◎安 丹

文书档案管理中存在的问题及对策研究

◎安 丹

文书档案管理是企事业单位管理的重要组成部分，也是衡量一个单位管理水平高低的标准之一。现代科技的快速发展，对文书档案的管理提出了更高要求，如何做好新时期的文书档案管理工作，使文书档案管理紧跟时代发展步伐，为公司的发展保驾护航，是当前企事业单位需要重视并解决的问题。

文书档案管理 存在问题 对策研究

一、文书档案管理的现实意义

文书档案管理是我国企事业单位管理内容的一个组成部分，它记载了企事业单位过去一段时间甚至很长时间内珍贵的文献资料和发展成果，这些第一手的资料维护和保存着企事业单位历史的真实性，使后面的工作人员有据可查，有史可循，对于提高工作效率也具有重要的作用。文书档案管理工作虽然看似平凡，但文书档案管理的好坏对领导层的管理决策、企业的经营战略数据等有着直接的影响，对于协助企业向更好的方向发展、提升竞争力有着重要的现实意义。

二、文书档案管理存在的问题

1.文书档案管理的规范程度低，档案检索方法落后。我国当前大中型企事业单位的文书档案管理普遍存在规范程度过低的问题，例如档案的编号、卷宗的名称、卷宗的分类、卷内目录等都不规范，没有统一的标准，存在很随意的情况。大多数单位档案的检索形式还是人工检索，存在检索效率低下，费时费力的问题。

2.管理层对文书档案管理不够重视，工作人员管理意识淡薄。很多企事业单位的领导把精力都放在经营工作上，对于文书档案管理工作根本就不重视，从思想意识上没有认识到文书档案管理对于公司长远发展的意义所在。工作人员对文书档案管理的认识也仅仅限于对文件资料简单的收集和保存，没有制定规范化管理条例，借阅手续也存在很大漏洞，例如有的部门人员借档案资料的时候不签字，借完后也不归还，时间长了，档案管理人员都记不清是哪个部门借的了，结果档案丢失的现象就会发生。这些现象都给档案管理造成很大损失，而文书档案管理由于不能给公司创造现金经济回报，在公司处于被忽略的边缘地带，所以很多工作只是停留在口头上，没有落实到实际工作中。

3.文书和档案管理沟通衔接之间的问题。我们平时虽然把文书档案管理放在一起来说，但实际工作中，文书和档案管理都是采取分体式的管理模式，这样有利于二者的分工。文书工作包括文件的收集、登记、承办、整理等内容，文书工作的过程是档案形成的过程，档案管理工作是在文书工作的基础上进行鉴定、保管、统计、借阅等服务。文书工作将企事业单位中具有保存价值的文件资料经过整理，按照规定的格式定期向档案管理部门归档。文书工作对于档案的质量有着决定性的影响，有的单位二者不进行沟通和协调，导致文书工作与档案管理工作配合不默契，工作存在误差。

三、如何做好文书档案管理的几点建议

1.提高对文书档案管理工作的重视程度，加强文书工作和档案工作的和谐统一。企事业单位的管理层高度重视，是做好文书档案管理工作的前提条件。领导要对文书档案管理工作充分重视、关心和支持，加大对档案设施的投入，使文书档案管理工作走向规范化和现代化。文书工作人员要有较强的档案意识，在平时的工作中，时刻想到是否需要进行归档，把好文件资料的质量关，例如严禁用圆珠笔、红墨水、复写纸等起草或批阅文件，做到纸张的大小、文字的字体和格式的规范化和标准化。及时对收发的文件进行登记，不要造成缺漏，特别是领导讲话和会议材料等，做到及时收集和整理，为档案资料的齐全做好准备工作，在文书处理的过程中，努力实现档案和文书工作的和谐统一。

2.提高文书档案管理人员的责任意识，加强各部门之间的协调。文书档案管理人员要有高尚的职业道德和很强的责任意识，文书工作接触面广，在单位中起着上传下达和左右沟通的作用，所以要注意自己的言谈举止，养成良好的保密习惯，在传阅、转办、承办公文的时候，要做到仔细和准确，以高度的责任心确保文件资料的安全。文书档案管理工作人员要与各部门多沟通，经常到业务部门了解一下情况，及时获取相关的信息，主动围绕档案管理工作展开信息资料的收集，使具有价值和历史资料的档案能得以归档保存。

3.提高文书档案管理人员的整体素质，加强现代化手段的应用。文书档案管理人员要不断提高自己各方面的素质，坚持活到老学到老的理念，自觉认真地学习新知识，努力提高自己的业务水平。最好能进行专业的文书档案管理方面的培训，制定一套较为系统和科学的管理方式，熟悉本行业本单位的业务内容，拓宽专业知识面，提高分析问题和解决问题的能力。档案管理自动化能大幅提高办公效率，使文书档案管理工作变得十分便捷有序，同时，还能实现信息资源的充分交流与共享，使文件传递快速并且安全。档案管理自动化运用计算机技术对档案进行管理，可以提供信息的横向与纵向、历史与现实的实时调动，极大地提高了档案资料的利用率、查全率和查准率。通过网络进行文件资料的传递，也有效避免了档案丢失的问题。

（作者单位：保定市路灯管理处）

（责任编辑 刘冬杨）