钟++梅

摘要：教师是学校的主体，教师业务档案是学校档案的重要组成部分，是教学和科研生产活动的真实记录，是促进教学交流、改进教研工作、提高教学质量的重要信息资源。加强对教师业务档案的规范化建设，完善教师业务档案管理，对提高中等职业学校管理水平有重要作用。文章分析教师业务档案和综合档案、人事档案的区别和联系，探讨教师业务档案的内容，收集整理方法和如何提供利用，以期为建立和利用教师业务档案提供借鉴。

关键词：档案；教师业务；建立

中图分类号：G275.9文献标识码：A

文章编号：1003-4374（ 2015 ）02-0058-03

综合档案、人事档案、教师业务档案的区别和联系

综合档案室，设立在中等职业学校办公室，综合管理学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。人事档案室，设立在人事科，管理记录个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。教师业务档案室，设立在教务科，管理教师个人在教师业务水平和工作科研能力以及履行岗位职责情况的记录材料。综合档案室管理学校的综合档案，综合档案分党群类、行政类、教学类、科研类、仪器设备类、基建类、财会类、外事类、声像类和实物类十大类。人事档案室保管人事档案，人事档案包括个人的履历材料，自传材料，考察、考核、鉴定、审计材料，学历学位、职业、技术职务（称）评聘、科研学术、培训材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资、聘（录）用、任免、调动、军（警）衔、转业复员、出国、会议代表，其他材料等十大类材料。教师业务档案室保管教师业务档案，教师业务档案包括：个人简历、业务自传，学历、学位、职务、职称材料，历年来的授课任务、班务管理工作，历年来的教学效果、师生评教、年度考核材料，历年来参加的科研课题，历年来发表的论文、著作，历年来的获奖、惩罚情况，工作以来进修培训、学习听课情况，兼职、任职情况等。教师业务档案可以做为教师职称晋级、评优考核的主要依据，做为教师工作的量化考核、进修培训、岗位调动、职务聘任、工资晋升、奖励惩罚等的参考资料。然而，目前中等职业学校很少设立有教师业务档案室的。教师业务档案的管理几乎是空白，分散在各职能业务部门或教师个人手上，没有建立统一的分类归档范围、规范管理办法和归属管理部门进行集中统一管理。教师评职称时，都是自己到各职能业务部门收集个人的相关材料进行整理。学校各种教育、教学水平检查，学校评估申报时，各职能业务部门都需要从个人手上或者在各部门收集准备大量的材料，费时费力。有时会出现重复收集一个人的材料，有时会因时间久远造成材料收集不全，出现重复工作或材料缺失。因此，笔者建议在教务科增设教师业务档案室，制定统一的分类归档范围和管理办法对教师业务档案进行管理。按归档范围将在岗教师的业务档案收集建档管理，教师调离时，业务档案随人事档案一起转出，为接收单位快速、全面的了解人才信息提供保障依据。同时，为了保持学校教师业务档案的完整性，可采取赠送的方式，复制一份留存学校，以备学校提供查找利用。建立教师业务档案室使中职学校的档案管理进一步完善，查阅档案时，学校的文件资料可以到学校综合档案室，教职员工的人事材料可以到人事档案室，教师的个人业务、工作业绩材料可以到教师业务档案室，从而形成全方位的档案信息网络服务，为学校的教育教学健康、快速发展提供更有效的档案信息服务保障。

教师业务档案的内容

教师业务档案具体包括以下内容：

个人基本信息

个人履历、教龄、身份证、各种学历学位、职称、教师或职业资格、双师、教师岗前培训、继续教育等证书、教学、科研岗位聘任书、合同或协议书复印件、学术团体或社会团体任职证明复印件。

教学工作材料

包括教学计划、教学大纲、教学任务安排表、课程设计、教案、课件、试卷（含标准答案、评分标准）、听课记录、教学经验总结、教学质量考核、学生评教、教师评学、督导、专家的评价、担任班主任情况、社会实践调研材料、年度考核。

