马春娟

鸡东县老干部局 黑龙江鸡东 158200

老年大学档案工作探讨

马春娟

鸡东县老干部局 黑龙江鸡东 158200

老年大学作为终生教育后期极端的一个场所，其档案既有一般档案的共性，也有一定的特殊性，是学校工作人员、老师、学院等在长期教学工作、学校管理和学习活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音响等不同形式的材料，是学校教学活动的真实记录，全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”。

老年大学；档案工作；管理方法

根据目前老年大学档案管理的现状，这里将从老年大学档案管理的实际情况出发，简要地介绍一下老年大学各类档案的管理办法。

一、老年大学文书档案管理

老年大学文书档案的管理办法，可根据档案管理的基本要求结合学校的实际情况来制定。文书档案的立卷工作，有专门文书部门的老年大学，可按国家机关档案管理的规定，由文书处理部门立卷，然后定期向老年大学档案室归档。而在大多数的老年大学里，老年大学的机构简单、定员少，负责文书工作的人员一般是由办公室的工作人员或者档案员来兼任的，那么，文书档案的立卷也就统一由他们来完成。文书档案的立卷部门确定之后，经过他们收集、整理、鉴定，形成内容完整的案卷，应于次年3月末之前向综合档案室移交归档。

二、老年大学教学档案的管理

老年大学教学档案材料收集、立卷系理工作，一般由老年大学的兼(专)职档案人员负责。教学档案材料的收集，必须在熟悉全校教学活动的基础上，及时将各教学环节形成的教学材料，依据归档范围收集齐全。并在熟悉文档立卷、整理业务的基础上，做好文档材料的分类、排列、组卷、定期保管等工作。于次年3月末之前，将教学档案按规定移交档案窒。老年大学综合档案室接收案卷后，要把教学档案分类存放，以方便提供利用。

三、老年大学教师业务档案的管理

教师业务档案由学校教导处的专、兼职档案管理人员负责整理、立卷、保管。由于反映教师业务情况的材料是多种形式的，除专门反映教师个人教学工作的材料外，还有涉及教师集体的材料，如：教师逐年逐学期的花名册、逐月逐日的考勤原始记载，反映教师集体荣誉的材料等，因此，在管现上要分别进行管理。对反映教师集体工作情况的材料，可用“按问题分类”的方法进行组卷。于次年的3月份，向学校综合档案室移交。对专门反映教师个人工作情况的材料，可象人事档案的管理那样，采用“按人头立卷”的方法分袋管理。即从教师入校授课时开始，不断积累教师业务档案材料，直到教师离开学校，依“档随人走”的管理原则，随人而去。

有些材料必须具有凭证性标记的(如个人的签字或加盖个人印章，组织上签署盖章)，手续必须完备。对属于归档范围但手续不完备的材料，应将手续补办完备后再行归档。在鉴别材料能否归挡的同时，还应注意把档案中应当具备而缺少的材料登记起来，以便有效地进行收集补充。

要妥善处理不应归档的材料。以往由于教师业务档案工作制度不够健全和其他—些原因，有一些不属于这类档案范围的文件材料也收集到一起来了。对此，应首先将那些不属于归档范围的材料剔除。在向档案部门移交时，要严格履行交接手续。

四、老年大学学生档案的管理

老年大学学生档案是人事档案的主要内容之一。在学校各个环节工作中，一定要注意学生档案资料的形成。各老年大学都要有—名专、兼职人员负责学生档案的管理。切实把学生档案完善、管理起来。在管理形式上，学生档案也象人事档案一样，是以人头为单位建立、积累起来的，也要依“档随人走”的原则进行管理。末升学的学生档案，可由学生档案管理部门在学生毕业后，移交学校综合档案室进行统一管理。

五、老年大学声橡档案的管理

由于声像档案是以胶卷和磁性材料为载体的档案，所以在管理上也有其特殊性。照片档案主要由原版底片、翻版底片、照片及其文字说明构成。原底片是照片档案最原始的材料，是复制用的母片。翻版底片是为避免原底片在频繁的使用过程中受到磨损而复制的底片。彩色底片不易保存，对比较珍贵的彩色照片可以复制一套黑白底片一并保存。照片即正片，归档时每张底片要附有照片，在原底片或翻版底片均已损坏或遗失时，可以用照片翻扣。随底片同时归档的照片可做为档案保存。文字说明材料即照片的标题和文字说明，与照片密不可分。一张照片如果没有文字说明材料，其利用和保存价值也会受到影响。

录音、录像档案，是记录老年大学教学及教学管理活动的档案。这种档案，依载体形式分有盘式和磁带式两种。盘式的可分金属模版和塑料模版两种。

唱片(盘式)档案在保存—般较耐久，一些具有珍贵保存价值的录音和录像，应灌制在金属模版的盘上，以利于长期保存。塑料唱片一般不作为档案保存，但如果特别有价值的唱片的金属模版已经损坏，塑料唱片也可以作为档案保存。另外，为了方便利用、保护金属唱片，在保存金属模版的同时，也应当保存一套塑料唱片。

六、老年大学综合档案室的管理

加强对档案的管理，有效的保护和利用档案是科学地管理学校、提高教育教学质量不不可缺少的一项重要工作。建立老年大学的综合档案室，是这项工作的基本保证。《机关档案工作条例》第六条规定：“机关必须建立档案室，成立相应的档案工作机构，不需要建立档案工作机构的机关，应配备专职或兼职的档案工作人员。”办学规模较大的老年大学应设综合档案室，配备专职的档案工作人员，规模较小的老年大学，要有兼职的档案员，承担老年大学各类档案的收集、整理、保管工作。

1.老年大学档案室工作的性质

老年大学档案室工作是学校工作的重要组成部分，是提高学校工作效率和工作质量的重要条件.是维护学校历史豆面貌的一项重要工作。它是国家档案管理工作的基本组成部分，在上级档案管理部门的统一管理下开展工作。

(1)老年大学档案室工作是学校工作的重要组成部分，这是档案工作的重要地位所决定的。老年大学档案是反映学校活动的历史记录，是国家档案管理工作的基本组成部分，同时又服务于老年大学的各项活动。因此它要求学校必须把档案工作纳入学校重要工作的议事日程，认真地、合理地解决机构设置、人员配备、经费和设备等实际问题。

(2)老年大学档案室是提高学校工作效率和工作质量的重要条件，这是由档案工作的作用决定的。档案具有凭证作用和查考作用，通过查考档案，可有助于总结经验和继续开展工作，同时还可以有效地节省时间、人力和资金。

2.老年大学档案室工作的基本任务

老年大学档案室工作的基本任务是根据《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》的要求来确定的。其基本任务是：(1)对学校各部门形成的各种文件材料的收集、立卷、整理和归档工作进行指导并监督各项档案工作制度的落实。(2)集中统一管理学校各门类和各种载体的档案，并积极提供利用，为学校各项工作服务。(3)按有关规定做好档案的移交工作。(4)完成领导交办的其它有关档案业务工作。

[1]张惠菊.老年大学档案的形成及其特点[J].云南档案，2007(06).

[2]李婉月.开放档案工作研究[D].武汉大学，2004年