摘要:计算机技术和网络技术的发展和应用，使得会计档案数字化成为可能。高职高专院校会计档案数字化建设，需要结合自身情况以及国家政策法规制定建设方案和管理制度，把提高会计档案的真实性、完整性、共享性和安全性作为建设目标，为高职高专院校的发展提供基础性资料。

高职高专院校的数量和招生规模同本科院校平分天下，培养了大量的高级技能型人才，为我国的经济建设持续健康发展发挥了不可替代的作用。新常态下高职院校的作用和责任更加凸显，作为记录学校教育教学、科学研究、校园建设与发展等所发生的经济往来账目的财务档案，对于分析资金投入产出效益、预测今后建设和改革方向提供了基础性资料，为国家和地方政府分析高职高专院校的发展和建设情况提供准确的信息。计算机技术的发展和应用，特别是财务活动电算化，为财务档案数字化、信息化、电子化建设打下了坚实的基础。高职高专院校财务档案应真实、准确、完整，方便查阅与分析，才能充分发挥其资料价值。但是，目前高职高专院校的数字化会计档案的建设、管理和使用仍存在不少问题，制约高职高专院校财务分析效能，影响学校的管理和建设，不利于高职高专院校的长远发展。

一、数字化会计档案的重要意义

(一)方便查询和分析

数字化会计档案采用计算机软件管理档案资料，建立了电子目录以后，使用一台联网的电脑或其他终端设备，取得授权许可，即可几分钟内在任何地点查到所需要的资料，方便快捷。而传统的纸质会计档案资料的查询，需要赶到档案存放地点，征得档案管理员的同意，手工查询目录资料，根据目录检索再到档案库房翻阅相应资料，费时费力，效率低下，并且容易污损纸质档案。

根据财务数据综合分析和比较资金使用效果，数字化会计档案通过调取原始资料，采用相应软件，数分钟内就可以得到所需要的报表。而根据纸质会计档案资料，需要根据财务数据资料，人工分析数据之间的关系和变化规律，需要占用大量的人力物力和财力，而且不能及时得到分析结果。

对于档案资料，能够及时查询和分析，才是其存在价值的真正所在。

(二)提升财务管理效率和水平

采用数字化会计档案，财务管理面临大量的数字资料，需要建设相应的硬件和软件，包括计算机、网络资源、会计专业和计算机网络知识均有所掌握的专门人才。管理者必须转变观念，科学管理，同时还需要及时更新知识，才能适应新的工作环境，管理者能够更加及时的掌握单位的财务运行状况，预测财务运行风险，提高管理效率。

(三)节约资源

会计档案数字化，采用磁盘、光盘、服务器等方式存储，原始凭证、记账凭证、各种账簿和报表等不再使用纸张书写或打印，降低打印机、复印机等的使用率，降低了纸张使用，实现低碳环保工作模式。同时，会计档案数字化以后，提高了大量数据录入和处理的效率，报表分析可以自动生成，降低人力资源的占用，解放出来的人力资源可以投入到财务数据的分析和预测等智慧型的工作中去，提高人力资源的劳动质量和效率。再者，采用数字化会计档案，不需要很大的房间就可以把一个单位的所有会计资料保存起来，节约空间和场地资源。

二、高职高专院校数字化会计档案存在的问题

高职高专院校以培养高级技能型人才为己任，而我国传统观念认为接受高等教育的目的是为了走向管理岗位，所谓学而优则仕。所以，高职高专院校一直没有受到社会各界的充分重视，没有受到本科院校特别是研究型本科院校同样的重视，导致其占有的软硬件资源较少，会计部门也不例外。高职高专院校会计部门开展数字化建设，会计档案电子化，面临着一些特殊的问题。

(一)重视不足，资金和人才投入均较少

会计档案是财务工作的附属工作，往往没有受到单位领导的足够重视，相应科室在学校的管理结构层次中，还算不上三级科室，其工作属于学校工作层级中的最底层。会计档案长期以来没有得到学校的重视，现代化建设更无从谈起。校领导大多不清楚会计档案室的工作内容、工作职责、工作要求等基本知识，对于会计档案工作的发展和建设没有工作计划。如此，会计档案信息化建设工作难以取得资金投入，难以有专业知识和计算机知识都掌握的专业人才来负责会计档案工作，会计档案信息化建设难以取得进展。

(二)会计档案数字化建设规划的前瞻性不强

有些高职高专院校开展会计档案数字化建设，没有根据数字化发展预测今后二十年的发展趋势，网络硬件和软件建成后五年左右就过时了，存放这些硬件设施的房间防水、防火等的安全等级较低，可扩展的空间有限，没有预留网络接口，硬件升级困难，导致后期发展难以适应会计档案的要求。由此带来了资源使用年限的降低，造成了浪费。

