以高校作为申请人的电子专利申请客户端改进探析

2015-08-16张黎黎长春工程学院吉林长春130012

云南科技管理 2015年4期

张黎黎（长春工程学院，吉林长春，130012）

张黎黎
（长春工程学院，吉林长春，130012）

随着信息技术的飞跃发展和互联网技术的普及，专利发明人从委托专利代理机构转为自行撰写申请文件，并用电子专利申请客户端进行申请。对于高校的发明人来说，电子专利申请客户端的使用变得越来越普遍。改变客户端对专利请求书和中间文件通知书的导入/导出方式，可提高电子专利申请的准确度和效率，方便发明人集中查收通知书，减少由于对通知书查看的遗漏而提前终止专利的申请。

电子专利；客户端；专利请求书；专利申请

0　引言

随着信息技术的飞跃发展和互联网技术的普及，使信息传播突破了时间和地点的限制，同时促进了专利申请媒介发生了质的转变，实现了逐渐从传统纸质邮寄到电子申请的模式转变［1］。使专利发明人从委托专利代理机构转为自行撰写申请文件，并运用“电子专利”进行网上申请，缩短了专利申请的周期，减少了申请时的委托费用，可以说电子专利的申请降低了发明人的资金投入，提高了专利申请审查及授权的效率［2］。

对于高校的发明人来说，由于专利的申请情况最终和成果评定等形式相关，因此被视为职务发明，这就要求发明人在申请专利过程中，将高校作为申请人来申请专利。而随着高校被国家知识产权局授予电子专利申请客户端的使用权限，越来越多的高校教师直接通过高校相应兼管知识产权的职能部门进行专利的申请（一般该兼职部门为科研处），这样，不仅提高了高校专利申请的效率和数量，也方便高校专利管理部门对本校专利申请即授权情况的掌握。

1　电子专利申请

电子专利申请是指专利申请人通过电子申请系统或客户端向国家知识产权局提交发明、实用新型和外观设计专利申请，或接收已申请专利中间文件的一种专利传输方式，并可通过在线方式缴纳相关申请费用。

高校作为申请人需要与国家知识产权局签订电子专利申请系统用户注册协议，办理注册手续，获得用户代码和密码，并为发明人提供职务发明的申请。在注册过程中，国家知识产权局为高校免费提供一种用于身份验证的权威性电子文档，并以此作为电子签名的依据，此依据与纸件文档的签字或盖章具有同等的法律效力。发明人无需使用专利代理机构或借助其他额外手段完成职务发明的申请。

2　电子专利申请的优点［3］

2.1高效、节能、环保

电子申请方式可免去传统申请中的诸多耗时又耗力的纸质文件编写、打印、邮寄以及与代理人员商讨的环节，提高了整个专利申请流程的效率。按传统专利申请过程中，受理一个专利申请，从申请案件本身用纸，到首采，到打印校对单，再到打印受理通知书的整个过程共需要20张左右的A4纸张，大量消耗纸张的用量，然而电子专利申请则尽可能的实现了无纸化申请。省去了电子数据纸质化这一流程，实现下载、填写、传输电子文件到审查员或直接在网站上进行电子文件的填充和递交。

2.2廉价

在自己撰写专利的基础上，通过相关费用减免政策可免去大部分申请费用，也无需向代理机构缴纳代理费。

2.3节约大量时间

将技术交底书转变成专利文档并不需要特别大的工作量和专业技巧，通过阅读相关规定，可不通过代理机构自己直接完成整个专利。以传统申请专利来看，以挂号信的方式最快也要3～7天方能到达国家知识产权局。而从北京寄出的包括补正、初审合格通知、授权通知等一系列信函，也都需要时间用于在邮寄的路上，浪费了发明人的时间，影响审查流程的工作效率。利用先进的网络技术，发明人可在最快2个小时就能收到审查员的回复。

2.4准确

只有申请专利者最清楚自己专利中什么方面是技术亮点，如果通过代理机构的话，可能会因为交流不畅造成着重保护的方面并未得到应有的强调。

2.5快速检索及导出

电子专利申请客户端统一采用xml数据格式，可方便地检索和导出，同时可以完成申请文件的格式检查和电子签名。

3　电子专利申请客户端在使用中的利弊及改进分析

虽然电子专利申请和传统的专利申请相比，有自己突出的优势和发展趋势，但是在实际申请中仍然会遇到一些问题，这些问题主要凸显在使用中国知识产权局开发的“电子专利申请客户端”的过程中。虽然客户端的开放代替了以往的传统申请模式，并具有符合当今社会发展的先进性，但由于客户端对使用者的电脑操作的高要求，以及要求操作人员在操作时精力的高度集中，仍然会引起一些操作问题。电子专利申请客户端支持xml、word、pdf三种文件格式的提交，且规定了提交的文件格式要符合《电子申请文件格式要求说明》和《关于外观设计专利电子申请提交规范注意事项》的规范。但在实际的操作过程中，除请求书以外的其他申请文件是可以直接通过word或pdf格式进行导入，但在填写专利请求书和导出通知书的过程中，经常会遇到一些问题：

