文/天津师范大学计算机与信息工程学院 王枫

高校院级综合办公室是高校里重要的基层部门，这里是学校内各部门联系学院的一个基本通道，学校的各项任务基本都会通过学院综合办公室来协调安排。同时也是校内与校外相连接的一个必要接口，是社会各界了解接触学院乃至学校的渠道。也正因为如此，这里的日常工作异常复杂繁忙，办公室的行政管理人员很容易进入疲劳期，影响工作，进而影响学院整体工作的有效运转。所以，提高院级综合办公室的工作效率成为我们必须重视且值得探讨的议题。

一、经过实践与调研，笔者认为，影响综合办公室工作效率的因素主要有以下几方面

首先，综合办公室的重要性仍没有得到应有的重视，因此为综合办公室配备的人员或数量不足、或素质不够，因此面对办公室里错综复杂的各项工作确实没有能力较好地完成。

其次，综合办公室里各项工作比较繁琐，常有紧急情况出现，因此办公室里的工作极易顾此失彼，缺乏条理性和规范性，也很容易造成各项工作被漏掉或完成时间不充分，匆匆敷衍了事。

再次，办公室里的工作常年累月都非常繁重，尤其在人手配备不齐不得力的情况下，工作压力会很大，日积月累会造成行政人员身心疲惫，如果缺乏有效的干涉手段和纠正办法，行政人员会逐渐进入工作倦怠期，工作效率低下就必然会发生。

最后，综合办公室是一个容易付出劳动但不容易取得成绩的地方，事无巨细都要参与管理协作，可是好多工作做好了被视为正常，做得不好当然成了人人可辨的错误，因此对行政人员工作成绩的考量如果不能引入更加科学和公正的方法将会极大的打击他们的工作热情。

二、要想真正提高综合办公室的效率，还需要从学院工作的宏观角度来观察和把握，进而解决问题

（一）明确综合办公室的重要地位

在各个高校都在着力打造现代大学建设的同时，院级综合办公室的地位理应得到提升，对外是精神风貌、服务质量的展示窗口，对内是实实在在为学院全体服务的综合部门，各级领导都应予以充分重视，加强人员、环境等软实力的配备。同时，在办公室内工作的行政人员也要进一步明确自己的重要地位及职责所在。在全院的观念都得到正确提升的前提下，各项工作才会在正确的轨道上顺利进行。行政人员也会在对工作性质的重新认识下，对自己的本职工作焕发出新的热情，而恰恰是这样的热情最能成为努力工作、积极上进的动力。这样自然也能带动出行政人员的主观能动性，这是赢得工作效率的必备因素。

（二）健全和完善综合办公室的各项规章制度，建立完整清晰的办事程序

办公室里的主要工作包括党务、人事、学院环境、安全等等，很多事情办理起来比较繁杂，为了便于师生了解办事程序，要将相关办事章程整理清晰并公布出来，有助于提高办事效率。同时针对办公室内的行政管理人员的一些管理制度也要逐步完善、明确，并且将奖励和晋级机会等关乎管理人员职业发展的各项内容与工作效率业绩挂钩，做到公正公平，这样能形成更好的激励机制，以促进工作效率的提高。

（三）注重行政管理人员专业素质的培养和综合素质的提高

现代社会分工日益明确，行政管理早已发展成一门科学。这就要求行政管理人员必须具备专业的知识和技能，才能胜任复杂繁重的管理工作。所以在聘用时应注重应聘人员的专业背景和业务水平，同时在工作一段时间后还要定期组织专业技能培训，与时俱进，提高管理水平。对综合办公室的主任人选更要优中选优，选拔出专业素养优秀、综合素质优秀的管理人员。这个位置特别需要能力和素质全面的人来担当，因为需要处理的问题错综复杂，需要跟各方面进行协调，在工作中还要展示出良好的综合素养，为学院整体形象和水平做出积极正面的展示。

（四）营造良好和谐的工作氛围

有科学研究显示，压抑的心情、失落的心态会令人倍增疲惫之感，不利于身心健康，当然也不利于提高办公室工作效率。诚然，办公室也是一个小环境，会因为各种因素产生一些复杂的关系。但是作为办公室主任及成员，都有责任为自己所处的环境努力营造良好的氛围。办公室成员要经常交流、真诚地互相关心，甚至发展一些共同爱好，逐渐拉近彼此距离。同时还要注意办公室环境的装饰、美化和卫生，好的环境同样有助于愉悦心情。创造出和谐的工作氛围是惠及全体的一件大事，在保证行政管理人员身心健康的同时还能有效地促进工作效率的提高，这也是不能忽略的一个关键因素。

综上所述，提高综合办公室工作效率是一项需要多方面努力才能完成的任务，实现起来并不轻松，但确实有章可循，在明确办公室的重要作用的前提下，不断提升管理人员综合素质，规范管理、营造和谐气氛，将会有效提高院级综合办公室的工作效率。