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办公自动化系统的设计方法与实施策略

2015-10-21钟金华

建筑工程技术与设计 2015年19期
关键词:办公自动化设计方法实施策略

摘要:随着社会的不断发展,传统的办公方法和手段已越来越难以适应现代办公要求,而应用办公自动化系统能够较快的处理相关信息,提升办公效率。本文将就办公自动化系统的设计方法和实施策略进行分析,以更好的应用办公自动化系统。

关键词:办公自动化;设计方法;实施策略

信息技术的不断发展,尤其是计算机、网络通讯、多媒体制作和数据库开发相关的技术取得了重大突破,更是促进了企业办公自动化的发展。传统的办公模式,在处理突发事件方面具有一定的优势,但是在统计、传递、处理、分析信息方面,需要人工来进行,耗时耗力,但这种方法并不适应现代办公的需要。对着信息处理量的增加,以及对信息安全性要求越来越高,因此办公自动化系统应用越来越广泛,其不仅能够提供信息,还具有信息查找功能,而这大大提高了办公效率,提高了企业的管理水平。

一、办公自动化系统的需求分析

办公自动化系统的设计,需要进行用户需求调查与分析,以确定系统目标,这是办公系统建立的重要前提。通过考察一般的办公工作环境,得出相应的办公室工作模型。在其中,领导是企业核心,办公部门及各职能部门需要将本部门的信息,如财务或销售等,对此加以提炼,以表格或图表的形式,转达给领导,方便领导能够及时而全面地掌握本单位的全面情况,领导通过对信息的分析和处理,形成决策,并将此传达给各职能部门。

收发室,该部门主要负责本单位与外部的联系和信息沟通,本单位的收文由收发室收入,而本单位的发文同样也是由收发室发出。对于收到的文件,收发室一般先转交行政办公室,由行政办公室给出初步的拟办意见以后,再进行下一步处理;收发室发出的文件,一般也是先由各职能部门上交给行政办公室,由其审核以后再交由收发室发出。

档案室,该部门主要是负责保存本单位具有保存价值的历史文件和资料,以供其他部门在需要时能够及时查阅。档案室要对历史文件进行收集、整理、保存、借阅及销毁。

行政办公室是企业的综合办公部门,其主要负责:各职能部门的调度和协调,本单位的日程安排、会务安排和领导日程,为领导的日常办公提供服务,管理后勤等。行政办公室除处理日常办公事务外,还在领导与各职能部门间充当着“上传下达”的角色,负责传递领导与各职能部门间的信息。

职能部门,是单位为完成某一项工作,而成立的专门部门,如为完成人事管理的人事部门,负责本单位财务管理的财务部。这些职能部门在日常办公中处理专门事务时,会产生与其具体业务相关的数据,而这些数据需要办公自动化系统中的专门模块来处理,如销售部门需要独立的销售模块来统计和处理销售数据。

二、办公自动化系统的设计方法

1、办公自动化系统的分层设计

办公自动化系统中的分层主要分为表示层、业务层和数据层。其中表示层,即一般意义上的显示层或界面层,该层面是计算机人机交互的界面,主要负责处理用户输入和输出的内容,为整个系统更好的提供可移植的表示逻辑。表示层的设计,主要是用户通过浏览器,进入表示层,在登录界面输入相关的登录信息,在实现访问之后请求过滤,一旦通过身份验证即可进入主界面了。

其次是业务层,即逻辑层或中间层,该层面在整个办公系统中处于非常重要的位置,是其核心。业务层是用来解释从数据库中提取和保存数据的过程,同时用来处理一些业务逻辑和业务规则。在业务层设计中,要根据各模块的功能抽象出不同的类,而且访问数据库的类也是十分重要的,所有相关的数据库都是通过此类来实现的。

