企业采购业务基本流程

采购是指企业购买一些物资（或接受某些劳务）并且支付货款等的行为。一般而言，采购业务主要是指企业购买商品和支付价格的行为。按照业务处理流程，采购与付款业务涉及的主要活动有：1、采购商品和劳务；2、编制订购单；3、验收商品；4、储存已验收的商品；5、编制付款凭单；6、确定与记录负债；7、付款；8、记录现金、银行存款支出。

二、企业采购业务问题分析

（一）企业采购管理系统设置不完善。在我国，很多企业采购管理系统设置不完善，没有采购金额和范围的限制，也没有规定可选择的供应商范围。员工在申请采购项目时没有统一的规范和要求，造成采购管理混乱，不利于采购控制与规范化管理。由于采购系统不完善，导致很多报告无法形成，不仅使相关工作人员的工作量加大，还严重影响了工作效率。有些企业仅通过一些制度加以规范并不能解决问题，同时还要结合电子采购系统对采购行为进行控制。采购业务缺乏内部相互牵制制度。销售计划随着市场的变化时常做调整，由于企业的采购计划都是依据销售部门年初设定的计划编制而成的，采购部门与销售部门及其他部门之间的沟通不及时，导致企业不能满足企业生产经营的实际需求，很容易造成采购过剩或短缺，从而对企业的正常运行带来影响。

（二）财务报销不真实。财务报销不真实的情况是我国企业采购成本中存在的第二大问题。而今，企业的管理模式是所有权与经营权的高度统一，企业的投资者同时亦是经营者，企业领导层集权情况明显，漠视法制观念，忽视了会计制度的严肃性和强制性。会计人员在企业领导下工作，不能对会计人员自身进行监督，很多企业会计人员为了个人利益或领导，不反映企业经营活动的真实情况，成为部分不法经营者徇私舞弊、掩盖真相的帮手，造成企业会计工作混乱不堪、财务监督失效，账目混乱不堪、账外设账，造成虚盈实亏或虚亏实盈的假象，掩盖企业实际的财务状况。这种现象会导致会计信息统计的不准确性和不完整性。

（三）企业内部控制制度不健全。企业内部控制制度不健全是我国企业采购成本中存在的第三大问题。在执行上，很多企业并没有完全按照公司规定的内部控制程序来操作，而只是将企业制定的内部控制制度用以应付相关部门的检查和审计，否定了内部控制所存在的意义；其次，会计人员配置不合理，财会人员的岗位责任制未落实到个人，缺乏行之有效的内部管理制度和会计监督制度，会计机构形同虚设，无法真正发挥会计人员的作用。会计人员仅完成自己职责范围内的记账、算账和报账的工作，与其他部门很少进行交流配合，忽视了会计监督和会计分析的重要性。提供的数据仅包括产量、成本、销售额、利润等方面，而对如何使资金有效利用、如何降低相关成本的费用、如何提高企业的盈利能力等企业深层管理问题研究得很少，进而导致出现采购方面的一系列问题。

三、完善企业采购业务相关对策

（一）完善采购付款流程。一是建立授权审批责任制度。企业应建立完善的授权审批责任制度，采购人员对于各种不同物资的采购申请做出采购计划。对于任何特殊的采购申请必须由公司计划部、营销部等相关部门共同审批决定，必要时还必须取得高层领导的同意。企业内审部门还应对采购流程进行定期审核，对没有按照流程操作的行为及时提出审核意见，使每个人的职责发挥作用，做到谁拥有权利谁承担责任；二是对供应商进行定期考核。采购部门应定期对供应商进行考核，对供应商的资信情况做评估，对于资信较差的供应商，采购部门应拒绝与其长期合作。企业应该系统化各项指标，将相关业务部门提供的反馈作为主要参考依据，根据供应商的得分，合理选择供应商；三是建立招标流程的监督制度。企业在招标过程中，应当采取公平、公正的原则，不得限制有竞争力的供应商参加投标。董事会或股东会应当派相关人员对招标过程进行监督，避免出现非正常情况，确保招标能够顺利的进行；四是建立完善的采购商品验收制度。采购商品验收工作应由独立于采购和会计部门的人员担任。验收部门应根据采购订单对商品的规格、质量等要求进行验收，并将验收准备入库，填写反馈信息。同时，验收人员还应将相关的验收单送交会计部门；五是对不相容职责明确责任；六是建立对采购合同的审核制度。采购会计应将合同信息与采购部门采购信息核对一致后录入会计信息系统，并负责保管原始合同。

（二）进行采购和报销方面的培训。财务人员及采购人员应该对自己负责的区域人员做费用报销相关知识的培训，并将培训内容作为对财务及采购人员的绩效考核目标。财务及采购人员通过工作中对员工费用申请过程中经常遇到的问题进行汇总，定期通过座谈会、电话会议或者其他形式组织相关部门进行财务、采购等相关知识的培训，优化职员费用申请的进度，促进各部门之间的配合，不断地提高工作效率。财务及采购人员根据员工日常费用申请及报销中常遇到的问题，如如何使用电子审批系统、报销时不同类型的活动提供哪些支持文件、报销单据提交的时效性如何规定、报销单据如何装订等问题进行汇总并做成培训手册供员工参考。这样做也是对员工日常付款申请行为有了统一的规范，提高了报销流程的效率。为了及时有效地解答员工费用申请等问题，提高工作效率，公司设立了财务热线。员工可以通过拨打财务热线联系到相应的财务人员，使自己的问题可以在第一时间得到解答。同时，财务热线还会设置录音功能，以便日后查询方便，也使双方的利益得到保障。负责付款的财务人员每个月应对付款明细账龄进行分析，以确保应付款项能够及时付出。由于银行账号有误或者其他原因导致应付款项暂时不能支付，同时又已过了付款期限的，财务人员需要及时联系相关人员进行跟进，以确保应付款项能够及时付出。

（三）健全企业内部控制制度，加强会计人员法制教育。企业应明确职责和权限、明确目标、明确职责，确保会计人员在工作中以法律为基础，增强会计人员的责任感；加强企业的内部控制，并结合本单位内部管理的具体要求，逐步实现会计工作的制度化、规范化。必须从公司领导做起，不断提高全体人员法律意识，强化法制观念，加强自觉性。对于企业管理层违反国家法规，违反本公司规章制度的行为，会计人员有权拒绝执行。这样才能有效解决产生的问题，改变企业管理现状，增强企业的综合竞争实力。

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