浅谈中职校档案电子化管理

2013-12-04福建生态工程职业技术学校周玉婉

办公室业务 2013年11期

文/福建生态工程职业技术学校周玉婉

随着信息技术的高速发展，档案文件工作进入了数字化发展阶段。在中等职业技术学校的档案管理工作中，做好从纸质档案到电子化档案的转变工作，怎样跟随职业教育发展的脚步，发展符合网络信息时代的电子档案管理，成为目前学校档案工作者们热聊的话题。

一、中职校档案管理中存在的普遍现象

（一）对档案管理不够重视，管理不规范

目前很多中职学校的档案管理制度不健全，比如教学计划管理、课时管理、教材管理、学生学籍管理等等有关教务方面的工作，由于资料繁多，忽视了很多在电脑上起草建立的文档，保护措施又采取得不当，导致对这些文件进行增加、删减、改动等随意操作，最终纸质文件打印出来与其本身大相径庭，如此归档保存失去了原有的意义。

不明确的归档程序，不安全的存储载体。目前很多中职学校对电子文件归档程序没有明确的要求，没有集中脱机保管，存储得过于散乱；还有很多学校的电子文件只是在计算机硬盘存储器上简单地保存，一旦操作系统出现问题，电子文件就极有可能遭到毁灭性的损坏，导致文件内容只能部分恢复或恢复后内容出现乱码，更有甚者致使文档整个丢失。

不辨别真伪、未进行鉴定的归档。归档电子文件的真与假以及其应用价值，应该做到认真地辨别和鉴定，如果认为将电脑上的所有文件简单储存到光盘或其他介质上就是电子归档的话，那么就与电子归档存精去杂、存真去伪的目的背道而驰，另外更给存档工作造成诸多不便的是使大量珍贵的文档埋没在众多没有太大价值的档案材料之中，致使档案工作低效而无意义。

（二）档案设备落后，专业人才匮乏

中职学校电子化归档工作，应该由一批具备相关档案专业知识又有一定计算机操作技能的人员来担当，还应配备先进的电子化设备和相应的管理软件，这样才能使专业人才的作用得到充分的发挥。例如:比较重要的档案运用扫描仪将其扫描进电脑以电子档案形式存储起来，以免其纸质档案受到破坏后就没有此档案的信息。

二、建立信息化档案的意义

（一）档案管理省时省力

档案管理实行电子化后，档案管理将实现档案的实时化、自动化、网络化。只需要一次录入档案相关数据，即可以在档案管理的内部进行数据利用和共享，工作效率大大提高了，为管理人员省去了书写的时间以及书写不优美的尴尬。档案库里的信息统计以及形成相应的报表都是由计算机来处理，提高了管理人员的效率同时减轻了劳动强度。

（二）检索查询变得方便、快速

档案管理信息化后，只需要通过计算机就可实现档案的检索与查询即时化，时间上做到方便迅速，空间上更为简洁便利。另外，档案管理人员可选择模糊查询、组合查询或分类查询以达到最佳的查询方式，从档案库中轻松查找出需要的档案信息。

（三）档案的查、借阅工作可控性加强

档案管理实现电子化后，档案的查、借阅工作变得操作简便，采用计算机管理可自动产生催还记录，有效地对过期不还的借阅者进行催还。

三、关于中职校档案管理电子化的几点建议

（一）信息化意识急需增强，加强技术培训的力度

档案管理现代化的灵魂是管理理念现代化。现代化的管理思想以首要内容被列入现代化档案管理中。档案管理信息化要求档案管理人员对其档案管理工作的新情况、新原则与新理论进行深层次的思考，确立档案管理与服务的基本框架和基本方法以适应当代信息和网络环境，实现社会化的档案信息服务。因此加快对档案工作人员进行现代化管理意识的培养尤为重要，使档案管理人员牢固树立起以科技进步和科学管理为依托的思想观念，建立起符合时代特征的档案管理意识。

在档案管理信息化条件下，对档案管理人员的首要要求是在了解电子文件特征的前提下熟悉电子档案全过程的规范管理，并且掌握系统安全防护以及相关的计算机网络知识，以确保拥有完整、安全的档案信息。另外，也可适当吸纳和引进专业人才充实档案管理队伍，以达到电子档案管理工作的基本要求。