最后是数据层,也被称为数据访问层,其功能主要是完成数据的定义、查询和更新等操作内容,以更好的保护数据的安全性和完整性。在办公自动化系统中,对于一般的分布式应用程序来讲,使用数据层进行存储,是一种十分有效的实施手段。运用存储过程,既可以保证应用程序的执行效率,还能将数据层予以简化,增加系统设计的灵活性。一般情况下,只要数据库发生变化,就可以改变存储过程的语句,这是一个可以轻易实现的过程,并不需要改变相关的程序代码。

2、办公自动化系统的功能设计

为适应不同企业的需求,在设计办公自动化系统时,应对不同企业进行调研,开发相应功能,一般情况下,办公自动化系统应具有:公文管理、档案管理、会议通知、日程安排、通讯录、公告栏、功能自定义、系统维护等功能。

公文管理,该功能主要包括收文管理、发文管理、公文催办等子功能。按照不同用户的使用习惯,办公自动化系统在公文管理这一模块中,应能够自动实现收文、发文、统计查询等功能,并且作为自动化系统,还应该对系统在收文、发文等过程中流程的监控和记录,同时公文收发完毕,也要及時地报告,从而方便办公人员采取措施。

档案管理,该功能应包括立卷归档、档案维护、档案内部管理、档案检索、档案借阅等子功能。通过文件自动分类、公文组卷等程序,将公文转化为档案,利用浏览器等渠道,按照索取号、主题词、归档时间等条件,进行档案的查询。此外,在档案管理这一功能模块中,应对不同用户查询、借阅档案的权限进行限制,以保护信息安全。

会议通知,在办公自动化系统的该功能模块中,可直接拟定出会议相关议程,并确定会议时间、地点、出席人和会议主题等详细的会议内容,在办公系统所包含的电子邮件功能中,进行会议通知的发送。在会议相关内容确定以后,会议筹办人将会议相关议程,在会议安排表中进行填写,填写完毕以后,按“发送”按钮,由系统自动将会议安排表发送给相关与会人员。

三、办公自动化系统的实施策略

1、规划先行

在开发和应用办公自动化系统前,要经过严格的设计,首先需了解用户的需求,如领导希望数据和信息以怎样的形式呈现,行政办公室希望通过怎样的程序来实现数据录入。在设计办公自动化系统时,要加强与使用者的沟通,征询使用者的相关意见,并据此对系统进行调试,以实现使用者与系统之间的较好契合。其次,在设计办公自动化系统时,要按照办公自动化的要求,对企业所有相关信息进行分析,并进行编码。此外,由于开发办公自动化系统是一项十分庞大的工作,该过程不可能一蹴而就,因此应该有计划、分步骤地进行。

2、确定规范

办公自动化系统的设计过程需要体现以人为本,但也不是完全按照某个人的习惯来进行设计的,毕竟不同使用者具有不同的使用习惯,办公自动化系统完全适应每个使用者也是不现实的,因此对于本企业的办公规范要予以确定,这些办公规范既要体现使用单位的需求,同时也构成了办公自动化系统设计的依据。要确定的办公规范是多方面的,从不同角度有不同的理解,但应该包括:公文办理规范、档案管理规范、通讯规范等。

3、保证信息安全

办公自动化系统是一个软件工程,其不可避免地需要与互联网进行联通,这是快速传输信息的需要,但这也带来了隐患,即容易受病毒入侵。由于企业经营过程中的各项数据信息都存储于办公自动化系统中,如果信息泄露,将会给企业带来不可估量的损失。

四、结语

随着信息技术的不断发展,办公自动化系统也不断成熟。在设计、开发本企业的办公自动化系统时,应首先进行相关需求分析,从整体进行规划,确保使用者与办公系统的高度契合。

参考文献:

[1]封心充,徐美红,刘晓君.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J]科技创新导报,2011(30)

[2]张启.办公自动化系统的设计方法与实施对策[J]电子技术与软件工程,2015(04)

个人简介:钟金华(1968.7-),女,广西南宁人,大专,从事办公自动化信息工作。

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