谭怡军　李秋香

检察档案管理和利用工作是指检察机关档案管理职能部门集中管理本机关在工作和办案过程中形成的全部文件、卷宗及有价值的资料，并积极提供这些文件、卷宗、资料的一项综合基础工作和服务性工作。如何在管理好档案的基础上发挥档案的作用，服务检察工作的科学发展是值得我们深入实践与思考的重要课题。

一、当前检察档案管理和利用中存在的不足

一是存在重办案轻档案的倾向。个别干警对档案工作不够重视，认为案件办结或判决了，只要案件没有办错，办案任务就算完成了，至于归档工作属于“低层次”的事务性工作，等有空的时间再处理，造成有的案件结案以后案卷还在承办人手里，由于案卷未能及时整理归档，承办人可能对当时办案的案情和证据材料有所遗忘，从而难以对书证材料进行规范有序地整理，甚至容易造成多个案卷材料的混杂或者材料遗失。也有个别干警不重视归档规范，认为只要案卷材料装订起来就可以了，未能严格按照归档要求和材料顺序归档，不仅容易造成该装进案卷的材料因未能装入案卷而今后无法弥补，特别是一些赃款赃物扣押和发还的材料如不齐全，一旦当事人投诉而查阅案卷时没有相关材料印证，承办人必须按有关规定承担责任，也给往后的案卷查阅和利用造成不小的困难。

二是归档职责不够明确。近年来，案多人少的矛盾比较突出，不论是检察员、助理检察员还是书记员都在从事办案工作，难以形成较为合理的办案和事务性工作分工负责的工作模式，比如自侦部门的检察员、助检员和书记员在办案职责上没有太大区分，原来应由书记员承担的案卷装订归档任务实际是谁办案就谁负责归档，一方面由于承办人忙于办案而无睱顾及案卷的装订工作，另一方面由于归档工作具有较强的规范要求，没有相应的培训和实践经验，也容易造成归档不规范。有的办案部门将案卷材料交给不熟悉案情的实习生来装订，由于实习生既未受过归档训练又无实践经验，往往造成案卷缺材料、法律文书制作不规范、材料内容重复、排序混乱、页码重复、装订不规范等问题发生，返工量大，给办案部门和档案部门带来负担。

三是归档管理制度和机制不够严格和完善。一方面，高检院在多年前颁发的案卷归档目录已不能适应当前检察工作的需要，一些新的法律文书、材料难以在目录中找到相应的顺序来装订。另一方面，有的案件由于当事人上诉再审尚未判决，扣押赃款赃物暂时难以处理等种种原因拖很长时间才能结案，客观上造成部分案卷无法及时归档，而档案管理部门和办案部门之间没有完全建立有效的沟通、对账和催促归档的工作机制，也缺少及时归档的强制性时间限制和对未能及时归档的警示和惩罚机制，个别办案部门人员调整时对原承办案件的卷宗后续归档的职责也不够明确。

四是档案利用途径较为单一。当前，检察档案主要用于查阅，包括对申诉案件的复查、办案中调阅其他案卷材料、个别干警编写案例时参考、以及接受外单位的一些档案查询。从总体上看，档案利用的途径较为单一，往往是为完成上级交办的任务而查阅，缺少主动利用档案开展调查研究、总结办案规律和经验做法，档案利用的范围主要局限于案卷，档案利用的思路还较为狭窄、档案利用的范围和种类还较为单一。

五是复合型档案管理人员较为缺乏。检察档案工作质量的高低与从事档案工作人员的素质有关。人是最核心的资源，没有相应的人才，任何先进的技术和管理手段只能是流于形式，档案信息化也是空谈。一个优秀的档案工作人员，不仅要有档案资料的收集、整理和管理能力，更要有充分开发利用能力。新时期检察档案管理人员要兼有档案管理专业知识、相关检察业务知识和档案管理信息化知识的复合型人才，而且需要有甘于清贫和平凡、在检察实践中不断去探索和创新的毅力和志气。由于目前一般高校缺少检察或司法档案管理方面的专业培养机制，现有的检察档案管理人员往往都是一般的檢察人员，因此需要通过全方位、多层次的档案管理人才培训，实现检察档案管理人才由事务型、封闭型向知识型、复合型、创新型的转变。