教师进修培训材料

业务进修、岗位培训、出国深造等材料。

教学改革材料

教学改革立项申请书、结题复印件、精品课程、说课稿、特色专业、教学成果奖、结题材料、教学论文等文件复印件。

科研材料

科研项目立项、结题材料、科研论文、出版教材及其他有保存价值的自编参考资料、艺术作品、创造发明、专利技术、调研报告、议案、提案、学术活动或会议材料。

奖惩材料

教学和科研成果获奖证书或文件复印件、其他单项或综合奖励（如书法、演讲、体育）、评优、评先等证书或文件复印件、教学事故登记表。

资历证书复印件

英语、计算机应用能力、岗位资格、职称、学历等证书复印件。

其他

业余爱好、特长.参加协会、学术会议、访问学者、学术交流等有价值的档案材料。

凡是教师的个人基本状况、工作量化、工作态度、工作业绩、培训进修、继续教育、专业技术水平、学术水平、学术研究方向、学术地位、社会地位和在学术界的影响等能反映教师个人工作业绩、业务水平的材料都可以收集建档。教师业务档案不仅反映教师个人的业务能力、学术水平和工作实绩，成为学校考核、培养、奖惩教师的重要依据，而且还能体现学校的师资队伍建设和办学力量水平。

教师业务档案的收集整理

教务科应配备专职档案管理员管理教师业务档案，并在各部门设立兼职档案管理员协助专职档案管理员工作。要在各教学业务部门和教师队伍中大力宣传《档案法》，增强档案意识，使各教学业务部门和教师能自觉按教师业务档案归档范围上交散存于各部门和个人手中的档案材料。教师业务档案建档的对象包括：专任教师、兼职教师、外聘教师、返聘教师、教辅人员。根据教师业务档案的形成规律，可采取每年集中收集两次，分别在放寒假前和放暑假前收集。零散的材料可按照“随办随归”的原则在活动项目结束后及时归档。

可参照人事档案的整理方法进行教师业务档案的分类整理。遵循整体密不可分的原则，把教师业务档案的有关材料按人物一类别一年度的分类方法一人一档、一个号进行整理、上架，确保档案的完整性和连续性。由于人事档案和教师业务档案会随个人的调动而转走，而综合档案室的档案则一直保存在学校，或按有关规定移交档案馆保存，存在一定的稳定性和持续性。当综合档案、人事档案和教师业务档案中有交叉的内容时，如：综合档案中教学类的归档范围有教师获奖情况，教师论文、著作，教师授课统计表；科研类中有论文专著、科研成果获奖材料、专利证书与人事档案中的科研学术、奖励材料以及教师业务档案中的历年来的授课任务、发表的论文、著作、获奖情况有交叉。人事档案中的履历材料，自传材料，考核、鉴定材料，科研学术材料，培训材料，奖励材料，处分材料，聘（录）用、任免材料与教师业务档案中的个人简历、业务自传，学历、学位、职务、职称材料，年度考核材料，历年来参加的科研课题，历年来发表的论文、著作，历年来的获奖、惩罚情况，兼职、任职情况有交叉。在处理档案内容交叉问题时，综合档案要按照档案部门的有关规定进行整理归档，人事档案要严格按人事、组织部门的有关规定进行整理归档，并坚持以综合档案、人事档案优先的原则，原件（个人学历、职称证书、获奖证书除外）优先存入综合档案，其次到人事档案，最后再到教师业务档案，没有原件的情况下可存复印件。教师业务档案中可制作相应的表格填写进行保存。如：《教师个人情况一览表》、《教师授课教学任务一览表》、《教师担任班主任情况一览表》、《教师听课记录表》、《教师参加教研活动记录表》、《教师参加科研情况一览表》、《教师发表论文、著作一览表》等由个人填写，相关业务部门审核。为了确保教师业务档案内容的真实性，收集到的材料要做好审核鉴定工作，杜绝把假材料归档。在收集材料的过程中，必须向有关形成材料的部门收集。个人报送材料要验原件及相关的原始材料，鉴别好的复印件要加盖“此件与原件一致”的印章，确保归档材料的真实性。有条件的学校可以扫描原件保存电子档，或制作成电子档案，用档案管理软件进行管理。材料审核后，为便于装订、保管、利用和延长档案的寿命，对不规则、皱折、卷角、破损的材料，进行剪裁、折叠、托裱，裱糊时应选用化学浆糊，或在浆糊中掺入杀虫粉，以防虫蛀。档案材料上的大头针、回形针、钉书针等金属物要去除，以防止氧化生锈损毁档案。