3.1专利请求书的填写和完善

在专利申请过程中，专利申请文件的填写是一个十分必要且重要的过程。传统的申请文件是需要专利申请人在国家知识产权局网站下载、填写并打印，然后通过邮寄等方式提交到国家知识产权局。而随着互联网的普及与网络技术的发展，2003年我国开始面向全国逐渐推广了电子专利申请，可通过客户端软件进行申请文件的提交。使申请人在填写完申请文件之后，只需在客户端对应文件进行简单的复制、粘贴，经签名后即可完成申请手续。但是对于高校来说，它作为特殊的申请人，在国家知识产权局只能注册一份申请协议，即无论发明人是谁，只要申请职务发明，就必须通过同一个被授权签名的协议进行申请。而一些高校没有专职部门做这项工作，则由兼职人员或专利发明人来操作。但是对于高校很多科研人员来说，申请专利的经验或有不足，加上很少使用电子专利申请客户端，会对客户端的使用凸现出不适，因此在高校，更多的需要相关管理部门的兼职人员代其完成申请过程，但是在这个过程中，需要根据发明人提供的电子申请文件，不断地以进行复制、粘贴，因此，会出现信息遗漏或重复的错误。频繁出现的问题主要有以下2点：

一是对发明人姓名的填写错误。在进行复制、粘贴过程中，会遗漏发明人姓名信息或重复录入发明人姓名信息。导致专利在申请过程中的延误，后期还要根据申请的错误，进行著录项变更的修改，这就产生了额外的费用，或者使被遗漏的发明人被迫放弃专利权，损害了发明人应有的权利。

二是漏选专利请求书中的复选框。在填写专利请求书时，发明人本已经在相应的复选框中进行了复选，但是由于操作人员的疏漏，漏选了该项复选，使专利在申请过程中遗失了相应的权利或引起授权期限的延迟。

可能频繁出现的错误及影响如表1所示。要在压缩包中不同类型文件中查找，尤其当导出多个通知书时，增加了查找通知书的繁琐操作，造成对一些信息的遗漏。例如，在实际工作中发现，有发明人没能及时查看到补正通知书或缴费通知书，

表1　可能产生的操作问题及影响

现有的电子专利申请客户端已经具备对除专利请求书等一系列请求书以外的文件的word和pdf格式的导入，但是如果在电子专利申请客户端引入专利请求书的导入模块，通过导入的方式把专利请求书导入客户端，就可轻松避免在填写该请求书过程中的错误发生。因此，需要能够在客户端导出、或预先定义好可导入电子专利申请客户端的请求书模版，由发明人在该模版上填写信息，由申请人对信息进行格式审查、完善后，方可直接导入系统，并完成对专利的签名和提交。

3.2通知书的导出格式

在专利申请步骤完成后，经过一个审核周期，客户端会收到来自国家知识产权局的各类通知书，如缴费通知书、补正通知书、专利撤销通知书、专利授权通知书等。对于高校这个特殊的申请人来说，是需要工作人员将通知书下载下来，再转发给发明人，并由发明人完成缴费或补正的过程。目前，通过客户端虽然可以对通知书进行直接打印，但是这个过程不仅不节约环保，而且还需要发明人特意到相关部门取通知书，十分不便。

现有的电子专利申请客户端虽然也可以对收到的通知书进行导出，但是导出的通知书只考虑到了备份和恢复的目的，没有考虑到用户实际操作的简洁性。通知书以压缩包的形式存在，压缩包里不仅有tif格式的通知书，还有用于数据恢复的其他数据文件在内，用户要想查看电子版的通知书，就必须没能在有效期内进行补正和缴费，丧失了专利申请的权利，最终导致专利申请的失败。

根据以上在实际操作中遇到的问题，考虑如果可以按2个模块对系统改进，同时实现系统的备份/还原和通知书导出的功能，将会大大提高操作者和发明人读取信息的效率。使下载的通知书以tif格式进行单独导出，用户就可直接在导出文件中查看，这样不与还原数据文件混合打包，就能方便用户的使用了，提高通知书的查看效率，不至于让发明人遗漏对通知书的阅读。