胡芳

摘要：指出了人事档案是用人单位选拔和考核人才的基础，随着市场经济的发展，人事档案的内容及其管理逐渐出现问题。在分析现状的基础上，提出了改进人事档案及其管理的建议，包括人事档案制度与人事制度同步建设，加强管理人员队伍建设，引入信息化高效管理，提高人事档案利用价值。

关键词：人事档案；档案管理；对策

中图分类号：G697文献标识码：A文章编号：1674—9944（2014）09—0275—03

1人事档案及其管理的作用

人事档案是指员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，档案内记录着员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，是员工个人信息的储存库，是记载人生轨迹的重要依据，也是员工个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用。

人事档案的信息为人力资源部门选拔优秀人才、录用优秀人才奠定了基础，提供了方便。人事档案管理的好坏决定了人力资源的开发和使用的效率。人事档案管理必须适应现代化管理的要求，积极拓展服务职能，为人力资源开发、使用提供保障。

2人事档案管理现状分析

2.1对人事档案材料意识淡薄

人事档案存在说起来重要，排起来次要，用起来重要，忙起来忘掉的现象[1]。“传统神秘观”和“现代淡薄观”是人们对人事档案的认识变化的高度概括。在计划经济时代，人们将人事档案看得过于神秘，政审材料成为人事档案材料的重要组成部分，其它各类材料中的个人陈述和他人评语也存在片面性，不符合人事档案应真实完整、客观全面的要求。随着市场经济的发展，人才资源已经逐步走向市场化配置，人才流动频繁，容易造成人员和档案分离的情况[2]。不少用人单位对员工的人事档案不关心不重视，个人也视人事档案为鸡肋。人们意识不到自己有积累和维护档案内容安全的义务，所填材料和表格也很随便。“弃档族”对自己档案的去向毫不关心，或者委托放在人才中心后就再不过问，不及时补充新材料，也不续缴存档费用，与存档机构长期失去联系，使自己的档案变成“休眠档案”。

2.2人事档案管理制度与人事制度脱节

人事档案不能引起单位和个人的重视，潜在的作用发挥不出来，根本原因是因为人事档案管理制度与人事制度脱节，有关人事档案管理的法规更新不及时。例如《干部档案工作条例》（1991）、《干部档案整理工作细则》（1991）、《企业职工档案管理工作规定》（1992）、《流动人员人事档案管理暂行规定》（1996），最新的就是2009年修订的《干部人事档案材料收集归档规定》。人事档案内容陈旧、利用价值不高。作为一项被边缘化的辅助性工作，基础设施和保管条件落后，人员配备不足，落后的管理模式不能与现代化管理同步，难以满足用人单位和社会的需要。这些问题在一定程度上制约了人事档案对人力资源开发、配置与管理潜在作用的发挥。只有转变观念、加强管理，才能充分发掘人事档案对人力资源管理工作的潜在作用。

2.3传统的手工操作方式制约了人事档案的利用效率

多数单位人事档案管理人员多由负责其他工作的人员兼职担任，人事档案的基础工作都停留在手工操作阶段。人事信息的登记还是停留在人工登记和整理，没有将档案信息录入电脑。随着信息网络技术的发展，传统的手工操作方式受到了极大的挑战，大型企事业单位、高等院校等开始借助于信息技术开发和建设人事档案管理软件，但由于档案管理人员计算机水平有限，仅仅能实现档案目录的数字化，分类编目检索还是手工完成，极大的影响了档案的提取和利用效率。同时由于管理人员兼职担任工作，没有足够的时间和精力对人事档案进行细致的管理和深入的研究，大多数档案管理人员没接受过系统的档案专业理论和技能培训，业务水平较低。

3完善人事档案管理的措施和对策

3.1人事档案制度与人事制度同步建设

高效能的人事档案管理工作需要制度的支撑与保障。企事业单位应根据自身的特点建立符合自身的人事档案管理制度，并在运行中不断进行修改与完善。从收集归档、鉴别整理、保管、利用及转递，各个环节都要制定明确的原则、基本流程和注意事项。在工作中，严格按照人事档案的要求及其管理制度办事，做到有章可循、有法可依。充分发挥人事档案在人员流动、工资调整及职称评定等方面的凭证依据作用。

3.2加强管理人员队伍建设

按照人事档案管理部门相关规定要求，档案管理部门应将“三龄两历”落实到实际工作当中。要安排专业、专职人员从事人事档案管理工作。只有这样，才能提高人事档案管理的水平，促使人事档案管理工作得到长效性发展。人事档案事关档案人的利益，档案管理是一项政策性强的工作。管理员人员具备很强的服务意识和高度的责任心。人事档案管理工作也要求工作人员必须具备较强的业务能力和扎实的实践经验。随着时代发展，人事档案管理人员要掌握科学、先进的管理方式，与时俱进，注重理论学习与实践操作相结合。在学习中，将“请进来”与“走出去”学习方式相结合，组织档案管理人员到一些先进单位进行观摩学习，以提高其业务素质和人事档案的管理服务水平。

3.3引入信息化高效管理

传统的纸质档案是最原始的书面凭证，要妥善保存。在新时代人事信息除了传统的文字信息，还有图片信息和影像信息。在互联网高速发展的信息时代，人事档案的管理也应向信息化、现代化发展。采用信息化现代管理手段，建立人事档案管理系统。将每个人的档案材料录入计算机，并随时录入最新信息。档案当事人可以上网查询、核对自己的基本信息。系统管理员根据当事人修正信息或新增材料信息及时维护和更新档案内容，确保人事档案材料的真实性、完整性、有效性和即时性。同时，做好各个环节的登记统计工作，每份档案的出入库、每份材料的归档或利用都要进行详细登记和录入，以方便日后查询和利用。如有需要，可将档案转递情况在官网上发布，方便人事档案当事人随时关注自己的档案。

3.4提高人事档案利用价值

根据2009年修订的《干部人事档案材料收集归档规定》，人事档案材料收集范围在原有基础上扩大了，也明显加大了第四类材料（学历、培训和专业技术职称）的比重[3]充分考虑了人事制度改革和用人单位关注侧重点。在弱化政治表现、强调个人业绩的今天，人事档案可以适当减少政审材料，增加诚信材料，如考生考试纪律承诺、个人纳税、借贷等信用记录，增加突出个人特点、反映个人学识、业务能力和工作经验的材料，这样才能为用人单位提供有价值、可利用的信息，更好地为单位和社会服务。并在此基础上，充分利用多媒体射频纪录人事信息。将传统的纸质、照片等储存方式改变，以视频、录音等真实记录，辅以文字说明，便于人力资源部门全方位、多视角地理解查阅内容。

4结语

人事档案的内容应以为用人单位和社会提供有价值的信息为目标，不断充实，尤其是要增加反映个人德才、诚信、具有长期考查价值的材料。利用信息化管理代替传统的纸质文件能够规范、科学、高效地推动人事档案管理。充分发挥人事档案在人力资源开发、配置和管理的作用。

参考文献：

[1] 刘娟.我国人事档案管理改革中存在的问题[J].办公室业务，2014（2）：82.

[2] 王娜.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].办公室业务，2014（2）：90.

[3] 杨延荣.基于人力资源管理视角的人事档案管理探讨[J].中国商贸，2013（11）：180～181.endprint