黄潇霄

广西建工集团基础建设有限公司 530001

摘要：企业办公室是企业进行综合管理的主要部门，担负着包括企业管理、协调以及外联的重要任务，不仅体现内部上下级信息传达的重要职能，更是企业形象的直接体现。因此，建筑企业办公室工作效率的水平直接影响了企业政策的制定、执行以及效率。据此，本文在科学认识办公室工作职能的基础之上，对我国建筑企业的办公室工作问题进行了有效的分析，以改正并提高的原则制定了相应的措施，希望可以为建筑企业提高办公室的工作效率形成一定的帮助。

关键词：办公室；工作效率；措施；建筑企业

建筑企业的办公室工作内容所涉及范围加大，综合性也很强，尤其在面对繁杂事务和任务中，发挥非常重要的作用，对于整个企业的运行具有重要的现实意义。尤其是我国在进入市场化改革的深层次阶段之后，市场竞争的复杂性和激烈程度都被进一步扩大，竞争的领域也有传统的技术竞争不断扩大到了企业理念、管理制度以及组织体系等许多方面，然而作为建筑企业运行枢纽的办公室工作也因此需要做出更高的工作水平来应对来自于市场的要求，然后在激烈的市场竞争占据有利的地位。一个运作良好的建筑企业能够抓住机遇，能够合理处理上级跟员工的关系，能够设计并推广客户需求的建筑产品，但是这些能否做到，关键要看建筑企业办公室是否起到了应有的作用。

一、办公室在建筑企业运行中的地位和作用

（一）办公室是建筑企业运行的纽带

在建筑企业不断革新的时代，建筑企业的办公室职能也在不断的变化和发展，其对于企业发展方针和改革政策的贯彻执行具有重要的意义。而且，建筑企业办公室所应当具备的工作职能也不再局限于原来的信息交互，而是发展到了对于企业其他部门的职能协调和功能完善之上，虽然其处于平级关系，但其所需要处理的范围和职能作为却是其他部门无法比拟的，尤其是在办公室的横向协调作用。

（二）办公室是建筑企业的窗口

建筑办公室除了需要处理企业内部的信息交互之外，也是对外信息披露的重要关口，是企业外部信息的交流中心以及联络站。因此，企业办公室的精神、文化和思想便是整个企业的重要代表，办公室工作效率和工作形象直接影响到建筑企业在行业、市场以及社会中的形象。

二、目前我国建筑企业办公室存在的问题

就我国目前建筑企业的现在来看，其办公室主要承载的是一个检察和督促的作用，并且对各级的信息进行传达和沟通，体现了管理层的指挥职能，也体现了其自身的协调和联络的枢纽作用。但是，就其现状而言，我国建筑企业的办公室管理工作还存在不少的问题，虽然取得了一定的工作成效，但是其还存在不少的问题。

（一）工作缺乏对于自身职责的理解

办公室是企业领导层决议传达的重要途径，其长期处理管理层的领导之下，导致不少的办公室人员错误理解自身的职责，过于突出企业管理层的领导作用，忽略自身的自主性，其工作出现了懈怠情绪，过于依靠来自于管理层的引导和指示，导致了办公室工作缺乏主动性，长期被动工作也让企业办公室的部分职能缺失，尤其是处理突发问题的能力。长久下去，一旦发生突发事件，必然会因为短期难以处理而引发连锁性负面影响，这也是大多数建筑企业所不愿意看到的问题。

（二）缺少有效的监管

建筑企业的办公室工作往往具有很大的自主性，也需要这种自主性来突出人员对于问题的解决能力。但是，部分人员错误理解了这种自主性的根本所在，因此，借此机会来放松自己，疏于职守，导致正常的办公室工作难以高效运行，加大了成本投入，影响了整个企业的工作效率，甚至是企业的风气和对外形象。

（三）管理手段相对落后

建筑企业由于自身的特殊性，所以往往在施工技术和工艺加大投入。然而，正是由于对于现场施工的重视往往会造成管理的放松，体现在其办公室的管理之中则是管理模式和管理手段过于落后。在知识经济时代，计算机管理已经发展到信息管理的程度，以云技术和大数据为主导的功能正不断刷新着管理的模式，如果企业的办公室管理无法紧跟时代发展的步伐，必将落后于行业的发展水平，弱化自身的竞争力，影响企业的生产的发展。

