洪雪琳

摘 要：为了确保企业能更好地使用和选拔人才，必须保障人事档案工作的真实性。要想确保人事档案内容的真实性和完整性，推动人事档案管理工作更好地发挥其功能，需要做好人事档案材料的收集和鉴别工作，其目的在于使组织更直观地了解某个人的信息和发展情况，为人才的选拔、使用和奖惩提供科学依据。

关键词：人事档案；管理模式；专职人员；登记制度

中图分类号：G275.9 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.12.051

1 人事档案材料收集和鉴别的重要性

1.1 人事档案材料收集的重要地位

人事档案材料的收集是人事档案管理中的重要工作内容，是一项涉及面广、政策性强和保密性高的工作。人事档案材料的全面收集能确保企业人事档案的完整性和准确性。企事业单位想要科学地选拔和使用人才，应从客观层面上了解员工，而最好的了解方式为借助全面、完整地反映员工信息情况的档案。因此，只有全面进行人事档案材料的收集，才可以实现人事档案信息资源的充分利用，为单位更好地进行人力资源配置提供依据。

1.2 人事档案材料鉴别工作的重要性

企事业单位的人事档案材料鉴别主要负责鉴别收集的材料，并按照需求实施取舍和配置。鉴别工作是人事档案信息管理的前提，忽视了该工作，会导致材料收集整理不规范、残缺或无法清理非档案的材料，这对今后人事档案的管理和使用不利，大大限制了人事档案功能的发挥。

2 收集环节存在的不足和解决办法

2.1 人事档案材料收集中存在的不足

目前，笔者所在的企业在进行人事档案的管理中，使用了集中式的管理模式，设置了专职人员负责人事档案的整理。截至当前为止，企业在人事材料的收集工作上按照材料的移交流程，通过各个单位的人事信息管理岗位进行材料的收集，并向人事处进行档案移交。在材料的收集环节中存在以下3个问题：①一些部门的材料收集不及时，尤其是未能及时对本企业新招员工的信息进行收集和归档；②企业人事信息管理岗的工作人员未能及时整理和收集职工在人事动态变化过程中所产生的各种相关材料；③人事档案的材料和手续不齐全，缺乏合规性。

2.2 人事档案材料收集的建议

针对上述问题，笔者认为，应从以下5点改正，以提高企业人事档案收集的科学性：①充分发挥企业既有人事档案信息管理制度的功能，对现有档案信息收集的渠道进行疏通，并实现健全的人事档案材料收集网络，并提高各相关岗位员工对该工作的重视程度。②人事档案材料岗位的工作人员要熟练掌握其他环节的工作。③人事档案信息管理的工作人员要加大对材料的收集力度，递交的材料要确保其完整性，并按照企业的流程操作。④多渠道进行人事档案材料的积累。人事档案材料涉及的部门很多，在企业的牵涉面较广，因此，在档案材料的收集过程中，应尽可能地保证材料的全面性。⑤建立健全企业人事档案材料的收集长效机制。做好材料的收集工作，除了要提升在岗人员的工作能力外，还需进一步健全材料的移交和登记制度。

3 材料鉴别中存在的问题和解决办法

3.1 人事档案材料鉴别工作中存在的问题

目前，笔者在工作中发现企业在人事档案材料的鉴别工作中存在以下3种问题：①在鉴别时，存在移交档案信息以外材料的问题。②因企业实施的是集中统一的档案管理模式，所以，企业的存档量较大。在一些同名、同姓的档案材料上缺乏说明和标注，容易混淆。③材料手续不健全的问题较多，比如缺乏个人签名或单位印章、没有标注材料的入档时间等。

3.2 人事档案材料鉴别工作的建议

想要解决企业在人事档案材料鉴别中的问题，可从以下6点入手：①企业应强化对相关岗位从业人员的业务素质教育，不断提高其在档案管理工作中的水平，保障档案管理工作人员熟练掌握相关工作；②由于企业每一名员工的编号是固定的，所以，在人事档案材料制作时，建议添加“员工编号”，防止因同名、同姓的问题而使档案材料混淆；③在材料鉴别上，一定要对各个员工档案的姓名、籍贯、性别和出生年月等信息实施核查，防止出现错误；④对于收集而来的人事档案材料，要仔细鉴别其是否完整，不完整的档案不得入档；⑤在材料鉴别时，要按照企业的制度和档案管理精神，认真、逐份审阅，确保档案材料鉴别工作的质量和效果。⑥加强对档案材料鉴定人员的管理和监管，引入绩效考核机制，提高相关工作人员对档案材料鉴定工作的积极性。

4 结束语

综上所述，企业的人事档案管理部门在人事材料的收集和鉴别上还存在一些问题和不足。对于这些问题，企业应进一步加强对人事档案管理的重视程度，尤其是对人事档案的收集和鉴别工作的重视程度，掌握各个材料的形成规律、档案材料的收集和鉴定的主动权，做到及时、快速、保质保量的材料收集和鉴定。

参考文献

[1]周晓枝.人事档案收集与鉴别工作要从细节入手[J].档案时空，2012（02）：42-43.

[2]贠蕊娥.人事档案材料收集与鉴别工作中存在的问题及建议[J].企业改革与管理，2015（04）：85.

〔编辑：张思楠〕