蒋 莹

（广西民族大学管理学院，广西 南宁 530006）

随着中国—东盟自由贸易区的形成，东盟十国与中国之间的关系越加紧密，各国的经济贸易、文化交流不断加强，由此产生了不同语种的往来文件，这些往来文件需要进行整理归档，并进行保留以备日后查考之用。由于语种的不同，各国的归档方法与标准并不一致，这将阻碍这些档案在以后发挥其查考作用。故笔者以中国——东盟多语种档案为基点，来探讨东盟10+1各国之间经济、文化往来之间的档案归档标准化问题。

1 归档标准化的意义

中国——东盟多语种档案的归档标准的建立，意义在于规范、合理、科学的整合东盟合作之间的各类文件资源，特别是指导在语言不同的情况下如何整理多语种档案。

1.1 有利中国——东盟地区档案工作的开展

中国——东盟地区档案工作是一项对东盟合作历史负责、以及为东盟现在服务的，替东盟工作未来着想的工作。要使中国——东盟的档案工作能够有条不紊的开展，要使保管着的档案能够发挥其最大潜能，做好归档工作是前提，而归档标准化更是归档工作的关键。

1.2 有利于东盟地区的档案资源共享

中国——东盟地区的多语种档案是一种信息资源，而这项资源的有用性更多的体现在其共享性上，因为东盟是一个合作贸易组织，这些往来多语种档案将会在以后的合作、交流甚至解决经贸、地区纠纷时起到重要作用。建立归档标准化，不仅仅有利于现阶段的东盟地区档案资源共享，更有利今后对东盟地区多语种档案资源的进一步挖掘。

1.3 对于今后东盟地区的各项合作有着基础性的促进作用

中国——东盟地区多语种档案是服务于大众的，特别是服务于东盟区域合作。而东盟地区多语种档案的服务作用的发挥前提就是多语种档案的通用性，只有对多语种档案进行统一语言统一标准的整理，才能使得大众能够有效的利用多语种档案，才能为东盟地区的各项合作进行服务。

2 中国——东盟多语种档案的现状及存在问题

中国——东盟多语种档案，主要是指往来于中国与东盟国家之间的经济、政治、文化相关文件、档案，而这些文件、档案混杂着多种语言。

2.1 中国——东盟多语种档案现状

东盟十国包括：文莱、柬埔寨、越南、泰国、菲律宾、印度尼西亚、老挝、缅甸、新加坡、马来西亚。那么在些国家中，以英语作为通用语的国家是：柬埔寨、新加坡、菲律宾、马来西亚、文莱，其中柬埔寨较为特殊除了英语通用外，法语也是较为通用的官方语言。而其他国家，泰国以泰语为通用语，缅甸以缅甸语为通用语，老挝以老挝语为通用语，而这三个国家的语言较为相近，出自同一语系。越南以越南语为官方语言，印度尼西亚以印尼语为官方用语。那么根据这一情况，在东盟各国的交往中就会产生英语、越南语、泰语、缅甸语、老挝语、印尼语等多语种档案，而中国作为主办国必然也会产生中文档案。由于这些档案出自不同国家，语种不一，其归档方法与标准也是各异的。而现在虽然成立国际档案理事会东南亚地区分会，但是并有给出东南亚地区档案的工作体制，以至于各国之间的这些相互往来的档案在归档时十分的混乱。

2.2 中国——东盟多语种档案归档所存在的问题

中国——东盟多语种档案由于其文字、国家的差异性，管理的松散，在归档时存在着一定的问题。

2.2.1 没有专门机构对多语种档案进行整理

在东盟组织中并没有设立一个专门的文档管理机构对往来多语种档案进行整理，而中国作为东盟博览会的永久举办国，也并没有成立相关的特色档案馆，仅是中国—东盟博览会的一个机构在整理着一小部分的东盟博览会文档。东盟组织是第三大自由贸易区，期间产生的文档是难以统计的，缺少了对东盟档案管理的相关机构，东盟地区的档案工作将难以展开。

