●彭晓红（广东医学院图书馆，广东东莞523808）

招标采购模式下医学院校医学图书采访质量控制研究

●彭晓红（广东医学院图书馆，广东东莞523808）

招标；医学院校；医学图书；图书采访；质量控制

医学图书对医学院校开展教学科研和培养高素质创新人才起着非常重要的文献保障和信息支持作用，通过对广东医学院图书馆最近五次医学图书招标采购情况进行统计分析，探究医学图书招标采购过程中存在的问题，提出招标采购模式下医学图书采访质量改进的对策：做“实”招标文件，遴选优质书商；控“好”征订书目，产生高质书目订单；抓“实”与书商的沟通，得到优秀的图书和服务；做“好”图书利用情况调查，建立采访质量评价体系等。

我国《政府采购法》一出台，众多图书馆竞相通过政府招标采购图书。一方面，政府招标采购能够合理选择高质量图书供货商，有效避免腐败的滋生，节约成本，提高采购经费的使用效率；另一方面，政府招标限制了图书采访的渠道，使采购途径变窄，不利于医学院校采购专业性强的医学图书，导致馆藏质量下降，严重制约了教学和科研的需求。［1］笔者以广东医学院图书馆2008～2013年医学图书招标采购实践为基础，分析影响医学图书采访质量的因素，在此基础上提出招标采购模式下医学院校医学图书采访质量控制的策略。

1 广东医学院最近五次医学图书招标采购情况的调查分析

以广东医学院2008～2013年医学图书招标采购实践为研究对象，依据中标书商情况和书商履约情况进行统计分析（见表1），得到如下结果。

（1）从书目质量、书目订到率和送书速度来看，国营书商C独占鳌头，医学图书品种全，书目订到率达92%。专营医学图书的A也不错，书目质量好，书目订到率达到90%。B稍逊一些，D和E在书目订到率方面与前三家不在同一个档次上，书目订到率低于85%。最差的是E，也许是业务能力有限，刚开始两三批书送得很快，到后来配书就象挤牙膏，实在令采访人员头痛不已，大大影响了采访进度。为了配合其完成采购任务，采访人员没完没了地挑选书目，又是现场采访又是网上搜集，还发动读者推荐，好不容易弄好书目订单，发到他们手上，却只采购到少量图书。30万元实洋的配额，订单码洋做到150多万元，大大增加了采访人员的工作量。

（2）从图书质量和服务水平来看，C最好，其次是A和B。这三家书商配书均以大型出版社出版的书为主，污损少，配书快，退书也少，验收便利。D、E两家书商的配书质量比不上前3家，送过来的部分新书印刷日期很新，但外观很旧，或破损缺页，或带磁条，中间还有非订购和重复来书，退书较多。采访人员验收时必须小心谨慎，认真核对订单、测磁，反复催漏，才能确保采访质量。

（3）从采访人员的角度来看，2008年和2011年由专营医学图书的书商A负责配送，所配医学图书学术性强、品种全，很好地保障了当年的文献采全率，整体效果较好。2009年独家中标的书商B乃综合性书商，同时经营人文社科、医学和科技类图书，受地域及实力所限，整体采访质量比2008年和2011年稍逊一筹。最不理想的是2012年。当时想通过三个书商间的竞争，尽快完成当年的采购计划，让医学图书书目更加齐全。但当三个书商同时配送医学图书时出现了大量题材类似版本不同、同书异名、重复来书等问题。在合作过程中，姑且不论送书速度快慢，仅处理3家书商送来的交叉重复的书目数据，就十分费时费力，且其书目质量和送货速度都跟不上。虽然有实力较强的国营书商C一起参与，但采访人员只得根据进度调整三家书商的采访经费比例，提高国营书商C的采购金额，勉强完成当年的采访任务。总之，2012年的采访质量最差，采访人员工作做得很累。2013年，第三次跟书商A进行合作。采访人员认真总结了前两次的合作经验，对前两次合作中出现的问题提前沟通、商量解决，该年整体采访质量最好。