(三)管理制度缺失，档案资料不完整

有效的管理制度是机构高效运行的保障，数字化会计档案建设需要相应的管理制度为之提供运行和维护的制度保障。但是，有些高职高专院校建立的信息化会计档案，由于没有配套的管理制度，资料收集、整理、归档不及时，没有对原始资料进行分析总结和归纳，使用和维护不能保证会计档案的完整，导致会计档案容易出现缺失和不完整，甚至损毁，造成难以挽回的损失。

(四)信息化会计档案工作人员专业知识不完整

信息化会计档案工作人员，不仅需要熟练掌握会计专业知识，还需要掌握会计电算化以及计算机网络相关知识。但是，受到经费以及传统观念的影响，会计档案管理人员大多由新进人员或者将要退休人员管理，这些人员的最新会计专业知识、计算机知识有限，会计档案信息化管理的能力不强，制约着会计档案信息化建设。

三、高职高专院校数字化会计档案建设意见

(一)提高会计档案重要性的认识

学校领导特别是分管财务的领导，应自觉学习和更新会计知识，包括《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等，正确完整的认识会计档案的归档内容和要求，提高对会计档案重要性的认识，重视会计档案工作，推进会计档案信息化、数字化建设。观念改变和提升是事业成功的前提和基础。

(二)重视会计档案的硬件和软件建设

会计档案信息化、电子化建设，需要计算机、网络、服务器以及存放这些设备的房间，建设这些设备和设施需要结合本单位的现状以及未来至少二十年的发展趋势，预留足够的发展空间，避免频繁大修、更换设备甚至搬迁，节约资源和资金，同时满足未来的发展需要。购置的存储会计档案的软件，要满足兼容性、可升级、安全性、分级提供服务、自处理等功能和要求，签订安全和保密协议，明确权责。

(三)建立可操作的信息化会计档案管理制度

考虑《会计档案管理办法》（征求意见稿），根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等，结合单位实际情况，制定切实可行

的详细管理制度，是信息化会计档案有效管理的制度保障。为此，可以从会计资料收集、整理、装订、归档、保管、鉴定销毁以及查阅、维护、安全措施等环节制定管理制度，明确管理职责。属于归档范围的会计资料包括会计凭证（原始凭证，记账凭证）、会计账簿（总账，明细账，日记账，固定资产卡片，其他辅助性账簿）、财务会计报告（月度、季度、半年度、年度财务会计报告）以及其他会计资料（银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案鉴定意见书，其他具有保存价值的会计资料）等。

(四)培养或引进专业会计档案管理人员，提升知识水平

会计档案专业技术人员是档案管理质量和水平的决定性因素。根据单位的人员情况，把那些责任心强、专业能力好、愿意为会计档案事业尽力尽责的人员派出去培训，充实和完善知识结构，提高专业技术能力。或者引进那些懂得计算机、信息管理、财务管理、资产评估等专业知识的专业性技术人才，确保会计档案工作优质高效开展。

(五)提高数字化会计档案的共享能力

会计档案保管与维护价值主要体现在使用上，包括本单位用户的使用以及相关单位用户的使用。为此，需要实现会计档案电子化信息的资源共享。目前，互联网高度发达，为会计档案共享创造了客观条件。当然，资源共享需要遵循相应的会计档案资源利用的规定，符合法律规定。可以根据各单位的实际情况，对会计档案数字化资源分级、分层次地共享，加入校园网系统，设置不同的访问权限。把享受共享资源的用户划分为会计人员、会计档案管理人员、上级管理人员、财务部门主管、校领导以及省市主管部门等不同的用户，根据各自所拥有的访问权限，访问和使用相应的会计档案电子化资源。

(六)加强数字化档案的安全性

21世纪的世界已经进入信息时代、互联网时代、大数据时代、云计算时代，数据的录入、传输、复制变得异常简单，这些技术的发展为会计档案数字化资源的获取、存储、传递和使用带来了巨大的方便。但是，开放的互联网时代，网络上的数据被修改、删除和再编辑同样变得容易起来，导致会计档案数据有可能被恶意删除或篡改，给会计档案带来安全隐患，危害到数据的真实性和完整性，而且，这种事故常常难以修复。为此，必须对数字化的会计档案采取安全措施，例如双备份或者多备份，设置网络安全密码等。当然，会计档案的安全措施是相对的，没有绝对的安全。安全性越高，所需要的投入也越大。可以采用多重安全措施，将会计档案的安全性提高到该信息资料所需要的水平。

四、结束语

会计档案信息化，可以提升档案的使用效率、降低资源消耗，高职高专院校会计档案信息化建设，需要根据会计档案真实性、完整性、安全性要求高，结合自身办学经费有限、人力资源不足等实际情况，量力而行，并考虑空间和硬件的可扩展性、兼容性要求，制定相应的管理办法，建设高质量的会计档案信息化管理模式，为高职高专院校的发展提供基础性资料，分析高职院校的办学效率，为学校以及政府的决策提供参考。