二、深化检察档案管理和利用的对策思考

（一）建立完善的归档管理机制

档案管理是一个系统工程，从管理层面上，需要建立档案管理部门与办案业务部门畅通的归档管理沟通渠道，档案管理部门要随时掌握未归档案卷的实际情况，并将催档工作落实到人。从制度层面上，要建立严格的管理和考核制度，对归档工作比较认真的，以及长期不能按时归档的承办人要建立相应的考核评价和奖惩机制，发挥考核导向的作用；从规范层面上，要针对各业务部门实际，完善案卷目录归档顺序，并根据检察工作的发展及时调整规范标准、让承办人能一目了然地掌握案卷材料的归档目录顺序，从而便于对照标准规范装订和进行督促检查，减少不必要的返工；从培训层面上，检察机关案卷归档装订的业务技术规范要尽可能统一，要加强对每一个承办人的归档基本技能培训，包括对新进人员的培训，适时开展业务技能竞赛和岗位练兵，增强检察干警及时归档的时间意识、案卷材料的完整意识、卷宗装订的质量意识，养成规范的归档工作习惯。

（二）从便于档案利用角度加强档案收集和整理

检察档案的开发和利用的过程中是各种档案资料的综合利用，而不是一本或一类档案的开发和利用，融会贯通发掘不同种类档案间的内在联系，充分考虑到各门类之间的关联性，通过加大之间的联系充分运用多种类档案资料形成更有价值的档案开发和利用成果。因此，要从有利于档案利用的角度出发，做好案卷档案、文书档案、声像档案、实物档案、会计档案、设备档案的收集、整理工作。如近年来职务犯罪案件全程同步录音录像工作中形成的声像档案中光盘一项，与相关案件卷宗有着密切的联系，简单地分开分类存放不利于今后的调阅使用。要实现文书档案和声像档案双重形式佐证的效果，方便查阅和利用。同时，要积极推进档案信息化工作，实现档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化、逐步建立电子档案管理体系，充分发挥电脑技术的优势，开发出一套多功能、全方位的检索系统和检索工具，让使用者及时查到有用、有价值的档案资料，增强快速查阅能力，扩大查阅范围，形成检察机关档案网络，做到资源共享。

（三）拓宽检察档案的利用途径

一是服务于案件申诉复查。控申部门针对群众举报、控告、申诉反映的问题，查阅相关案件的诉讼档案，对案件的事实和证据进行核实，以便及时答复举报人或申诉人。二是服务于思想政治工作。检察档案中的实物档案收集了检察机关获得的各种荣誉、证书、奖状等。这些荣誉真实地反映了检察干警吃苦耐劳、爱岗敬业、勇于拼搏的感人事迹。让新进的检察干警参观，进行检察传统教育，能够引导他们树立爱检敬业的信念，积极投身检察事业，为检察工作发展无私奉献。三是服务于干部考察。检察诉讼档案的卷宗材料真实地再现了办案人员的执法质量和水平，通过查阅案卷卷宗，也是从一个侧面考察干部的有效途径。四是服务于检察宣传。通过对文字档案、声像档案和实物档案的调阅，可以为宣传先进典型、开展案例报道、制作反腐倡廉警示教育片和宣传版面等提供丰富的资料。五是服务于犯罪预防。预防犯罪不能仅停留在法律条文的说教上，还应用真实的案例进行教育，以提高预防宣传工作的感染力和说服力。每年检察机关都要批捕、起诉大量的案件，这些事例都通过检察档案保存下来，及时分析和总结犯罪手法特点和规律成因、编成具体生动的教材进行宣传教育，寓法于事，寓情于理，有助于人民群众通过具体事例增强法律意识，提高防范能力，也有助于相关单位建章立制、亡羊补牢，发挥检察职能的延伸作用。六是服务于检察调研。检察档案是检察工作零散的原始记录，整合利用档案资源，围绕检察工作中的重点、难点、热点开展检察调研，有助于更好地履行检察职能。七是服务于年鉴和大事记等编撰工作。通过调阅、整理档案资料，为做好每年的大事记和检察年鉴的汇编工作提供支持。八是服务于案件质量督查。通过对一段时期的案卷材料的调阅和质量督查，能够及时发现办案质量、法律文书制作等中的一类问题，从而及时予，保障检察业务工作规范有序开展。

总之，检察档案的管理和利用是检察机关发挥自身优势，充分挖掘档案资料，服务保障区域经济社会发展和推动自身发展的有效途径，也是检察机关管理水平的具体体现。管好档案、用好档案是需要我们不断去探索和创新的永恒课题。