刘作权

摘 要：随着我国高等教育改革的不断深入，高校办公室面临更多新的挑战，对高校办公室文秘工作提出更多新要求。新时期高校办公室文秘工作首先要坚持正确的政治方向，保持勤勉务实的工作态度，拥有广博精深的业务能力，具备良好的身心素质，还要不断端正工作态度，增强服务意识，严格办事程序，提高办事效率，才能不断提升高校办公室工作水平，更好地为高校教学、科研等方面服务。

关键词：高校办公室；文秘工作；思考

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）35-0319-02

高校办公室作为高等学校办理党政综合事务的运转中枢，在学校管理工作中具有十分重要的地位和作用。文秘工作是高校办公室一项十分重要的基本职能，其水平的高低直接影响着单位的办事效率和对外形象，甚至影响高校领导的形象和决策水平。随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高校内部工作日益呈现出复杂性和多样性，高校之间竞争日趋激烈，高校办公室文秘工作在促进高校发展过程中的作用越来越凸显。

一、高校办公室文秘工作的重要性

1.为高校领导和师生员工之间搭建桥梁和纽带

高校办公室文秘工作在高校管理中发挥着承上启下、参谋助手的作用，为学校领导服务、为基层工作服务是其基本职能，是学校领导工作的必要补充。在日常工作中，高校办公室文秘工作的重要内容就是通过上情下达和下情上达，及时准确地传达学校领导的决定，解释学校的有关精神，同时通过详细的调查研究将各学院、部门和广大师生真实情况传达给学校领导，为其科学决策提供可靠的依据。

2.在领导决策过程中发挥参谋助手作用

高等教育许多新情况、新问题的出现，高校领导的压力越来越大。高校文秘工作要积极主动利用自身所处学校信息处理中心的重要地位优势，对来自学校内外的信息进行收集、分析、比较、判断和整理，提炼确实有用的信息、合理化的建议和备选方案给校领导，为领导科学决策提供合理化的建议，甚至独当一面承担某项工作，坚持做到问题提出的针对性、分析的全面性、观点的正确性、措施的可行性和政策出台的适宜性，为校领导党务、政务决策提供参考，并及时督促、落实、评估和反馈，使办公室文秘工作真正成为校领导的“智囊团”和“信息库”[1]。只有这样才能增强工作的计划性、科学性和预见性，减少盲目性，更好地发挥参谋助手作用。

3.在日常工作中发挥先锋模范作用

高校文秘工作服务对象是高素质、高层次的学者群体。大学校园是一个理想化的所在地，氤氲其中的自由精神、批判精神和独立精神与高校围绕办学中心任务开展的行政规范管理、制度管理的理念难免产生一定冲突[2]。因此，高校文秘工作要在学校日常工作中积极发挥先锋模范作用，不仅体现在对待工作诚恳踏实、任劳任怨，吃苦在前，享受在后，勇于承担工作，模范遵守各项规章制度等，还体现在精神面貌等方面。秘书在平时工作中应注意待人接物的礼节和规范，时刻保持饱满的工作热情和负责的工作态度，依照规范科学办事，方方面面起到先锋模范作用[3]。

二、新形势下高校办公室文秘工作的基本要求

近年来，高等教育的大发展带来的高校规模不断扩大以及办学功能进一步拓展，高校办公室面临着工作牵涉面广、事务繁忙、工作节奏快等许多新情况、新问题，高校办公室文秘工作首先要满足以下基本要求。

1.坚持正确的政治方向是本质要求

高校是培养社会主义合格建设者和接班人的关键阵地，高校文秘工作作为办公室强化政务、管好事务、搞好服务的具体执行者，使命重大，必须具备很强的政治素质，要求既能深刻理解党的路线方针政策的基本精神，又能熟悉高校发展状况。始终坚持党的基本理论、基本路线和基本纲领不动摇；用邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观重要思想武装自己的头脑；在重大问题和大是大非面前保持清醒的头脑，立场坚定鲜明；有严明的政治纪律，言行一致，表里如一；严格遵守保密纪律，顾全大局，自觉维护安定团结的政治局面。

2.保持勤勉务实的工作态度是重要基础

围绕学校工作中心服务大局是高校文秘工作永恒的主题。高校文秘工作既要服务学校领导、部门，又要服务于广大师生，因此要树立服务意识，切实把勤勉务实的工作态度放在首位。文秘人员的在领导身边做文字工作的特殊地位和影响，其工作态度既是自身素质的表现，更是领导形象的“补充”和机关形象的“折射”，这就要求文秘人员必须具备良好的道德修养。要解放思想，摈弃不合时宜的观念和做法，始终坚持理论联系实际，一切从客观实际出发，提倡真抓实干，力戒虚假浮夸，诚实公正、谦虚谨慎、戒骄戒躁、胸怀宽广、清白做人、干净做事。