三、提升我国建筑企业办公室工作效率的措施

（一）制度化

俗话说：无规矩不成方圆。新世纪的企业办公室工作也需要进行强制度化的建设，建立全方位多层次的制度管理体系。首先，制度的建立需要结合良好的实际基础，需要具有针对性和实用性，建筑企业是一个进行现场施工的企业，任何工作都在现场工作的基础上开展的。因此，建筑办公室工作要适应该行业的热点，其制度的建设也必须要依照这一种特性，并以此不断完善其运行的机制。第一是建立日常工作制度。由于办公室工作所针对的事情是复杂而且混乱的，因此在开展办公室工作的过程中必须对这项问题进行认真的梳理，将所涉及各项工作的内容和要求都进行制度化的约束和划分，明确其责任和权益的分配，防止多头管理、交叉管理以及管理空白等问题的出现。不断的完善制度，杜绝推诿和扯皮现象的出现，实现团队内各成员的写作能力。第二是认真落实制度的执行。这需要企业各基层各单位员工进行认真的制度培训，尤其在新员工入职时的培训，以此对员工的规则意识进行提高，保障其工作和行为的标准型。第三还需要对于员工进行必要监督。不仅是上下级的监督，还有评级监督、部门监督以及社会监督，如果建立的体制得不到有效的执行，那将是一纸空言。第四是激励机制的建立和完善。赏罚分明有助于体现企业的公正性、透明性，也有利于提升员工的积极性，有效提高建筑企业办公室的工作效率。

（二）标准化

建筑企业办公室标准化则是指形成一套可以共同使用的规则规范办公室内部的工作。以往办公室工作正是由于缺乏这一部分的标准，而是依靠传统的经验完成对于标准的传述，人为因素巨大，这也是工作稳定性难以保障和质量效率双重性底下的重要原因。开展标准化管理则可以对这一问题进行有效的解决，正是基于工作实际的改进才可以实现对于工作效率的提升。首先要明确具体的事项。因为标准化作业是一项十分系统的要求，需要建立在对建筑企业办公室各项工作全面梳理的基础之上，规范每个细致的工作流程，保障各个流程在各个方面都可以有规则和标准可以依照，每个人员每个岗位都规范可以依靠，保障相关岗位之间的协调性，完善其信息交流的过程，相关从业人员外部激励机制等得到明晰。第二是具有可操作性。标准化的根本目标是为了工作可以高效、高质量的开展，因此，标准化要求的制定也需要按照工作的实际情况来制定，具有明确的导性和可实施性。第三则是需要所有人员参与。这也是标准化的根本要求，因为办公室工作的实质便是要求各个岗位的工作人员进行有效的参与，加强其各部分之间的协调性，让其在认清自身崗位责任和要求的同时，制定标准并在实践的过程中不断的发现问题，不断的改进体制，最终实现统一。

（三）信息化

21世纪是互联网的时代，是信息的时代，是大数据的时代，更是高新技术成果不断应用到实践工作中来的时代。也正是这些技术应用所引发的信息革命给全球市场带来了巨大的发展动力，但也促进相互之间的竞争加剧，在对传统的办公和生活方式产生了巨大冲击的同时，更促进了新模式的产生和新行業的产生。然而，建筑企业办公室作为整个企业运行的中心枢纽，不仅仅是企业信息交流的中心，也应当是这部分改进和完善的排头兵。不应该墨守成规、因循守旧，这只会企业的功能落后于先进的信息发展浪潮。因此，建筑企业的办公室应当不断的强化信息化建设，以此促进建筑企业办公室的协调性、信息交互性以及管理职。其结果不仅仅是体现了效率的提升，还包括了工作成本的节约，更重要的是以此促进了信息化建设，以革命性的技术提高了信息处理效率的革新，在提高服务质量，也促进企业办公室科学的发展。第一是优化信息的获取和传播。因为企业的发展和经营在信息时代都变成无数短暂、稍纵即逝机遇累积的结果。办公室作为建筑企业运行的中心和枢纽，首要便是加强信息化的建设，以视频网络和运输局等手段促进企业信息的收集，大量数据的分析和报告，管理层的快速决策，为决策提供科学、有效、真实的信息，并将领导决策快速的下达到企业各部门、各驻外子公司以及相关员工，保证执行者有充足时间来实施。

结束语：

在市场化经济不断发展的今天，建筑企业只有不断的改进办公室工作所存在的问题，不断提升其对于整体工作的协调和沟通职能，才能拥有良好、健康和积极向上的办公环境，才能更好地协调和管理企业，才能处理好各个部门之间的关系，为企业的发展奠定内部基础，才能在日以激励的市场竞争中占据有利的地位，推动企业的发展。

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