表1 广东医学院2008～2013年医学图书招标采购情况

2 医学图书招标采购过程中存在的问题

2.1 招标采购模式忽视了医学图书文献资源的特殊性

医学图书采购的特殊性表现在以下几个方面。（1）医学图书因为市场窄，发行量相对较小，故折扣偏高，在招标过程中图书馆不能预先提供详细的图书采购清单，具体交货时间也无法明确约定,只能对采购金额等做一些原则上的规定。因为要求采购的医学图书品种多、复本少，且为多批次分时采购，加上医学图书源源不断出版，所以没有现成的书单可供使用。［2］（2）无法明确指定出版社。目前我国有好几百家出版社，不同出版社出版图书的专业分布和出版重点各不相同。［3］通过政府招标后，中标书商数量有限，且任何一家书商都无力与所有出版社建立合作关系，从而导致书商采访数据不全，不能完全满足图书馆的采购需求。（3）在招标采购模式下，优质的书商因其书目质量较高以及售后服务较好等原因给出的折扣往往不会太低，这样导致作为招标方的图书馆不一定能与最适合自己的优质书商合作。而通过刻意压低折扣中标的书商在中标后往往其后续工作难以为继，他们会刻意避开采购成本较高、专业性较强的医学图书，且书目质量、到货率难以保障，最终影响图书采访质量。

2.2 书商征订书目质量不高影响采访质量

（1）书目缺乏针对性。各个图书馆馆藏目标、读者对象不同，实际需要的书目侧重点不同。而书商为了追求书目数量大而全，不能提供具有针对性的书目，没有体现图书馆的个体需求差异，造成无效采访数据过多的现象。（2）书目数据有缺陷。完整的书目信息包括较完备的题名、责任者、出版日期、ISBN、价格、分类号、适用对象、丛书名、内容简介、版本等项目，有的书商提供的书目会缺失某些字段。由于看不到图书的纸型、装帧和内容等情况，在书目数据缺漏的情况下会无从判断该书的价值，从而导致书目圈选过程中出现盲目性、随意性。（3）书目信息时效性不强。时效性较强的图书主要包括各类考试辅导用书、计算机类图书等，其特点是生命周期较短，一般为3～6个月。过了这一时期，读者数量会大大减少，图书价值也大打折扣。［4］（4）征订书目重复。征订书目重复现象主要包括：书商自身书目重复、与其他中标商的书目重复、同一套书按照套书和分册分开征订等。2012年三家中标书商提供的书目彼此重复的比例最高达30.48%，最低为18.5%，平均接近23%。

2.3 采访人员招标采购前准备工作不到位，图书采访缺乏主动性和针对性

正所谓“磨刀不误砍柴工”。如果医学院校采访人员的医学知识面不宽或对医学专业知识缺乏研究学习，那么必然无法高质量地完成采访工作。如果采购人员不主动加强医学知识的学习，不重视学科专业交叉融合趋势对馆藏结构的影响，在采访中势必难以准确选定图书品种。而图书采访最终要服务读者,满足读者需求。［2］有些采访人员对馆藏及本校读者需求调查了解不多，不清楚本馆馆藏的优劣势和本校读者的阅读倾向，采访工作缺乏针对性，无法突出医学图书馆馆藏特色，从而导致2008～2013年广东医学院图书馆医学图书借阅率普遍偏低(见表2）。表2说明每年采购的医学图书至少有60%无人问津，造成了严重的文献资源和图书经费的浪费。

表2 广东医学院2008～2013年医学图书借阅率调查

3 招标采购模式下提高医学图书采访质量的对策

质量是图书采访工作的生命线。我们始终坚持向招标要优质书商、向书商要优质书目、向书目要优质图书和服务、向读者要采访质量评价的理念，并把它贯穿在医学图书各项采访工作当中。

3.1 做“实”招标文件，遴选优质书商

习近平总书记强调“谋事要实、创业要实、做人要实”，医学图书招标文件也要做“实”，这是提高采访质量的首要环节。图书馆90%以上的图书都是通过书商渠道采集，从这个意义上说，书商就成了图书馆的生命线，书商的质量直接关系到图书借阅率和图书馆正常运作的问题。［6］那么医学院校如何做“实”招标文件呢，可以重点把握以下几个方面。（1）标书要明确书商与医学核心出版社有业务合作。国内各家出版社各有特色，但大部分医学图书来自为数不多的核心出版社。［7］比如广东医学院确定了人民卫生出版社、人民军医出版社、中国医药科技出版社等12家出版社为医学图书核心出版社，在招标文件中对书商供货渠道应该着重考察，了解书商与核心出版社的合作状况，将其与医学核心出版社签订经营协议列为重要指标，以此作为评价书商品牌优势及实力的标准之一。（2）标书中要明确书商征订书目的质量。我国现有出版社500多家，图书馆不可能与之一一建立联系，90%以上的图书馆从书商处获取书目信息的比例超过50%，［8］书商采访数据是多数高校馆书目来源的首选。为防止书商因利润考虑“故意”漏掉那些利润低的学术类书目或发行量小难采集的书目，标书中因明确向书商提出对于本校的重点医学学科采访数据要全，对于医学核心出版社和著名大学出版社的书目数据要全。（3）标书要敢于设置针对书商的奖惩机制。对于“采访和编目数据质量、图书质量、送货服务、到书率、交货速度”等方面，招标文件中应明确规定奖惩措施，比如可以在随后的图书订单中对中标的书商采购额度做出相应调整，或者设置“滚动招标”制度,［9］在采购总金额中预留出部分资金专用于奖励在中标书商中的优质书商，用于完成对漏采书目和畅销书目的后续采购，从而保持了图书采购的连续性和全面性。

