文/陕西汉中陕西理工学院档案馆 王杨帆

一、《数字档案馆建设指南》的发布

2010年6月，国家档案局发布了《数字档案馆建设指南》（以下称《指南》），明确了数字档案馆建设是实现“十二五”期间档案事业发展的重要着力点和支撑点，数字档案馆建设顺应了时代潮流和档案事业发展面临的新形势、新特点、新要求。信息化带动战略是国家战略，数字档案的建设必将带动档案事业各项工作全面健康的发展。

《指南》进一步明确了数字档案馆的重点任务，数字档案馆建设是一个复杂的系统工程，是长期的建设任务，不可一蹴而就。当前主要面临三项任务，一为电子文件归档与管理，关系到档案事业可持续推进发展，是拓展档案事业生存空间的问题，是我们的职责担当，应该为重中之重；二为档案基础数据库建设，关系到档案事业科学发展，能显著提高档案工作的水平；三为数字档案馆服务平台建设，此为曝光度最高，社会效益最大的项目，能彰显档案信息化建设的成效。

二、高校电子文件中心建设

在高校大力推进数字校园建设的背景下，在电子校务及各种业务信息系统中形成的电子文件记录了学校在教务管理、科研管理、学生管理、财务管理等工作中形成的大量有保存价值的文字、图表、声像等信息。而电子文件易于提供利用的特点更是迫切的需要将这些有价值的电子文件保存起来并以方便的形式提供利用。

目前高校各个部门都保存着大量的有价值的电子文件，或存放在相对独立的信息系统中，没有统一的机构对这些电子文件的真实、完整、有效负责并考虑如何构建电子文件收集、管理、利用体系。因此高校电子文件中心的建设就显得非常的迫切。

三、《指南》对高校电子文件中心建设的启示

高校的电子文件中心是一个介于文件形成单位和档案馆之间的一个过渡性文件档案管理机构。电子文件中心并不是数字档案馆，电子文件中心存储的电子文件也不是馆藏的数字档案。电子文件中心储存的电子文件的范围也往往大于归档材料的范围。各立档单位最后还要将各类电子文件整理好后提交给档案馆进行归档。但是电子文件中心作为一个保存，管理，提供利用服务的系统，其在功能上与数字档案馆有很多的相似之处，因此《指南》的发布对高校电子文件中心的建设也是有非常重要的启示作用。

（一）《指南》对高校电子文件中心总体建设目标规划的启示

作为一个电子文件中心，其基本功能就是对电子文件的“收集、管理、存储、利用”并实现各个业务环节的自动化和网络化。《指南》中对建设原则的要求，建设内容的分解，建设步骤的划分都给高校电子文件中心的建设提供了良好的借鉴。

（二）《指南》对高校电子文件中心系统管理功能设计的启示

《指南》将数字档案馆的四项基本业务功能“收集、管理、保存、利用”具体化为系统中的用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。这些数字档案馆的主要功能也同样适用于电子文件中心。电子文件中心之所以称为中心，首先应该大量收集学校各个单位产生的有保存和利用价值的电子文件，并提供各种文件的接收方式，方便各单位将电子文件移交给电子文件中心。为保证电子文件的可用性和易用性，在接收电子文件的同时还应该对电子文件进行著录、整理、分类、鉴定等操作。

（三）《指南》对高校电子文件中心服务平台建设的启示

电子文件中心作为一个中心，具有其天然的公共性、平台性，其内容来源于广大师生，并服务于广大师生，因此其提供服务必然是依赖于校园网。其在软硬件及网络配置的选择上也首先应当考虑校园网的实际情况，软件选择上应尽可能的兼容校园网已有的其他各类信息系统，而在硬件选择上则应该考虑电子文件中心未来的吞吐量，配置性能较高的服务器和容量较大的存储单位。在网络配置上考虑到未来可能有大容量的电子文件远程上传到电子文件中心，因此应该尽量使用光纤网络及大型交换机来组网，保证未来在线接收电子文件的速度。

（四）《指南》对高校电子文件中心信息资源建设的启示

高校电子文件中心的信息资源建设首先要摸清学校各教学单位和职能部门形成了哪些电子文件，明确学校已有的电子文件资源状况，建立电子文件的目录体系，最终目标是汇集、整合校内所有需要保管的数字资源，向学校师生提供数字资源检索与利用服务。

在电子文件中心的软硬件设施建设完成后，首先要做的事情就是抢救性收集已有的电子文件，对那些面临“消亡”的电子文件进行抢救性的收集、整理、保管是高校电子文件中心进行信息资源建设的首要任务。目前，在各高校的电子文件收集中，除电子公文外，其他各类电子文件的收集工作严重不足，尤其是大量存在于各院系的教学与科研相关的电子文件基本都没有进行集中的管理，因此在电子文件中心的信息资源建设工作中，应该将针对教学单位的信息收集工作列为重点。虽然电子文件中心保存的电子文件类型可能比较杂乱，但为了方便保管和提供利用，对保存在电子文件中心的电子文件进行整理的时候，也应当参照《DA/T46-20文书类电子文件元数据方案》进行整理，便于信息用户对电子文件进行检索。

基于电子文件中心保存的电子文件易于提供利用的特点，为进一步提高电子文件中心的服务水平，也应当将部分馆藏档案数字化之后存储在电子文件中心，为广大师生提供方便的服务。

（五）《指南》对高校电子文件中心保障体系建设的启示

《指南》中提到“安全保障体系建设是数字档案馆建设的基础工作，数字档案馆的安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。”。作为一个电子文件中心，其安全保障体系的建设也同样包括这三个方面，应当建立定期备份制度，保证一旦出现系统受到灾害性毁灭，数据仍然能恢复。在系统软硬件的安全防护方面要尽量杜绝数据窃听、电磁泄漏、载体损坏、电力中断、非法访问、病毒攻击、系统超负荷、假冒身份、权限扩散、数据篡改，操作失误等，同时要制定各类应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。

最后，当然要想建设好一个高校的电子文件中心。首先应当围绕学校的中心工作和广大师生的需要。只有为领导、各部门和师生服务，才能收到好的效果。其次应积极融入数字化校园建设，并与之同步建设、同步发展。要依靠学校的数字化和信息化建设框架，合理布局建设速度。最后应当抓好项目的规划、立项、论证、实施等环节，向计算机专家、向档案管理学者请教，帮助把关，保证电子文件中心建设投入产出的科学性，既快速高效推进，又科学规范有序。

[1]肖秋惠.我国数字档案馆与电子文件中心建设述评[J].档案学通讯，2008（6）：11-15

[2]赵红.论“档案化”思想指导下的高校电子文件中心建设[J].漯河职业技术学院学报，2012（6）：183-185