卷烟配送中心业务流程优化研究

2014-12-23胡红春

物流科技 2014年2期

徐珂，胡红春，张展

（1.中国烟草总公司职工进修学院，河南郑州 450008；2.河南中烟工业有限责任公司，河南郑州 450002）

目前，国内卷烟配送中心的规模、现代化程度以及配送效率等参差不齐，这导致了业务流程的优化程度各不相同。从流程规范的角度看，规范化的宣传贯彻力度差别较大，虽然行业出台了一系列的规范化文件，但实施力度不强。从流程优化的方式来看，行业近些年涌现了一些业务流程优化的典型案例，但都处于摸索阶段，缺乏对有效优化方式的总结归纳，不利于经验的传承和发展。

1 卷烟配送中心业务流程与流程优化相关概念

1.1 卷烟配送中心业务流程

卷烟配送中心业务流程是指为实现卷烟成品从烟草商业企业到零售商的销售活动而采取的物流作业程序和相关管理程序的总称。

卷烟配送中心的业务流程分为主要作业流程和辅助作业流程。其中，主要作业流程包括收货、仓储、备货、分拣、配送和结算等，辅助作业流程主要包括残损烟处理、包装物回收和现场管理等。

卷烟配送中心的管理流程分为核心管理流程和辅助管理流程。其中，核心管理流程主要包括财务管理、人力资源管理、考核和重大事项决策等，辅助管理流程主要包括日常办公、物品领用和后勤保障等。

1.2 流程优化

业务流程优化是指为了解决企业面对的新环境以及在传统以职能为中心的管理模式下产生的问题，对业务流程进行重整，从本质上反思业务流程，甚至重新设计业务流程，以便在当今衡量绩效的关键（如质量、成本、速度、服务）上取得突破性的改变。

1.3 卷烟配送中心业务流程优化

卷烟配送中心业务流程优化是指通过不断改进现有作业及管理流程，使卷烟物流体系不断趋向最科学与最合理的过程，从战略、服务、成本、效率和安全等综合角度出发，达到行业物流建设及运行管理的最终要求。按照“现代、经济、适用、效率”的发展方向，努力实现企业物流向行业物流、行业物流向供应链物流的转变和提升。

2 卷烟配送中心业务流程优化的三个层面

2.1 流程规范

流程优化的前提是流程规范化。也就是说，虽然规范化的流程不一定是最优化的，但不规范的流程一定不是优化的。近些年来，行业颁布了一系列标准和规范，如《卷烟配送中心现场管理规范》、《卷烟配送中心服务规范》、《烟草行业商业企业卷烟物流费用核算管理办法》等，对于这些标准和规范，一定要提高“曝光度”，推进贯彻执行。

所谓提高“曝光度”是指不仅要有相关规范和工作准则，大家还要能看得到，便于查阅。不是将这些标准规范束之高阁，而是及时对员工进行宣贯与培训，使他们充分了解、认知并践行这些标准规范。

2.2 流程改进

所谓流程改进，主要是指持续审视企业的流程和优化流程，不断自我完善和强化企业的流程体系。目前烟草行业的流程改进主要采用流程取消、合并和重排三种形式。

2.2.1 流程的取消。流程的取消是指消除不必要的和无附加价值的流程以节约成本和提高效率。烟草行业流程取消的典型案例是密集式仓储储分一体化。

传统的卷烟从入库到配送到户多达15个环节，即卸车、扫码、组盘、入库、存储、出库、扫码、分拣缓存、拆盘补货、分拣、打码、包装、笼车暂存、装车和配送到户。储分一体优化后，秉承仓储分拣一体化的作业理念，将通道设置、存量控制及出库顺序与分拣系统紧密结合，取消了分拣系统所需的“备货库”或分拣前卷烟的暂存区（库），实行整托盘货物（即件烟）的自动存取与分拣，实现了与条烟分拣线全过程的自动化无缝连接，实现了从仓储与分拣相对独立的储分模式向“环节少”、“动线短”的仓储分拣一体化转变。

对比储分一体前后的作业流程可以发现，优化后取消了人工组盘、叉车搬运入库、人工备货出库、分拣拆盘补货和笼车暂存等5个需要人工参与的环节，使得件烟在联合工房内从仓储到分拣的动线大大缩短，卷烟从入库、存储到分拣线全程实现了自动化控制，使仓储与分拣紧密结合、融为一体。

2.2.2 流程的合并。合并是指将某一流程与其它工作流程、操作以及实现工具及资源的合并。烟草行业流程合并的典型案例是“烟草行业工商协同库存调度系统”的运行。

“烟草行业工商协同库存调度系统”，即在一定范围内、一定条件下，以工商协同信息平台为基础，通过商业企业库存前置，工商联动库存管理，整合工商物流资源，建立工商协同面向市场、提高客户服务水平的柔性反应机制，从而达到降低物流成本，提高企业竞争力的目的。

在实际操作中，商业企业按照每日订单数据，当日向工业企业发出购进需求。工业企业实时调度货源，保证分拣配送需要，不在商业企业形成库存（不包括周转性库存），实现工商企业之间实时沟通和迅速响应的协同调度机制。

福建省工商企业的试点单位，就通过探索工商物流对接方式，实现了商业企业的准零库存。其具体做法是：商业企业在第一天汇总第三天零售户订单量后，向工业提交订货合同；工业于第二天、第三天完成合同、准运证、调拨单、增值税发票等的开具以及订货卷烟的调度工作，于第三天下午送货到商业分拣现场。这一做法中，合并了工商企业库存管理的流程，提高了效率。

2.2.3 流程的重排。流程重排是指根据需要对工作的顺序进行重新科学排列。烟草行业流程重排的典型案例是“配送中心非法人实体化运作”的推行。

配送中心作为商业企业的物流业务单位，要有效提升效率，必须有激发效率的激励和约束机制。而在当前运行机制下，物流配送中心与地市级公司的其它职能部门一样，只是商业企业物流职能的执行单位和参谋单位，既没有物流业务的运作自主权，也没有相应的承担和管理物流成本的责任约束。企业的物流成本与其它成本未能清晰分离，导致物流绩效不能通过准确的成本核算得到衡量和改进。同时，配送中心也不关心成本与绩效的提高。

配送中心非法人实体化运作后，管理和作业流程得到了重排，增加专职财务部，实现了垂直统一管理。对现有配送中心在其非法人身份前提下，在内部运作上实行业务运作的自主化、财务核算的相对独立化和对物流成本尤其是可控成本的中心负责制，将配送中心的职能部门定位转变为成本中心定位，实现配送中心业务运作的相对独立和成本控制的自我管理，达到提高物流效率、降低物流成本和增强竞争力的目的。