廖国玲

摘 要：档案作为人类从事各项社会活动产生的各种形式的具有存储价值的行为、内容原始记录。档案的存在价值一个是对已发生事件的历史记录功能，一个就是历史事件信息再利用开发功能。为了更好的利用历史事件信息资源，为了详细记录各个事件事态发展，档案的管理工作显得尤为重要。而作为档案的价值利用，档案的利用研究工作同样需要合理开发。本文浅析档案管理与利用的基本内容，为我国档案事业发展提供参考。

关键词：档案；档案利用；档案管理

一、档案的信息资源

档案是由官方机构、非官方机构、半官方机构以及家庭或个人对已发生的事件、个人信息等内容进行记录的具有一定价值的信息记录文本。档案的组成通常由文字、声像和图表等形式材料构成。不同形式的档案存在不同的利用价值，而同一档案在不同时期也具备不同的价值。档案信息资源这一概念被包含在了信息资源当中，是信息资源的重要组成部分。档案信息资源包含三个层次：第一层次指的是档案的内容信息，也就是档案经过不同文件格式记录的信息内容，这层信息是档案的基本部分；第二层次指的是档案的形式信息，这层信息就是档案的外在表现形式和特征信息，与档案内容信息息息相关；第三层次指的是档案信息的信息，这中信息包括档案的目录、摘要、归档信息等。现今社会的档案信息资源概念显得更加综合化，这就使得档案信息的管理难度增加，档案信息的开发利用價值增加。

二、档案管理

（一）档案管理工作中存在的问题

档案信息资源的利用开发是一项新的资源发展模式，而档案的管理则是这种发展模式的储备方式。但在档案管理工作中存在一些问题，影响了档案信息的有效管理。①缺乏系统的管理。管理工作缺乏系统性，并且对管理的重视程度不够。可能导致档案信息整理不齐全。②管理设施不齐全。档案管理设施是保证档案寿命的重要工具，如果设施不全，可能导致档案破坏、丢失等问题。

（二）解决档案管理问题的措施

针对档案管理工作中遇到的实际问题与难点，提出合理的、有效的解决措施。①档案管理系统化。对档案的管理工作进行系统优化，调高管理工作人员的档案管理重视力度，强化管理人员档案重要性认知，综合性系统的完成整个档案的管理工作。②加大资金投入力度，建立完善的档案管理设施，利用科技成果，建立大型档案文件存放设施，保证档案存放安全，保养得当。同时结合计算机技术实现档案数据化、信息化管理。建立档案信息化管理平台，实现档案的存储、检索功能，对档案信息进行分门别类，便于查阅，综合利用。

三、档案利用

（一）档案利用主体

利用工作是我们档案工作的根本目的。档案利用工作的内容也出现了新变化，利用人数越来越多，利用者提出咨询问题方式有：口头咨询、电话咨询、网络咨询、书面咨询等。目前利用档案的范围日益广泛，除了纸质版，还有电子版，在我们水利水电系统内，一方面提供档案为各水利水电工程设计和科研服务。另一方面还要为编辑史志、评定技术职称、技术指标及技术参考的汇编、经济建设等服务。因此，除了日常工作中做到百问不厌，百拿不厌，服务热情外，还要做到熟悉家底，了解需要，提供业务水平。由于利用者都对技术档案的成份、内容不可能了解很全。特别是一些刚参加工作的技术干部，在查阅档案时常常会提出这样或那样的问题，如果我们平时对档案的内容、家底了解不够，就会出现一问三不知的现象。因此，我们档案管理人员不仅要知道本单位技术档案分类方法、归档情况、存放位置，还要学习了解工程档案的内容、成份、归档修改等情况。这样在档案的提供利用工作达到熟知熟记，做到快、准、全地提供咨询。

（二）档案利用范围

美国《信息自由法》规定了九项不得公布公开和非法利用的档案类型。这些档案类型主要包括机密资料、个人隐私资料、与法律抵触的资料、政府信息资料、商业机密等众多具有隐性需求的档案信息。除这类档案信息外，公民检索并利用的信息是比较自由的。而我国档案的开放力度相对较差，档案的开放范围和利用范围较窄。这比例与档案事业的发展，所以我国档案利用范围正逐步向着更加宽泛的利用方向发展。

（三）档案利用手段方式

我国档案的利用发展较晚，虽然我国存储了大量的档案信息，但开发档案信息的利用方面存在弱势。档案利用的主要形式包括：①借阅。档案借阅主要包括阅读与外借两种方式。借阅是传统档案利用方式之一。②复制。档案复制主要包括复印、翻拍和翻录等。这种方式主要是工人们利用的同时保证档案原件完整。③编研。档案的编研档案管受法律法规赋予的职权。其目的是为了更好的引导档案利用主体查看翻阅档案资料。④网络传播。网络信息化的今天，网络技术成熟，对于信息的存储、传播和查阅都非常方便快捷。所以档案的网络化发展是在必行。

四、总结

档案的管理和利用是我国新型信息资源利用的发展形势。在档案的管理工作中，难免出现目前无法克服的困难，但随着科学技术的不断发展，我国的档案管理工作将不断进步，实现档案信息更好的存储和管理。而在档案资源的利用方面，我国相比发达国家还存在一定差距，但我国档案利用范围和利用率都将随着时代的步伐慢慢发展，档案信息资源必将成为我国发展的重要资源基础。

参考文献：

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