3.2 控“好”征订书目，产生优质书目订单

在确定好中标书商后，采访质量的高低，最终取决于书目订单的质量。那么，如何产生高质量的书目订单呢？笔者认为，采访人员首先要做到“三个了解”：一是了解馆藏，二是了解读者需求，三是了解最新医学图书出版发行情况。如果这“三个了解”没有做好，势必会增加采访工作的随意性、无序性，也不可能建成符合实际需求的医学文献藏书体系。因此，采访人员必须清晰地知道本馆藏书近期、远期的规划；知道现有藏书的规模以及特色；清楚本馆的优势及劣势，然后要进行深入而广泛的读者需求调查，了解读者阅读倾向，包括所需图书的书名、内容、主编、出版社等，可以充分利用微信、QQ、问卷调查等沟通手段，随时跟踪读者的需求变化，建立动态读者需求数据库。采访人员还应该经常关注各类权威书评和医学图书销售、借阅排行榜，注意收集本馆核心出版社的最新书目信息，同时可以利用“广东省医学院校图书馆”QQ群等交流平台，搜集广东省各医学院校图书馆的订单，适度加以共享利用，提高采访效率。只有通过以上“三个了解”才能提高选书的针对性和实用性，提高有限经费的使用效率。其次，加强对中标书商征订书目的控制监督。中标书商提供的采访数据中，适合本馆订购的图书品种不足一半。［10］中标书商征订书目不全面，导致了大量高质量的图书购不到。所以采访人员在做到“三个了解”的基础上，对照本馆馆藏发展规划、本校读者需求和核心出版社书目信息，充分利用网上选书平台等手段，发动各二级学院师生代表和学科馆员参与书目挑选荐购，对每一份书商征订书目进行查漏补缺，以免影响文献资源建设的质量，最大限度地保护图书馆的合法权益。最后，通过对修改后的书商征订书目进行细致认真的查重核对，再发给中标书商,并根据招标文件和采购合同，分析书商书目回馈数据并重点关注其到书率，最终确定本馆的书目订单。

3.3 抓“实”与书商的沟通，得到优质的图书和服务

实践表明，抓而不紧，抓而不实，等于白抓，任何工作到最后都是“落实”的问题，不抓落实，再好的决策也是空话。采访人员加强与书商的沟通交流，把与书商的沟通交流贯穿图书采购过程的始终。采访人员与书商沟通的第一步就是要将招标文件和采购合同中书商提供书目、编目数据以及图书上架等采编服务的各项要求充分量化，向书商详细说明，做到信息公开。毕竟书商销售对象不只是医学院校图书馆，医学院校图书馆都有什么特点，最需要什么样的图书，书商其实并不是很清楚。这时采访人员就有必要让书商充分了解图书馆对资源和服务的购买标准和要求，这样才能让书商充分重视医学院校图书馆的个体需求差异，提供真正有效的适订书目，最大限度地提升采访效率。

与书商沟通的第二步就是招标文件和采购合同中设置的书商奖惩机制的“落实”。作为买卖双方的图书馆和书商，在充分沟通的基础上，图书馆要充分理解书商的逐利行为，但是书商也应该尊重图书馆严格执行医学文献采购标准的意义，积极主动地解决图书采购中出现的问题。但是如果真的因书商单方面的原因导致书目质量、到货率以及上架等采编服务上出现质量问题，采访人员不能一味地“心慈手软”，不能以牺牲图书馆的利益来成就书商，而应该有理有节地阐明责任，严格按照招标文件和采购合同执行，及时果断地采取调整采购金额或者结束合同等方式惩罚不负责任的书商，这样也是为了让书商更好地了解图书馆的要求，从而“培养书商”，［11］不断提升书商的对口服务能力和专业服务水平。对于那些信誉好、服务优质的书商，图书馆应该深入挖掘合作内容，开拓增值项目，比如加大图书订单、在业界通报其信誉和口碑、建立友好合作机制等，最终实现双赢。最后，采访人员应该对每一个合作过的书商在图书采访合作过程中出现的问题和成功做法进行总结，形成符合本馆实际的切实可行的书商合作机制，为招标文件制定和图书采访提供参考，促进书商间形成良好竞争态势。

