梁丽芬

摘要：城建档案对社会的前进和发展起着十分重要的推动作用。文章分析了当前城建档案利用存在的问题，进而提出了相应的对策，以供参考。

关键词：城建档案；利用；对策

引言

城建档案真实地记录、形象地再现城市建设的历史，为研究城市发展、规划、建设及管理留下宝贵的形象直观记录。城建档案馆作为城建档案存储、保管、利用的基地，需要紧紧围绕城市建设、经济建设中心任务，激发工作活力，體现城建档案价值，促进城建档案事业可持续发展。城建档案的价值在于对国家、集体及个人等社会实践活动的主体所起的积极作用。也就是说，档案馆的材料只有被相关的主体所用，并发挥其积极作用，其价值才能充分发挥出来。

1城建档案利用中存在的问题

1.1城建档案开放程度不高

改革开放以后，我国政府便实行了档案开放政策，以便为公民的工作、学习及生活提供便利，发挥档案资料的利用价值。但从目前的情况来看，城建档案信息资源的开放程度仍然较低，很多档案材料的载体为纸张，在使用过程中难免会受到损坏，为了避免这种损害，档案馆就将这些材料进行特殊保护，一般不让人利用，这样一来，档案资料的价值性就不能充分发挥出来。

1.2城建档案利用率较低

城建档案利用率较低，究其原因，这一方面是因为人们的档案资料利用意识不强，想不起来去借阅档案或者是他们觉得借阅档案的流程较复杂，不愿意去查阅档案。另一方面，档案管理机构的工作不到位，这主要体现在两个方面：第一，很多档案管理机构对档案管理及利用的认识较为淡薄，认为档案的保存工作优先于档案的利用，甚至有很多工作人员认为档案工作也不重要，只注重经济效益等。这造成档案信息资源的开发力度不够，利用率较低。第二，档案管理人员的业务水平不高，专业素质较低。拿笔者所在的单位来说，领导层主要重视医疗工作人员医疗素质方面的继续教育，并没有注重工作人员管理素质的提高。因此，大部分档案管理人员知识面较窄，缺乏专业的档案管理知识培训机会，其素质和水平较低，不能有效地进行档案管理，阻碍很多档案被正常使用。

1.3城建档案的开发情况不理想

不得不承认，当前城建档案并不能满足社会发展的需要，很多资源没有得到利用，而还有部分资源在利用时并不能被找到。这些问题的存在，显示出当前我国的档案资源利用率较低，不利于档案价值的充分发挥。所以，在未来的发展过程中，相关人员必须采取各种积极措施，提高档案的使用率及其使用价值。

2城建档案利用对策

2.1完善城建档案利用体系

（1）要重视需求、简化手续。在档案利用中要更加重视人民群众的利用需求，更多为基层单位、弱势群体、偏远居民、特殊人群着想，进一步拓宽利用形式、简化利用手续，让档案利用体系真正方便人民群众、方便城乡居民、方便国内外利用者。在严格遵守档案保密制度的前提下，通过网上开放档案目录、电话查档、传真送档、送档上门、馆际互查、服务回访等途径，向机构和公众提供方便快捷的利用服务。

（2）积极稳妥推进档案鉴定开放。随着我国社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设步伐的加快，档案利用的范围、利用者的成分都呈现多元化趋势，人民对当代近期档案的利用需求越来越高。所以，我们必须加快“低龄”档案的鉴定工作，适时向社会开放档案，提供利用。各级城建档案部门要按照国家有关规定，准确把握政策精神，对过去已鉴定开放的档案进行重新鉴定，凡过去未逐件逐页鉴定档案内容的，要逐件逐页进行认真鉴定，凡不属开放范围的，一律不得开放，更不得上网提供利用。

