□沈丽燕

一、教学秘书在教学科研管理中的工作职责

(一)日常教学管理。主要包括教学管理和教学正常运行的管理。一方面，教学秘书必须对学校下发的文件资料、期末试卷及学生各课程的考试成绩、学生的学籍异动文件资料、教学质量管理过程中的资料、校外兼职教师的档案资料等大量电子、纸质材料进行整理、存档，以便日后教师进行查阅并每年归档汇总至学校;另一方面，要做好教学计划资料的收集、任务书录入系统、教材的征订工作、教师调停课的安排及通知，考试时间及监考人员的安排、教学工作量的核算等各种事项。事无巨细，均得及时、认真地完成，否则就会造成教学事故，可见教学秘书所承担的教学管理工作的重要性。

(二)履行服务职责。作为教学科研管理的基层人员，教学秘书承载着服务于领导、教师及学生的职责。其将校级信息传达给院系领导、教师及学生，是学校职能部门与二级学院之间的重要纽带。其必须本着全心全意服务于以上三类人员的态度，尽量做到人人满意。

(三)扮演协调及参谋的角色。所谓协调是指协调校级教学管理部门与二级学院领导之间的关系、协调院系领导与各教研室主任及教师的关系、协调教师与学生之间的关系等［2］。除此以外，教学秘书还得及时发现教学管理过程中的问题，分析原因并及时向院部领导反映，按领导的指示以最有效的方法执行下去，从而提高教学管理效率。

(四)教学科研任务的参与。教学秘书只有积极承担教学科研任务，才能真正地、快速地掌握教学管理规律及国内外最新教学管理理论，从而理论指导实践，以达到提高自身素养及工作效率的目的。

二、提高教学秘书工作效率的阻力

按照高校岗位设置管理要求，2013 年开始江苏省高校岗位分为3 大类，分别为专业技术岗位、管理岗位和工勤技能岗位，其中，专业技术岗位所占比例最大，一般为总量的70%以上，而管理岗位比例控制在20%以内［3］，由此可见，教学科研管理岗位在学校岗位总量中的比例更是少之又少，不受重视，对于提高教学秘书工作效率有间接的负面影响。

(一)教学科研管理工作不受重视。高校主要的活动是学与教，活动主体是学生和任课教师，所以学校比较重视管理学生工作的辅导员和任课教师，这两类岗位有具体的职称评定要求和较多的晋升、培训机会，而教学秘书这一岗位恰恰相反，升职空间小，相应的工资提升慢，这也使得教学秘书工作热情消耗殆尽，缺乏动力，消极应对或转岗，进而工作效率低下。

(二)人力资源结构不合理。由于岗位设置比例的限制，一个学院配备的教学秘书人数比较少，一般为1 ～2 名，有的专业还不对口。而教学秘书的职责范围比较广，所要管理的事项又多，甚至经常有突发事件需要处理，往往正在处理的一项事情会被另一项突发事件所打乱，琐碎、繁杂的工作给秘书造成了无形的压力，从而产生厌倦，不利于工作效率的提高，究其原因，人力资源结构不合理。

三、提高教学秘书工作效率的方法

(一)学校领导层意识到教学秘书工作的重要性。学校从上到下都要重视教学秘书工作的重要性，优化资源配置，建设一支高素质的教学秘书队伍，加强一线执行力，进而提高工作效率及服务质量，更是为培养教学管理后备力量而打下基础。作为学校的管理层，首先要从观念上重视教学秘书队伍的建设，将其列为工作议事日程，制定相关政策文件，落实编制、职称评定、晋升制度、激励机制等问题，适度提升教学秘书的地位，使教学秘书感觉到自我的存在感，自己的努力工作被领导认可，自我满意度有所提高，对教学管理的职业道路有信心，能坚持不懈地走下去，将其作为自己的终生事业。

(二)制定并实行严格的教学秘书岗位准入机制。教学秘书工作对教学正常运行、教学质量至关重要，所以其承载者是关键，综合素质要高，必须具备专业素养、管理理念、服务意识及创新意识。鉴于教学秘书工作有其自身的特点，选聘教学秘书时应该学习外资企业录用员工的方法，先对选聘人员进行心理测试，看其性格特质、能力是否符合要求。对于岗位调动，非教学系统的人员不可轻易调至教学秘书岗位，以确保教学管理队伍的整体素质水平。

(三)教学秘书的自我完善。

1．思想素质。教学秘书作为教学管理的一线执行者，必须践行社会主义核心价值观，爱岗敬业，具备良好的职业道德，并且不断地提升，因为其工作性质不容其犯丝毫错误，否则就容易造成教学事故，影响正常的教学秩序，但其工作职责范围又广，内容琐碎，极其容易遗漏，所以要培养认真负责的工作态度，精益求精，不能得过且过，以服务者的心态服务于教学管理部门、各领导、教师及学生。

2．心理素质。由于工作任务重、与多个部门联系，难免会遇上各种问题和矛盾，而自身发展又受阻，职业倦怠感自然而然产生了，但作为新时期的秘书，必须具有良好的心理素质，能及时地自我调节，以积极的心态来面对各种困难，以克服困难来证明自己，在实践中获得真知，不断进步，提高工作效率。

3．能力素质。一是教学秘书必须具备较强的学习能力，与时俱进，不断更新知识，拓展知识面，将最新的理论、工具运用于实际工作中以提高工作效率。二是要具有较强的沟通表达能力，有利于更好地处理各种事项，减少不必要的沟通矛盾。三是合理地安排工作，每天对工作进行一定的规划，按事情的缓急、重要性列表，以防不及时处理甚至是遗忘，这样一定程度上也能提高工作效率。

(四)增加教学秘书的培训机会。参照教师的“岗前培训”，

教学秘书在上岗之前也应该严格按照该制度执行，培训考核不合格者不可上岗。定期组织教学秘书参加多种形式的培训，如院其部之间教学秘书的研讨交流会，出访外校的短期培训等，让有更多的机会取长补短，自我提高，不断改进工作方法，提高服务质量和工作效率。

(五)实行统一管理。教学秘书作为特殊的群体，其隶属于教师队伍，又介于党政之间，一直受多头领导，在一定程度上意味着这一岗位的地位比较低，处理的事项比较杂，不利于工作效率的提高。实行统一管理能一定程度上改变这一现状。

(六)建立健全激励机制。要提高工作效率，即提高教学秘书的工作积极性，最有效的方法就是建立健全的激励机制，赏罚分明，多劳多得，打破平均主义。

［1］李欣． 教学管理中存在的问题与对策［D］． 内蒙古师范大学，2013

［2］熊红菊．论教学秘书在高校教学管理中的定位与发展困境［J］．淮北职业技术学院学报，2011，6

［3］崔茵．高校岗位设置管理改革中的教学管理岗位探析［J］．扬州大学学报(高教研究版)，2013，2