3.拥有广博精深的业务能力是关键因素

业务能力主要包括表达能力、组织能力、应变能力、判断能力、社交能力等。高校办公室工作事务繁杂，时效性综合性强，需应对的突发情况多，文秘人员需广博精深的业务能力才能从容应对。要具备扎实的语言和文字表达能力，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律，既要有好的表现方式，又要有精深明确的观点和充实的内容，确保公文处理文种选用适当、批转手续完备、语言文字通顺、逻辑关系严谨、体例格式统一规范。同时，要具备较强的处理问题能力和现代化办公能力。充分利用办公室协调各方面的优势，善于沟通、联系、发挥、协调，切实解决工作中遇到的各种困难和阻碍；善于运用电脑、互联网等技术传递信息、编辑文稿，实行自动化办公，提高办文、办事效率。

4.具备良好的身心素质是重要保障

高校办公室工作任务繁重，工作关系错综复杂，面对各种困难和挑战，只有具备良好的身体素质和心理素质才能从容应对繁杂的脑力、体力劳动和控制、调节个人的情绪，在工作中始终保持乐观向上、热情诚恳的心态，以一种从容不迫、不卑不亢的风度面对各种困难和挑战。工作中从实际出发，克制不利于工作和个人发展的个性心理，工作中积极主动，摆正心态、情绪稳定，善于调节和控制个人情绪，出现纰漏和误会时多做自我批评，不怨天尤人，不讨价还价，多想方设法克服困难，将工作完成，以实际工作业绩赢得大家的尊重。

三、新时期高校办公室文秘工作的业务要求

1.端正工作态度，增强服务意识

高校文秘工作不仅要为学校领导服务，还要为下属职能部门、院系和广大师生员工服务，服务对象具有层次性和范围的多样性。而大学作为多元文化交融的中心，具有人才荟萃、知识密集、思想活跃等特点，服务对象的高素质对高校文秘工作提出了更高的要求。同时，高校文秘工作内容包括辅助决策、综合承办、公文办理、信息处理、调查研究、纪要保密等工作。因此，办公室文秘人员应该始终保持积极进取的态度，对上级领导要亲和尊敬、不卑不亢，对群众要和蔼可亲、平等待人，主动成为师生员工的服务者，凡事想在前、做在前，不断提高个人综合素质，切实为广大教职员工提供服务，把师生员工满意与否作为检验和衡量工作的标准，想问题、办事情从师生员工反映最强烈、最迫切的问题上，全心全意为师生员工服务。

2.刻苦钻研业务，严格办事程序

文字信息对高校领导确定工作方针、政策具有极大的作用。高校文秘工作就是对信息接收、变换和传输的过程，它以收集资料、研究政策、反映情况、提供咨询、草拟文件等形式进行信息处理，用以协助高校领导者进行有目的的决策[4]。因此，高校文秘工作要刻苦钻研业务，强化信息意识，努力拓宽信息渠道，建立校内外的信息网络，提高对信息处理质量，为领导决策提供准确、及时的信息资源。同时，在实际工作中坚持严格安程序办事的原则，正确处理好同领导、部门和群众之间的关系，做到积极维护领导权威，有效辅助领导活动、竭诚弥补领导缺失；强化部门观念，体谅部门难处，讲究协调策略；强化个人服务观念，有效与群众沟通，积极排解疑难，善处人际关系，为高校文秘工作坚持按程序办事提供必要的基础，进而达到提高文秘工作质量和效率的目的。

3.增强综合素质，不断提高办事效率

综合素质是做好高校文秘工作的重要条件。高校文秘人员要不断增强分析能力，在日常繁杂的综合性事务中，善于分析，抓住问题的主要矛盾，分清事务的轻重缓急，从而选择最佳的工作方案；不断增强组织能力，善于运用各种组织形式去调配各方面的资源，采取积极有效的工作方法，按照预期目标完成任务；不断增强表达能力，具有良好的语言表达能力和文字表达能力，注意平时积累，加强文字表达能力的锻炼，做到多想、多练、多说、多写；不断增强自我完善提高的能力，主动完善提高自身的能力，弥补自身不足。高校办公室的工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切的联系。作为高校办公室文秘人员，一定要在增强综合素质上下功夫，不断提高自己的办事效率。

综上，搞好高校办公室文秘工作，对学校贯彻落实科学发展观，坚持依法办学，保持政令畅通，实现科学管理，进一步推进高等教育事业改革发展具有极其重要的意义[5]。因此，需要高校广大从事文秘工作者在实际工作中深入思考，共同努力，不断提高自身素质，增强服务意识，提高办事效率，逐步探索一条具有高校特色的文秘队伍的发展之路。

参考文献：

[1]陈育芳.浅析高校办公室秘书工作的角色定位及素质培养[J].太原城市职业技术学院学报，2012，（10）：7-8.

[2]马明.浅谈高校校长办公室秘书角色的定位[J].教育管理，2009，（1）：109-110.

[3]刘勇.高校办公室工作实用读本[M].北京：中国人民大学出版社，2008：23-26.

[4]吴纹.高校办公室秘书优化职业环境的分析与对策[J].岳阳职业技术学院学报，2008，（1）：33-35.

[5]何兴发.浅谈如何做好高校办公室文秘工作[J].贵州民族学院学报：哲学社会科学版2008，（2）：181-182.

（责任编辑：田 苗）