袁晓坤

黑龙江省重竞技运动管理中心 黑龙江哈尔滨 150040

浅谈纸质档案保管的方法

袁晓坤

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文章首先分析了影响纸质档案保管的因素，总结为纸张与字迹成分容易氧化、光照影响、档案室中空气环境不达标等方面。其次重点介绍了解决此类问题的有效措施，对具体的保管方法进行总结，采用科学的方法对纸质方案进行管理，可以提升档案的安全性。

纸质档案；档案管理；档案使用

一、影响纸质档案保管质量的因素

档案管理需要对纸质资料进行整理，存放在制定的档案室内，按照档案的科目来进行。统一管理能够避免档案丢失的问题发生，使用阶段也更安全便捷。但在纸质档案管理过程中，也存在一些风险隐患。由于是原始资料，一旦损坏很难重新搜集整理，下面将对影响档案管理安全的因素进行总结。

1、纸张和字迹的成分

档案自身材料质量得不到保障。纸张是由木浆制作而成的，长时间保管颜色会出现变化，原因在于纸张中含有的成分发生氧化反应，颜色变化会影响到阅读内容。因此保存年限久远的纸质档案，字迹会逐渐的模糊，最终影响到阅读，对使用造成影响。档案中的大部分信息都是打印而成的，油墨的成分也不能完全抗氧化，长时间保存性质也会发生变化，如果纸张的厚度较大，使用期间不容易损坏。但在档案中，含有大量的复写纸，不但容易破损，并且字迹也会逐渐模糊。

2、光照

档案室内要保持通风，满足这一性质光照自然也避免不了。纸质档案长时间受到阳光的照射，表面字迹会逐渐模糊。在光照环境下，纸张的氧化程度也会逐渐增大。保存一段时间后观察阳光照射一端的档案，质量会有明显下降。

3、库房的温度湿度

档案存放期间室内的温度也是影响安全性的主要因素之一。如果室内的温度过高，档案内部记录信息的纸张会变得脆弱，在使用档案时需要对纸张进行翻阅，一旦损坏很难复原。在潮湿的环境下，档案受潮很容易发霉变质，出现明显的粘连现象。纸张也容易遭受到虫蛀。档案信息中手写记录的文字在潮湿环境下字迹会逐渐褪去，影响后期的使用查看。

4、环境中的有害气体和灰尘

档案资料存放的环境中，空气洁净度达不到标准，造成严重的安全隐患。潮湿的空气中含有大量的悬浮颗粒物质，并且水分含量也严重的超出了安全标准。短时间内这种隐藏的风险并不能展现。档案室室内环境问题，在使用期间常常会出现，常规的干燥方法很难彻底解决。原因在于档案自身也会产生一些有害灰尘物质。在灰尘的影响下档案发霉几率会有明显增大。影响纸质档案材料耐久性的有害成分主要是酸性有害气体和氧化性有害气体。酸性有害气体被纸张吸附后，进而使档案纸张材料的酸度增加，而酸是促使纸张中纤维素水解的催化剂，其含量增加会使档案纸张材料强度下降，耐久性降低。氧化性有害气体所产生的初生态氧和臭氧都具有氧化性，会使档案纸张材料中的纤维素被氧化而使纸张强度降低，进而降低其耐久性，一些字迹材料中的色素也会因氧化而发生褪色。

5、人为损坏

对档案的保护需要各职能部门的密切配合，特别是在整理和利用的环节，操作的不当很可能对档案原件造成重大毁坏。纸质档案从在档案室的保管开始，到归档、整理直至鉴定的过程，是档案的最原始面貌得以展现的过程，也是档案原貌最易受损的阶段。这个时期许多不规范操作和人为损坏给档案原件造成致命性损伤，无形中增大了日后档案保护工作的负担[3]。因此，需要加强档案工作人员的保护意识，以减少对档案文献的人为损坏。

二、纸质档案保护的策略及方法

1、加大对纸质档案保护的宣传力度

加强管理人员对档案的保护意识，要使他们意识到纸质档案的“前端保护”工作的重要性，在纸质文件归档保管之初就必须积极介入，从源头开始有效确保档案全程的安全。尤其是在档案整理和利用的环节，操作的不当很可能对纸质档案原件造成重大损坏，因此每个档案工作人员必须从自己做起，树立起良好的档案保护意识。对档案的保护不单单是档案工作人员的责任，还需要全社会的共同参与，对档案利用者也需要进行档案保护教育，以降低用户对档案损坏的可能性。

2、坚持“有效保护，合理利用”的原则

在档案的保存与利用上，必须意识到没有保存就没有利用，拒绝利用就失去了档案保存的价值。因而“有效保护，合理利用”是档案保护的基本原则，对纸质档案尤其如此。我们应当处理好档案保存与利用的关系，在档案利用中应当处理好长远利益与眼前利益的关系，不能只顾眼前利益滥用档案，致使档案载体过早劣化。如对于重要的档案或珍稀档案应以保护为主，抢救第一；对于传世的珍贵档案，原则上以藏为主，限制其原件的使用。

3、以防为主，防治结合

以防为主，防治结合的指导思想是纸质档案保护工作的基本策略，要从基础设施、保管环境以及保管方法三方面做好预防工作。①良好的基础设施.档案库房的建筑设计要从保护档案的角度考虑，不仅要重视库房的避光、防潮、防尘及通风等问题，还要注重内部装修、设备的环保性，以减少有毒气体对档案的侵蚀。②最佳的保管环境。合理控制库房温湿度，库房温度变化范围在14℃-24℃之间，相对湿度在RH45%-50%之间，必要时可采用空调机、除湿机等设备保持库房内适宜的温湿度，以延长档案纸张和字迹的寿命；应采取防光措施，避免阳光直接照射，以降低光对纸质档案的影响；搞好库房内的环境卫生，以减少空气污染物以及霉菌等微生物、害虫等对档案文献的危害。③恰当的保管方法。根据纸质档案的性能特点有针对性地进行保管，如对酸性较强的纸张，应密封保管，对图纸等纸张材料特殊且易磨损破碎的档案，应折叠或摊平开放保管。

4、做好纸质档案的数字化管理工作

对纸质档案进行数字化管理，是档案信息化建设的重要内容。所谓纸质档案数字化，就是利用数据库、数据压缩、高速扫描仪等技术手段将纸质文件系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化网络建成后，利用者可通过网络访问档案信息库的资源，除非情况特殊，否则不需要原件，这样不仅可提高档案的利用率，而且可以避免原载体档案因频繁使用带来的损害，从一定程度上延长了纸质档案的使用寿命。但要注意的一点是，对于数字化后的纸质档案原件的处置要慎之又慎，不能随意销毁，尤其是那些具有内在价值(指文件固有的文化或艺术价值)的纸质档案，必须保存原件。

5、加强档案保护技术的研究和创新

在新时期会出现很多新的情况，比如新的电脑打印机文件，其字迹材料的耐久性如何，又比如每年都会发现档案害虫的新品种等等，这些新情况、新问题要求我们在沿用传统的档案保护技术方法的同时，更要注重推陈出新，进一步完善纸质档案的保护技术和方法。

小结：纳米技术是近年来被应用于档案保护的一种新技术，纳米技术可以改进纸张和档案字迹的耐久性，可以改进档案库房的空气质量和防治有害微生物，甚至可用于对档案的修复工作。

[1]仝艳锋，罗茂斌.纸质档案修复中的负面损害及防治对策研究[J].档案学通讯，2012(07).