刘蓓蕾

（湖北工业职业技术学院 湖北十堰 442000）

大学学科档案管理体系建设研究

刘蓓蕾

（湖北工业职业技术学院 湖北十堰 442000）

在大学的学科管理和建设中，学科的档案管理占有十分重要的地位，对于推动学校的学科建设具有积极的意义。学科档案中包括高校的人才队伍建设、学术研究情况等资料，这些资料是学科建设的成果，为今后的学科管理提供了有力的依据。但是当前高校中，学校的领导和管理者对学科档案的重视程度不够，出现了许多问题。本文就大学学科档案管理中存在的问题进行分析，探究如何加强大学学科的档案管理工作。

大学学科档案；管理体系；建设

档案管理是高校日常管理工作中的一部分，档案管理在学科建设中却起着很大的作用。随着学科的发展，学科档案管理工作也逐渐受到重视。在大学中，经常会有许多学科的研究成果，对这些成果的保存是十分重要的，它可以为以后的工作提供便利和学科支持，而且学科档案也有助于更好规划未来学科的发展方向，使所有的技术、科研学者积极的投身到学科建设中。

一、大学学科档案管理建设中存在的问题

1.学科档案管理意识淡薄。在高校学科档案管理中，相关的领导和管理者缺乏对档案管理的认识，没有意识到学科档案管理对高校发展的积极作用，所以在档案管理上缺乏人力、财力的投入。而且学科档案管理人员的配备也不完善，没有专业的管理人员，在学科研究后，没有很好地对所用的资料进行归纳整理，导致学科档案不完整，反映的信息不可靠。学科档案管理意识淡薄对学科建设有着很大的影响。[1]

2.缺乏学科档案管理的有效机制。学科档案要得到妥善的管理就要有一定的制度做保障，但是在实际的学科档案管理中，高校缺乏有效的管理制度，管理工作无据可循，必然会出现严重的问题。有些高校即使有管理制度，但是在实际的实施过程中，不够彻底，只是流于形式，无法从根本上解决管理中出现的问题，规范学科档案管理。

3.学科档案的管理手段滞后。目前的学科档案管理中，还有很大一部分学校人工进行操作，对档案进行整理、分类、归纳等，由于工作的任务量比较大，人工操作很容易出现错误。高校的学科档案管理没有适应现代社会的发展需要，仍然采用原始的管理手段，效果必然会受到影响。

二、加强大学学科档案管理建设的有效对策

1.逐步完善学科档案管理制度。为加强高校学科档案管理，就要建立完善的管理制度，为档案的管理工作提供有力的依据，首先学校要建立各级档案管理机构，分级对学档案进行管理，其次要建立完善的学科档案管理制度，把学科档案的管理工作纳入到日常工作中来，使其更加规范、科学，能够合理地反映学校的学科建设情况。学校的档案管理部门的专家和学者，要定期到各级档案管理部门进行指导和监督，组织管理人员把学科档案进行系统整理，加强管理。

2.实现信息化的学科档案管理。在以往的学科档案管理中，经常是人工操作，在管理中很容易出现不必要的失误和错误，为加强管理工作的质量和效率，高校要积极利用现代化的技术手段，利用计算机进行档案管理，以提高管理工作的整体效果。在学科档案管理工作中，可以利用计算机收集和整理相关的学科档案信息，建立学科档案的信息库，整合所有学科信息资料，建立完善的信息管理体系，并且建立校内各院校之间的信息沟通和联系，能够及时找到自己所需的学科信息。[2]由于高校的人数逐年增多，学科档案的数量也逐渐增多，面对庞大的信息量，如果靠人工进行整理和查找，不仅费时费力，结果也不一定理想，为此，我们可以利用计算机的优势，对学科档案进行保管，在需要时，能够及时准确的找到相关资料，提高工作的效率。

3.加强对学科档案的评估和检查力度。在高校管理中，为了提高学科档案的管理，就要切实加强对学科档案的评估和检查，提高广大教育工作人员的档案意识，促进档案管理工作的有效进行，在档案管理工作中，加强评估和检查，可以及时发现档案中存在的错误，并加以改进，使档案管理工作更加规范、科学。在学校的整个考核中，要把学科档案管理工作的审查作为其中的一项，切实提高各级管理人员的学科档案的管理意识，促进学科建设的稳步发展。[3]

4.提高学科档案管理人员的素质能力。加强学科档案的管理工作，也要切实提高学科档案管理人员的素质和能力，使档案管理人员学习先进的知识，明确网络化管理和操作的流程和步骤，在实际的工作中能够更加高效，能够完美的处理各种问题，强化学科档案的管理工作。随着科学技术的不断发展，新技术的不断应用，就要求档案管理人员具有一定的创新精神和能力，能够适应社会的发展，促使档案管理工作更加顺利的开展。

三、结束语

学科档案的管理工作在整个高校管理中占有十分重要的地位和作用，为提高工作效率，加强管理，我们要及时发现管理过程中存在的问题，用有效的对策加以解决，推动高校学科建设的稳步发展。

[1]黄红富,王兵.大学学科档案管理体系建设初探[J].中国科教创新导刊,2010(17).

[2]周彩莲.对学科建设中加强档案管理的思考[J].兰台世界,2011(6).

[3]毕娟.加强学科档案管理全面为学科建设服务[J].前沿,2012(10).

Research on construction of archives management system of university discipline

Liu Bei-lei
(Hubei industrial Career Technical College, Shiyan Hubei,442000, China)

In the discipline management and construction of university, archives management discipline play a very important role, which is of positive significance to promote the school discipline. Discipline files include construction of talents in university, academic research data, these data are academic achievements, provides a strong basis for the discipline management in the future. But in current college leadership and management of the school, they attach not enough importance to the discipline file, there are many problems. This article analyzes the problems in the archives management of university discipline, to explore how to enhance the discipline of university archives management work.

university discipline archives; management system; construction

G271

A

1000-9795（2014）02-0198-01

［责任编辑：刘丽杰］

2013-12-25

刘蓓蕾（1964-），女，湖南娄底人，馆员，从事档案管理研究。