高校大学生档案管理及转递工作探析

2015-12-01高璨

决策与信息 2015年36期

关键词：毕业生规范档案管理

高璨

林西县人力资源和社会保障局人事信息中心内蒙古林西 025250

高校大学生档案管理及转递工作探析

高璨

林西县人力资源和社会保障局人事信息中心内蒙古林西 025250

大学生在升学和毕业之际都会涉及到档案的管理与传递问题，档案是记录每个人在学校和工作期间各项表现的重要依据，在今后的人身道路上会有重要的用途。然而，档案在管理和传递中却又较大的问题，有关教育机构并没有形成统一的规范。本文通过介绍档案管理的重要意义及现状，列举了规范管理和传递的几点措施。

大学生档案；管理和传递；现状；解决措施

一、高校学生档案管理的历史和现状

在过去的年代，包括计划经济和大学生扩招之前，由于在校大学生人数很少，毕业的应届大学生人数就更少了，大学生档案管理问题在高校中很好规范，只需有人兼职管理即可。随着计划经济向市场经济转型，国家大规模地扩招大学生，高校在校大学生的数量猛增，随之带来了一系列的问题。国家鼓励高校毕业生到中西部不发达地区、中小企业、私有民营企业等大学生缺少的地方去，建议他们不要都集中在大中城市、沿海发达地区、大型知名企业，缺少大学生的不发达地区和中小企业更有他们的用武之地。大学毕业生流向的变化，使学生的档案流向发生了很大的变化，由于学校的档案管理人员不能充分掌握用人单位是否具有机要文件接收权，很多小企业用人单位对机要文件不了解，造成机要文件转递中出现差错和延误，导致档案不能正常转递或无法正常到位。

按照国家文件精神，大学生毕业后未落实单位的，可按学生本人意愿，档案可在学校或生源地人事部门免费存放两年，大多数学生的档案都申请暂存在学校，这部分学生档案数量相当大，其管理也需要引起足够的重视。

档案管理人员肩负着重要的职责，首先是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。其次是做好档案的转递工作。高校大学生毕业时档案的转递大批量集中在学生毕业离校后的两周内，通过紧张的整理大学期间的档案，合并归纳为一份完整的大学毕业生档案。依据毕业生签订的就业协议书上提供的档案转递地址，档案管理人员组织各学院正确规范的填写好档案转递地址和机要转递单，及早将毕业生档案转到用人单位或派遣地，为毕业生提供良好的服务。

二、高校毕业生档案工作存在的问题

在多年的档案管理工作中，随着工作的开展，常遇到一些档案管理问题，这些问题影响到了档案的规范化管理和科学化管理，如果处理不好，可能会给毕业生带来影响，使学校的名誉受损。

1、在大学生由高中升入大学之际档案的转移过程不规范。档案是每个人在社会从事学业和工作的一种记录，具有相关单位的印章，在今后的工作和生活中具有较大的作用，然而，在很多学生高中毕业之际还不是十分了解档案的重要性，对于其管理的重要性也是缺乏认识。在高中到大学的档案转移过程中，每个学校的转移过程不免让人担忧，很少一部分通过正规的机关进行交接，较多的是通过快递或者让学生各自带走的形式，这样混乱的转移就造成了部分档案丢失的现象，然而每个人的档案都是逐年进行评价与管理，不仅没有副本，就是进行追补也是相当的麻烦。在未来的工作中，若是相关单位进行档案的交付就会造成较大的困扰。

2、高校大学生档案管理在校期间管理地不统一。教育局对于每个院校对于大学生档案管理问题并没有进行统一的规范，致使各高校按照自己的需求进行自我的管理。在学生工作处、教务处和就业指导中心都是个院校的档案管理地，在没有具体章程的管理中，查找学生档案就会造成多地找寻的困扰，不仅耽误了工作效率，在计算机的档案录入管理中也会造成较多的繁复工作。就是在今后进行档案再转递时也会出现遗漏的现象。

3、高校、机密文件管理机构和企事业单位在档案的管理中没有进行良好的沟通工作。之所以在档案转递过程中出现不规范的现象，主要还是档案在正常渠道转递中效率不高。往往通过正规渠道的转递其转移程序也就加多，由于工作时间的限制也会导致档案转递的不及时，在高校与机密文件管理处，高校与就业的企事业单位间由于没有进行及时和细致的沟通，就会造成学生就业的困扰，安全的档案管理流程并没有在实际的就业中给学生带来方便，反而造成了不必要的困境，致使较多学生和院校放弃了正规转递的渠道。

三、如何规范和完善档案管理

目前高校学生档案管理中出现诸多问题的原因是制度不规范、对学生档案的重视程度不够、管理人员专业化程度不够、人员缺少等。高校扩招后毕业生人数的增加，使得档案转递问题由于量的增加而成为大问题。做好学生档案的管理和转递工作，需要制度的规范化、科学化和人员的专业化、专门化。

1、高校应该建立健全学生档案管理制度。高校大学生档案管理制度应该明确规定：从大学生入学开始，新生档案的接收、日常档案的管理、大学档案的整理和毕业时档案转递的详细内容和原则，明确需要归档的内容，档案整理转递的步骤等等。

2、加强档案管理队伍建设。担负档案管理的人员，是制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备档案管理知识，熟悉所管理的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做好学生的工作，能独立处理工作中遇到的一般问题。

3、科学合理地管理学生档案。对大学生档案管理实施计算机管理，对大学生档案要分年级、分专业存放，对每一个档案出入档案库要有详细的记录，用计算机建立档案库，全面详细录入，以方便查询。对于计算机管理档案，许多学校自己编制了适合自身情况、方便使用的大学生档案管理系统，这是非常好的一件事情，应该积极加以推广。有的高校正在实施将毕业生档案的转递情况在网上发布，建议查询库，毕业生可以在网上查询自己的档案何时转出、转往何地、何时收到、何人或何单位接收等等，这样就减少了邮寄档案后的查询工作量，而且特别方便了学生，随时可以上方查询。这样的工作可以继续推广到其他的学生，如在校生或申请将档案留校暂存的毕业生，对档案工作将是一个很大的促进。计算机管理档案固然重要，对于档案交接的书面材料，更一定要妥善保存，这是档案查询的重要原始凭据，绝不可遗失。