业务外包就是企业根据自身需要将运营工作中的某一项或是所有项外包出去，由专业的组织或机构进行运作，以减少人力投入、企业投资，降低成本，实现效率最大化。实行外包服务，可以解决企业由于自身团队或资源配置不足带来的难题。企业可以得到更加专业、流程更加完善的外包服务，大大节省企业的人力、时间和资金成本。

市场竞争的加剧，使专注自己的核心业务成为企业最重要的生存法则之一。因此，外包以其有效减低成本、增强企业的核心竞争力等特性成为越来越多企业采取的一项重要的商业措施。美国著名的管理学者德鲁克曾预言：在十年至十五年之内，任何企业中仅做后台支持而不创造营业额的工作都应该外包出去。

文件管理之冰山一角

在企业的日常商业活动中，充斥着各种各样的文件，其中包括销售宣传资料、市场企划书、产品规格书、产品手册、培训资料、交易文件等。这些文件承载着宝贵的信息。作为企业和组织进行信息沟通的重要工具，有效的文件管理将对业务活动（例如销售增长、客户满意度）产生重要的影响。文件作为企业和组织的信息载体至关重要，它与其他材料一样经历创建、采购、生产和配送，整个过程我们称之为文件供应链管理。尽管文件管理对于大多数企业和组织并非核心业务，但其职能又是不可缺失的。

提到宣传材料、说明书，人们往往立刻联想到与之相关的印刷成本。但是根据专业调查研究，印刷成本仅是文件管理整体成本的冰山一角（见图）。比如，文件的创意需要内、外部跨部门相关人员反复沟通、设计；文件的储存、管理需要占用空间；实体文件的采购、仓储、报废需要有人来操作管理，这些隐形活动不仅会消耗企业大量人力和财力资源，而且在很大程度上影响着最终的沟通效果。

目前大多数企业和组织仍然采用传统方式依靠内部来进行文件管理，但富士施乐提供的沟通营销外包服务将给众多企业带来福音。尽管文件供应链管理是一项不可缺少的职能，但对于大部分企业和组织来说并非其专长，而富士施乐长期深耕于印刷领域，对于文件供应链管理更具专业性。

外包是一种战略性经营转变和创新，采用富士施乐的沟通营销外包服务，不仅协助企业规避部分风险，得到更完善的服务，而且可以有效地降低和控制运营成本，进而使得企业可以集中人力关注核心业务的发展，实现资源配置的优化。

富士施乐的沟通营销服务是以文件供应链管理为主体的一种服务解决方案，它向客户提供一种整体管理服务，贯穿文档创意、建立、采购、生产和配送的全过程。由于采用端到端的管理模式，在为客户带来成本节约的同时，使准确的信息能够及时恰当地传达给相应受众。

除了纸质文件管理，富士施乐的沟通营销服务还能够有机地整合各类电子媒介，使得客户沟通更加有效。采用创新性的个体化技术，能够使得企业想要传达的信息通过网络途径精准地发送给相应客户。在固定预算条件下，这种方式将极大提升企业市场宣传、信息传递的效果，从而增强客户沟通活动的投资回报。

富士施乐的服务优势

富士施乐拥有十几年沟通营销服务的行业经验，该服务产品最早产生于美国和澳大利亚，近几年逐渐扩展到新加坡和中国。在该领域，富士施乐积累了丰富的行业经验，具备以下优势。

专业化的服务——支持沟通营销服务的是一个完整的团队。“创意设计师”协助客户进行文案、美工设计；“文件顾问”向客户提供印刷产品咨询服务；”运营团队“负责文件产品的跟踪管理；”IT人员“提供系统操作支持。富士施乐凭借这个完备的服务团队向客户提供端到端的沟通营销服务，使客户安心地将主要精力集中于核心业务。

具有竞争优势的成本——由于长期涉足印刷行业，富士施乐积累了丰富的供应商资源，同时凭借平台优势汇聚了大量客户需求，因此富士施乐能够为客户节省可观的直接成本。此外熟知沟通营销的每个环节将协助客户实现间接成本的最优化。

最佳的时效——凭借专业化的管理流程，先进的IT工具，富士施乐确保信息以最有效的方式传达给客户。

跨国制药企业的案例

一家跨国制药企业总部在北京，同时在国内设有三个分支机构，各分支机构拥有若干产品经理。产品经理们不定期采购印刷品（包括产品目录、使用手册、宣传单等），所有需求都会反馈到总公司的采购部。此外，总部的采购人员同时负责行政部印刷品的采购，两名采购人员总共要面对87名内部客户，下单后还要跟踪各种物料的到货情况。

这种情况下，总部采购面临多项难题。

1.由于采购人员不熟悉印刷品的设计，使得最终产品不能完全满足内部客户需求；2.与多家供应商进行反复沟通占用了采购人员的大量时间；3.印刷品的质量、交期不可控；4.很难将印刷品采购费用细化到不同部门或不同项目。

经过前期一个月的调研分析，富士施乐为该客户定制了一套以“文件顾问”为核心的文件供应链管理服务方案。该方案包括一名驻场“文件顾问”，四名后台运营人员，一名品控人员，多家可靠的印刷商，基于网络平台的订单管理系统。在项目实施后的一年内，双方每季度都要进行项目评估，不断优化操作流程，逐步改善原先遇到的各种问题：客户公司的内部需求人员可以随时咨询“文件顾问”， 确保印刷品最大限度满足要求；运营人员依据操作流程确保优质的印刷品按时送达客户手中；订单管理系统能够便利地生成报表，满足客户成本管理的需求。

富士施乐凭借优质的供应商资源、先进的IT管理工具、科学的流程管理、丰富的解决方案开发经验，向客户提供多种沟通营销服务组合，使客户得以将有限的资源专注于其核心业务，进而创造更多价值。