根据档案材料的不同类别，档案的排序可按档案形成时间的先后顺序、材料的内容主次、功能性质等进行排序。排列好的材料要编号。顺序号包括类号和份号，用铅笔标注在右上角。如：“1-1、1—2……”就是“第一大类第一份、第一大类第二份……”，“2 -1-1、2-1-2- - - - -”即“第二大类第一小类第一份、第二大类第一小类第二份……”。每份材料在右下角或左下角编写页码。材料排列好后要编写目录，目录中的类号用汉字一、二……表示，单独占一行，份号用阿拉伯数字排列并登记材料名称，重新拟写或修改的标题用“[]”标注，各类材料之间要留出一定的空格填写后续的材料。每份材料最后形成的时间做为材料的形成时间，并用8位阿拉伯数字填写表示。整理好的教师业务档案按顺序号排列上架永久保存。保管教师业务档案要配备有铁门、铁窗、铁柜的专用库房，做好防光、防火、防盗、防尘、防鼠、防虫、防潮、防高温工作。

教师业务档案的提供利用

教师业务档案是学校合理使用人才、培养人才、开发人力资源的重要材料，要制定出相应的档案管理制度进行管理，如：《教师业务档案立卷归档制度》、《教师业务档案移交接收制度》、《教师业务档案管理制度》、《教师业务档案查（借）阅制度》、《教师业务档案统计制度》、《教师业务档案工作岗位责任制》、《教师业务档案库房管理制度》、《教师业务档案保密制度》等。组织和个人享有对教师业务档案的知情权和利用权。教师业务档案不像人事档案需经领导、组织批准才能查阅、摘抄、复印，也不像综合档案公开提供校内人员频繁利用。学校领导及有关部门因工作需要可调阅教师业务档案。教师本人可查阅、摘抄、复印或借出本人的业务档案，但有关量化和评价的内容不得查阅和借出。需要查阅他人的业务档案，需经本人同意，且不得外借，只能在教师业务档案室查阅，也不能摘抄或复印。

档案管理员可以利用教师业务档案进行编研、专题研究，统计出当前学校师资队伍建设的各种结构比例、数据，为各种教育教学检查、学校评估提供材料依据，学校领导也可通过了解各学科之间的教师结构现况、比例关系等，为学校的专业发展、学科建设、师资规划等作决策。通过把组织能力强、学术水平高的领导和知识全面、多元智能结构的科研骨干以及能有效实现科研思路的生产技术人员合理组合，可促进多出成果、快出成果，推动学校教学科研生产水平的快速提高。通过教师业务档案了解教师专业知识能力结构，可以为教师量身打造其培训计划，利于充分开发教师的智力资源，并在教师业务档案的基础上评选出骨干教师，成立名师专家库，建立名师业务档案，创名师品牌，以名师为点带动教师的整体发展，形成人人争当名师，你追我赶的名师效应。教师教学、教改工作材料体现教师的工作业绩，学校可以通过考核教师业务档案，为学校年度考核、评优、评先等评定工作提供依据。人事科在职称评定的过程中，可以调阅教师个人业务档案作为参考，一份完整的教师业务档案以其真实的内容及精确的量化尺度，为教师职称评审提供依据，弥补人事档案的不足，教师业务档案与人事档案一起，构成了学校人才资源的信息库，为信息资源充分共享、快速传播有效利用提供依据。