3.4 做“好”图书利用情况调查，建立采访质量评价体系

“没有调查就没有发言权”，采访人员做好图书采访工作，目的就是追求实实在在的效果，不能只是自我感觉良好，必须有一个实实在在的采访质量评价体系。采访质量评价体系，除了包括能够经得起上级部门对图书馆馆藏评估审核以及形成本校特色馆藏外，主要通过图书文献利用率高低来衡量，这也是检验文献采访质量和调整文献采购策略的重要手段和依据。［12,13］医学院校图书馆服务的师生读者以专业教学为主，临床实践和科研为辅，采访人员依据这种情况对图书利用进行调查应包括被借次数、复本量、读者级别、读者评价建议等。通过对学生、教师、临床工作人员利用图书情况的调查，结合各学科带头人的综合评价,再进行定量和定性方法的分析判断，从而建立采访质量评价体系。图书利用情况的调查，既是对以往招标采购图书质量的总结，也是深入挖掘读者需求，为以后的招标采购指明方向，不断提高采访的针对性和实用性。

广东医学院图书馆采访人员在对各类读者对图书利用情况进行分析的基础上，对读者的评价建议作出了全面的答复与整改。①增加医学图书种类与复本。建议读者将具体的购书建议（书名、学科专业等信息）通过采访微信平台等网络手段发送，增加采访人员书目搜集面。②增加医学外文书订购。将希望订购外文书的学科专业或具体书名提供给流通部咨询馆员，认真考虑读者的建议。③购置更多彩色图谱类医学图书，增加图谱品种。医学彩色图谱一直是采购的重点，但由于价格昂贵，订的复本数较少。④增加医学参考书，充实参考书品种。医学习题类书较少，临近考试很难借到参考书。与各课程任课老师联系，征求所需的参考书品种，同时建议读者充分利用我校自己制作的教学参考书全文数据库、CALIS教学参考书全文数据库。⑤尽量购买与医学相关的数学、计算机类图书。计算机书淘汰迅速，复本数不宜过多。⑥增加常用图书的复本数。对图书的借阅次数进行统计，对借阅率高的图书如临床医学多选题、习题集等增加复本数。⑦加快新书上架速度：改革采编流程，提高新书的加工速度，加快新书上架，同时适当缩短新书借阅的时间，一般新书借阅时间设定为2～4周，如有新书预约，则通过电话、邮件等方式进行催还，保证新书快速投入流通，提高利用率。

4 结语

在政府招标采购的大环境下，采访人员既要充分发挥政府招标采购的积极作用，牢牢抓好招标文件、书商书目订单、与书商沟通、读者对图书进行评价等四个要素，又要客观评价其负面影响，确保各项采访计划、采访要求落到实处，起到实效，从而提高图书采访质量。美国图书馆在全世界最早开始了个性化文献采访工作，他们称之为“读者决策采购（PDA）”或“需求驱动采购”。［14］要谋求图书馆采访质量更好更快地提高，不断提升医学图书对学校读者开展教学科研的吸引力和提升创新能力的连动效应，是每位采访人员的共同责任和不懈追求。图书采访工作时刻不能懈怠，采访人员要以强烈的责任感和使命感、终身学习的态度，创新采访模式，攻坚克难，不断提高采访的针对性和实用性，真正做好图书馆的“当家人”。

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G253

B

1005－8214（2015）11－0091－05

彭晓红（1983-），馆员，广东医学院图书馆采访部副主任，发表论文8篇。

广东省“创新强校工程”2014～2016年建设规划体制机制改革与协同创新类建设项目“医学院校图书馆个性化信息服务对医学生创新能力培养的研究”，2015年度广东省高等教育教育教学改革项目（本科类）一般类教改项目。“医学院校图书馆个性化信息服务创新平台的研发与应用”，广东医学院教育教学课题“医学院校图书馆个性化信息服务对医学生创新能力培养的研究”（项目编号：2JY14031）的阶段研究成果之一。

［收到日期］2015－05－29［责任编辑］王岗