（3）要加强对数字档案的安全保管与利用。目前各地都已形成了一批数字档案，如何保管好数字档案是当前各级档案部门需要重点研究的问题，一方面要做到长久保存，另一方面又要做到有效使用。各级档案部门要结合自身实际采取有效措施。为确保安全，要坚持异质异地备份，要坚持病毒防范，要加强人员的管理。大力开展电子档案利用，提高服务效率和服务质量，并保护档案原件。

2.2提高城建档案利用率

档案事业发展的根本目标是保存好、利用好宝贵的档案信息资源，为党和国家的现实工作服务，为最广大人民群众服务。城建档案馆要积极行动起来，发掘馆藏，拓展服务内容和服务对象，大力开展城建档案利用工作。例如，可以在城建档案利用服务提供文献服务方式中增加二次、三次文献服务比重，增加文件目求与文摘的压缩整理，同时提供综合性的全宗介绍、档案馆指南等文献服务。在此基础上还要注重非文献服务的提供。指导城建档案利用者的利用过程，并且接受档案利用者的咨询服务。

2.3提供档案网络信息服务

档案网络信息服务是一种全新的服务方式，相对于传统的档案利用方式，它具有以下特点：（1）数字化信息资源极为丰富，数量庞大，种类繁多。档案网络信息服务既可以提供数字化的传统载体档案外，同时还能够提供移交的电子文件、各类档案网页、档案数据库等多种档案信息服务。（2）档案信息服务多元化、一体化。传统档案利用服务主要提供文本类文献和事实性问题的解答等。而档案网络信息服务不仅可以满足利用者对传统服务中的文本、事实和数据信息的需要，并且也可以为利用者提供包括文本、图像、视频等信息在内的多元一体化服务。（3）服务对象社会化。传统档案利用服务工作一般是处在特定的地域范围内，都有自己既定的服务对象和相对集中、稳定的用户群。数字时代，人们可以利用网络上任何一个结点进入网络，查找档案信息，档案网络信息服务的对象就相应地由特定地域的相对集中稳定的利用者扩展为任何上网利用数字档案信息资源的利用者。（4）服务方式多样化。我国档案信息化建设起步比较晚，网络上能查找到的档案信息比较有限，主要包括以下方面的内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。随着全国档案信息网络的建成，档案网络信息服务将逐步成为我国档案利用工作的又一种重要的服务方式。

2.4加强档案资源的交流与共享

要从根本上提高档案资源的利用率，充分发挥各种档案资源的使用价值，各个档案馆之间必须加强沟通和交流，实现信息的共享。档案资源之所以有价值，是因为它是全社会共同拥有的珍贵的资源，是为社会上有需要的人服务的。作为档案资料保存的最终目的，档案的利用是档案管理从业人员最关心的问题。档案资源具有共享性，只有通过各种方式，不断扩大档案资源利用的范围，才能使社会上更多的人重视档案的使用工作，提高档案的利用率，从根本上增强档案的价值及其在全社会的影响力。通过互联网，各种档案资源可以由一个地方到达另一个地方，在同一时间或者不同的时间被更多的人共享。档案资源的利用率会得到进一步提高，其价值也会得到进一步发挥。为了实现档案资源的共享，各个档案馆的管理人员必须加快本馆资源的数据库建设，丰富档案资源。同时，还要加强对档案资源利用的宣传力度，使更多的人能够主动去利用档案资源。

结束语

开发利用城建档案资源，最大限度地满足社会的档案信息需求，创造经济效益和社会效益，是城建档案工作的最终目的。为此，我们必须进一步解放思想，把握时代要求，树立开放意识、创新意识和服务意识，通过多种途径、形式、渠道和方法开发、传递档案信息，满足社会获取档案的要求，从而使城建档案更快、更顺畅地融入整个社会的信息流通系统之中，在现代化城市建设中充分发挥作用，实现档案工作服务社会、服务企业、服务公民的神圣使命。

参考文献：

[1]马仁杰，吴琼.关于档案利用工作中信息伦理问题的思考[J].档案学通讯，2011（7）