2.2.2 东盟多语种档案归档缺乏制度化

由于东盟多语种档案来自各个国家，语言的不同，各国家归档标准不一，因此，多语种档案的归档并没有形成一个统一的制式。归档环境十分混乱，各个国家的归档方法不一，而东盟地区也并没有统一的归档制度和标准，这就使得东盟多语种档案的归档工作难以开展。

2.2.3 缺乏专业的有语言基础的档案人才

对于东盟地区档案工作所需要的档案人才，不仅要熟知档案知识和掌握技能，还要具备东盟语言能力，这是在开展东盟多语种档案收集归档中的一大难道。在我国，虽然开展东盟语言教育工作正稳步进行中，如广西、广州和北京等地的学校都开设了东盟国家语言专业。以广西民族大学为例，广西民族大学是区内高校中开设档案学的唯一一所大学，并且开设有越南语、老挝语、泰国语、柬埔寨语、印尼语、缅甸语六种东盟国家语言。据笔者了解，广西民族大学档案学专业开设有专业英语这门课，但并未开设有关东盟语言专业外语。现在国内还没有进行档案人才的相关语言培训，所以在开展东盟多语种档案的收集整理归档工作时，是很缺乏相关档案人才的。

3 解决中国——东盟多语种档案归档标准化问题的措施

东盟多语种档案所处语言环境复杂，归档标准不统一，文件制式没有统一格式，没有专门机构进行收集整理，这些问题都是困扰中国——东盟地区档案工作进一步开展的障碍。

3.1 制定中国——东盟往来文件相对统一的地区标准

首先，应该从档案的源头东盟往来现行文件上着手解决归档问题，如果文件能够采用相对统一的格式来行文，并且在文件用语可以以英文为主要文件用语。文件的格式可参考我国的应用文写作格式来制定东盟往来文件格式，当然具体的行为格式应该根据东盟地区的特殊情况在实际中来确实东盟各国共用的往来行文格式。首先，在行文时必须要有题目、送往单位企业、责任单位、责任者、日期等项目，并且这些项目最好能用英文标注，以便行文方便，也能在归档时省去许多繁琐的翻译程序，更利于档案工作人员进行整理和归档。

3.2 由国际档案理事会东南亚地区分会牵头，签署东盟地区档案管理协议

国际档案理事东南亚地区分会应该作为带头者，应协调东盟各国共同开展中国—东盟地区的档案工作。东盟多语种档案的归档标准化问题，是需要各国相互协商共同制定的。档案理事东南亚地区分应该组织制定东盟地区档案工作的相关制度，其中在东盟地区多语种档案归档问题这一块，应该确定东盟往来文件的归档时间、归档制度等。

3.3 培养高素质的东南亚档案人才

东盟地区多语种档案的归档工作，需要通晓东南亚语言的档案人才。现今通晓东南亚地区语言的人才多是经济贸易、旅游等方面的人才，相对缺乏档案人才。在档案人才培训时，可以相对的培训东南亚语言技能，或者在通晓东南亚语言的人才中开设档案培训班，培养综合人才。档案部门在培训过程中应注重培养档案人才掌握多语种档案归档的标准和鉴定的标准。

3.4 共建档案汇集中心，构建多语种档案馆藏结构

中国作为东盟的主办国，各国往来的中心地区，应建立东盟档案汇集中心，这个汇集中心应由东盟各国共同出资建设，并由各国档案人才组成工作小组。东盟档案汇集中心，应建立数字档案馆，以方便各国档案的收集和利用。在收集东盟多语种档案时，不仅仅要坐等各单位各企业送来的档案，还应该主动到各单位各企业去收集档案。所以，东盟档案汇集中心要各国共同努力，建立东盟多语种档案数据库系统，才做到归档方便，利用省心。

东盟多语种档案的归档问题，需要多方努力，并遵循统一标准，才能为其后面的开发与利用提供基础。要解决东盟多语种归档标准问题，不仅需要建立标准还需要遵循标准以及相关专业人才，归档标准化问题的道路还需要各国的共同努力。

［1］陈勇，陈维维.论中国—东盟档案工作交流与合作[J].档案管理,2009(4).

［2］刘国能.发展中的老挝档案工作[J].中国档案，1998(8).

［3］黄广燕.谈中国—东盟档案信息中心的建设：基于广西的设想[J].广西档案，2011（1）.